Checklist – ce acte ar trebui să aibă o firmă nou înființată

Ai primit actele companiei, te-ai apucat de treabă și vrei să te concentrezi pe creștere. Înainte de orice, e bine să te asiguri că din punct de vedere administrativ ești pregătit și ai toate actele aduse la zi. Acest lucru te va ajuta inclusiv în cazul unui posibil control din partea autorităților fiscale. Mai jos găsești lista completă pentru o companie nou înființată.

Ți-ai înregistrat firma la Registrul Comerțului și poți în sfârșit să te apuci de treabă? Perfect! Totuși, e bine să știi că aventura administrativă nu se termină aici – trebuie să te asiguri că ai pregătite și în ordine anumite acte, așa încât să fii pregătit pentru controale sau verificări.  

1. Registrul Unic de Control (RUC)

În termen de 30 zile de la înființare, societatea trebuie să își achiziționeze un Registru Unic de Control (RUC). În acesta vor fi notate toate controalele desfășurate de către autorități (fiscale, sanitare, protecția muncii/a consumatorului etc). Reprezentanții acestora sunt obligați să noteze în registru, înainte de a începe controlul, o serie de informații: numele și prenumele persoanelor care au venit în control, unitatea de care aparțin, numărul legitimației de control, numărul și data ordinului de deplasare, obiectivele, perioada și temeiul legal în baza căruia se realizează controlul.

Aceștia trebuie să consulte mai întâi actele de control încheiate anterior în registru. Dacă este cazul, la finalul controlului, reprezentanții autorităților trebuie să constate contravențiile și să aplice sancțiunile aferente. 

Câte un exemplar din RUC trebuie să fie prezent atât la sediu, cât și în fiecare punct de lucru pe care îl deține societatea. În cazul achiziționării acestuia în afara termenului legat de 30 de zile, amenda este de 500 de lei.

2. Note de Intrare Recepție (NIR)

Dacă societatea ta face comerț cu bunuri, pentru bunurile achiziționate spre revânzare se vor întocmi NIR-uri și se vor atașa la facturile primite de la furnizori. Notele de Intrare și Recepție sunt documente justificative utilizate pentru recepția bunurilor achiziționate (mărfuri) și care atestă încărcarea în gestiunea firmei. Practic, în momentul când mărfurile sosesc de la furnizor, trebuie create NIR-uri în baza facturilor sau a avizului de însoțire a mărfii, pentru fiecare categorie de produse achiziționate.  

NIR-urile se pot completa de către comisia de recepție sau de gestionarul firmei și cuprind în general următoarele informații:

  • denumirea entității,
  • denumirea, numărul și data (ziua, luna și anul) întocmirii formularului,
  • numărul facturii sau al avizului de însoțire a mărfii,
  • numărul curent, denumirea bunurilor recepționate, U/M,
  • cantitatea conform documentelor însoțitoare,
  • cantitatea recepționată,
  • prețul unitar de achiziție și valoarea,
  • numele, prenumele și semnătura membrilor comisiei de recepție, în condițiile în care se face recepția mărfii primite direct de la furnizor sau data primirii în gestiune și semnătura gestionarului în situația în care apar diferențe
  • prețul de vânzare și valoarea la preț de vânzare, pentru unitățile cu amănuntul

3. Actele angajaților

Dacă ai angajați, este nevoie ca toate actele să fie completate și la zi: contractele de muncă se întocmesc după ce se face controlul de medicină a muncii, apoi se întocmesc dosare individuale pentru fiecare angajat. Dosarul de personal este cerut de către ITM la orice inspecție. Contractul Individual de Muncă (CIM) se declară la ITM cu cel puțin o zi înainte de începerea muncii.

Este nevoie și de regulamentul de ordine interioară / regulamentul intern - un act juridic al angajatorului, elaborat cu consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților, prin care se stabilesc o serie de reguli, în principal disciplinare, aplicabile la locul de muncă.

4. Informațiile oficiale publice pe site-ul companiei

Dacă ai un site, trebuie să menționezi denumirea companiei, forma juridică, adresa sediului social, numărul din Registrul Comerțului, Codul Unic de Înregistrare (CUI), dar și capitalul social.

Extra

Urmărește data la care îți expiră sediul social

Nu uita că, în cazul în care îți expiră sediul social, firma ta poate fi declarată inactivă, iar codul de TVA poate să fie anulat (dacă firma are unul). Astfel, te poți confrunta cu blocaje în activitatea financiară și contractuală a companiei. În plus, colaborarea cu partenerii tăi de business poate să fie serios afectată de astfel de obstacole.

• Acordă atenție pragului de TVA

Dacă estimezi că în anul înființării companiei cifra de afaceri va fi de peste 300.000 de lei, e important să te decizi dacă te înregistrezi ca plătitor de TVA de la bun început sau dacă vei aștepta să depășești plafonul de scutire.

Care sunt actele pe care trebuie să le ai la îndemână și la zi în cazul unui control ANAF

Pe lângă situația contabilă la zi, trebuie să ai în vedere următoarele documente:

  1. Actele firmei – ai nevoie de copia CUI și de certificatul constatator de la Registrul Comerțului, care autorizează, practic, activitatea principală a firmei.
  2. Registrul Unic de Control (RUC)
  3. Dosarul de personal / Documentele care țin de evidența angajaților: contractele de muncă, fișele de pontaj, state de plată
  4. Registrul de casă (cheltuieli și încasări) la zi
  5. Dovada existenței bunurilor (doar în cazul inițierii controlului) 

Controlul poate fi inițiat de către organele ANAF, Poliția economică etc. Pentru a demonstra dovada existenței bunurilor, trebuie prezentat Registrul Stocurilor, document care servește la evaluarea stocurilor de bunuri și de verificare a concordanței înregistrărilor efectuate în fișele de magazie și în contabilitate. 

6. Orice alte documente care se vor solicita de către inspectori și care se vor putea pregăti în termenul menționat de inspectori 

Inspectorii pot solicita însă o arie largă de alte documente, în funcție de specificul controlului, analiza de risc a contribuabilului sau tipul activității desfășurate. Despre acestea poți afla mai multe inclusiv pe site-ul ANAF.  

Newsletter

Newsletter-ul Startarium

Bilunar, în newsletterul Startarium găsești oportunități curatoriate și materiale utile antreprenorilor.

Abonează-mă