Când ai început afacerea, la fel ca mulți antreprenori, cel mai probabil ai susținut ideea nu numai cu entuziasm, dar și cu bani din buzunar.
Cele mai frecvente cheltuieli la început de drum sunt cele cu cercetarea domeniului, pregătirea planului de afaceri, chirii, echipamente, publicitate și marketing, lucruri necesare care dovedesc angajamentul tău față de afacere. Deși businessul a devenit oficial, unor antreprenori li se pare natural și simplu să cheltuiască tot din buzunarul propriu, iar altora li se pare firesc să-și acopere toate cheltuielile din banii firmei.
Separarea cheltuielilor este însă crucială pentru supraviețuirea și buna desfășurare a business-ului.
Iată câțiva pași care ne ajută să nu amestecăm buzunarele firmei cu cele proprii:
- Dacă nu ai făcut-o încă, creează-ți o entitate juridică separată pentru afacerea ta. Acest lucru îți protejează bunurile personale de datoriile business-ului, de pierderi și procese. Un expert juridic te poate consilia în alegerea formei juridice potrivite pentru domeniul în care activezi.
- Deschide un cont bancar pentru business, te va ajuta să te organizezi mai bine și să ții sub control plățile, încasările și lichiditățile. Găsești aici câteva lucruri de care ar fi bine să ții cont când alegi o bancă.
- Păstrează și separă facturile. Ți se întâmplă să ieși la prânz cu un potențial partener sau cu client important, conștientizează că este o întâlnire de afaceri și folosește cardul de business pentru plata facturii. Deși poate fi ușor stresant să-i ceri chelnerului să factureze costurile pe numele firmei și apoi să păstrezi factura pentru decontare, o să merite.
- Găsește un contabil bun, el va fi o sursă valoroasă și trebuie să fie o persoană de încredere cu care să te consulți pe probleme financiare. Ca antreprenor aflat la început de drum pot apărea multe lucruri de făcut, astfel că devine foarte ușor să nu mai dai atenție înregistrărilor contabile. O persoana cu experiență te poate ajuta să ții firma în afara problemelor și să te sfătuiască cum să-ți desfășori activitatea mai eficient, nu doar să se ocupe de raportările contabile.
- Ține evidența atunci când folosești lucrurile personale în scop de afaceri. Majoritatea proprietarilor de afaceri mici își folosesc mașina personală pentru a ajunge la tot felul de întâlniri, dar și pentru a rezolva multe alte treburi. Nu uita să te sfătuiești cu contabilul și să stabiliți împreună ce cheltuieli sunt deductibile, astfel vei putea împărți costul pentru întreținerea mașinii. Același lucru este valabil și pentru telefonul mobil sau alte bunuri.
- Investește în echipamente. Dacă în activitatea ta ai nevoie de un laptop mai performant, o imprimantă sau alte echipamente IT, poți să faci aceste investiții din bugetul firmei. În funcție de sumele pe care vrei sa le aloci, sfătuiește-te cu contabilul și vezi ce obiecte poti cumpăra second-hand și refurbished. Pentru o afacere la început este esențial să-ți eficientizezi procesele.
- Plătește-ți un salariu. Dacă business-ul tău a început să genereze profit frumușel, capitalul pe care l-ai investit va fi remunerat prin dividende. Poate este momentul să-ți plătești și propriul salariu. Tu decizi cu cât vrei să te plătești pentru munca ta. Astfel, vei putea separa foarte bine cheltuielile personale și să respecți un buget lunar, fără să mai fii tentat să cheltuiești în plus, din banii firmei de această dată.
- După ce noul business a început să genereze profit și va avea istoric, vei putea apela la o finanțare bancară dedicată afacerii tale. În funcție de scopul pentru care este solicitată facilitatea de finanțare, banca va decide dacă aceasta va fi acordată pe termen scurt, mediu sau lung. Trebuie să gândești însă foarte bine pașii pe care vrei să-i parcurgi pentru dezvoltarea firmei și să estimezi necesarul de resursele de care ai nevoie pentru etapele de creștere.
- Separarea activelor personale de cele de business este esențială. De exemplu, dacă accesezi un credit cu ipotecă pe o parte din activele firmei, apoi într-un caz nefericit lucrurile nu mai merg atât de bine, vor fi confiscate doar activele firmei. În cazul în care activele sunt la comun, banca poate confisca și din bunurile personale.
Dacă îți este greu să gestionezi bugetul și să delimitezi foarte clar buzunarul propriu de contul firmei, încearcă să ții evidența finanțelor cu ajutorul unei aplicații.
Câteva exemple de aplicații dezvoltate de români pentru un management mai eficient al banilor ar fi CashControl și CashBase, care sunt disponibile gratuit atât pe desktop, cât şi pe Android sau iPhone. Printre aplicațiile internaționale accesibile gratuit, populare și apreciate de utilizatori, se numără Money Lover, Monefy - Money Manager, Spendee, HandWallet Expense Manager sau Mobills: Budget Planner. Bineînțeles, lista aplicațiilor disponibile pentru gestionarea bugetului este foarte extinsă, așadar cel mai indicat este să aloci o perioadă în care să testezi mai multe aplicații, astfel încât să vezi care răspunde cel mai bine nevoilor tale și să faci alegerea corectă.
În concluzie, fii pregătit să argumentezi și documentezi caracterul economic al unei cheltuieli și nu uita că, pentru a fi deductibilă, aceasta trebuie să ajute la desfășurarea activității firmei. Nu neglija educația ta financiară și de gestionare a cash flow-ului și finanțelor firmei - investește permanent în tine, astfel încât aspectele financiare să nu-ți dea bătăi de cap, iar startup-ul să prospere.
