S-au dus vremurile conturilor memorate și statelor de plată pe hârtie – activitățile contabile nu mai pot fi realizate astăzi fără folosirea mijloacelor informaționale moderne. Dar care e cel mai bun soft de contabilitate pentru afacerea ta? Care sunt principalele caracteristici de care trebuie să ții cont în alegerea lui? Cum știi că am făcut cea mai bună opțiune? Materialul de mai jos te ajută să alegi fără mari bătăi de cap o aplicație de contabilitate care să se potrivească afacerii tale.
Piața aplicațiilor de contabilitate a devenit atât de diversă încât poate fi extrem de dificil să o alegi pe cea mai potrivită pentru afacerea ta. Ba, mai mult, rapiditatea cu care acestea se dezvoltă te poate face să pui mereu la îndoială alegerea făcută la un anumit moment în această direcție.
Există numeroase surse de inspirație când vine vorba de alegerea unui program de contabilitate, dar una dintre cele mai pertinente rămâne părerea contabilului, cel care lucrează zi de zi cu un astfel de soft.
Pentru ca decizia ta să aibă o bază solidă, informația prezentată în cele ce urmează se bazează pe un chestionar aplicat în rândul contabililor și consultanților fiscali din România de către autoarea articolului. Acesta a fost realizat la finele crizei COVID-19. Studiul face parte dintr-o cercetare doctorală de amploare despre percepția profesioniștilor contabili din România cu privire la informatizarea masivă a domeniului contabil. La chestionar au răspuns 326 de specialiști din domeniu, iar rezultatele reprezintă o perspectivă conturată într-o perioadă în care s-au produs cele mai mari reforme ale domeniului contabil și fiscal din România.
Peste 43% dintre cei chestionați dețin statutul de consultant fiscal, fiind astfel într-o poziție de autoritate în ceea ce privește acordarea de sfaturi, recomandări și sugestii cu privire la domeniul contabil, inclusiv pe partea de digitalizare a acestuia. De asemenea, cea mai mare parte dintre aceștia activează în domeniu de peste 30 de ani. În plus, cei mai mulți respondenți lucrează pe cont propriu, iar statutul de liber profesionist le permite să testeze mai multe aplicații de contabilitate decât dacă ar fi simpli angajați.
Iată așadar 3 motive pentru a lua în calcul recomandarea acestora în materie de utilizare a aplicațiilor de contabilitate: poziție de autoritate, experiență și autonomie.
De ce să ții cont când alegi un program de contabilitate?
Poate te întrebi care sunt cele mai importante criterii pentru alegerea unui program de contabilitate. Îți prezentăm un minighid în vederea selecționării unui soft contabil adecvat afacerii tale.
- Cunoaște-ți afacerea. Identifică și evaluează. Consultă toate resursele necesare pentru a identifica exact care este modul de organizare și derulare a proceselor organizaționale.
- Conturează-ți panoul nevoilor informaționale (interne și externe). Răspunde la întrebarea: Care sunt informațiile și rapoartele pe care am nevoie să mi le poată furniza programul de contabilitate?
- Discută cu specialiști. Nu lua singur decizii! Poartă discuții cu profesionistul contabil și alți factori decizionali din companie pentru a cunoaște și nevoile de informare ale acestora.
- Calculează. Ține cont de cifre. Care este bugetul care poate fi alocat pentru achiziționarea unei soluții informatice contabile? Optezi pentru varianta offline, online sau ambele?
- Previzionează. Privește spre viitor. Realizează previziuni cu privire la scalarea activității companiei și analizează soluțiile de optimizare a informatizării contabilității. Ține cont de viitorul în materie de tehnologizare masivă a domeniului.
- Adaptează. Fii flexibil. Adaptează permanent softul contabil, în funcție de nevoile tot mai complexe de informare ale utilizatorilor de informație financiar-contabilă.
Care sunt cele mai folosite aplicații de contabilitate în România
Pornind de la răspunsurile profesioniștilor, putem spune că aplicațiile contabile utilizate pe scară largă de către experții practicieni sunt SAGA C, CIEL, WINMENTOR, SAP și NEXUS. Astfel, se conturează topul primelor 5 aplicații de contabilitate simpatizate de sfera mediului contabil autohton. Clasamentul realizat pe baza studiului nostru este confirmat și de alte cercetări actuale care menționează în ierarhia celor mai utilizate programe de contabilitate aplicațiile menționate de studiul nostru.
SAGA C, cel mai recomandat program contabil
- Pentru: firme de contabilitate, ONG-uri, societăți
- Producător: SAGA Software
- Preț: de la 375 lei
Face parte din categoria programelor de contabilitate, salarii și evidență de stocuri, fiind o soluție informatizată a contabilității destinată firmelor de contabilitate, ONG-urilor precum și societăților. Acest soft se pliază pe necesitățile variate ale utilizatorilor, indiferent de dimensiunea companiei. Trebuie să ști faptul că Saga C și-a câștigat reputația fiind unul dintre cele mai recomandate programe contabile de către specialiști în domeniu. Interfața intuitivă și ușor de utilizat creează un avantaj în fața concurenței.
Ce o recomandă în mod specific? 3 atribute: exactitate, complexitate și acuratețe a datelor generate. De altfel, beneficiezi de toate avantajele conferite de comutarea funcțiilor în web. Un aspect de interes major este asistența oferită prin tutoriale la o serie de problematici întâmpinate în procesul financiar-contabil. De asemenea, este și un soft cu perspectivă, ținând pasul cu dezvoltarea tehnologiile moderne, fiind disponibil și în varianta remote/online. Nu trebuie omis faptul că ține foarte ușor pasul cu noutățile legislative atât de frecvente domeniului contabil.
Unul dintre inconvenientele programului Saga C este faptul că actualizările, suportul sau asistența necesită achiziționarea unei licențe.
CIEL, peste 180 de funcționalități
- Pentru: contabili și antreprenori (firme mici)
- Producător: CIEL România
- Preț: de la 132 euro/an + TVA
Ciel este cea de-a doua alegere a profesioniștilor când vine vorba de preferințele în utilizarea programelor contabile. Acesta integrează 4 module (gestiune, facturare, contabilitate, imobilizări) într-un singur soft, oferind peste 180 de funcționalități inteligente. De asemenea, oferă antreprenorului posibilitatea accesării rapoartelor financiare în timp real, fiind unul dintre cele mai accesibile aplicații informatice prin prisma raportului calitate-preț. Dacă ești interesat doar de modulul Facturare, Ciel îți oferă posibilitatea utilizării acestuia fără costuri suplimentare. Este de asemenea un soft cu perspectivă de viitor, integrând automatizarea proceselor financiar-contabile. În acest mod, contabilul dobândește mult mai mult timp pentru realizarea de analize financiare, aspect extrem de necesar pentru ca fundamentarea deciziilor manageriale să fie permanent optimizată.
Una dintre neplăcerile identificate în utilizare de către profesioniștii contabili este accesul limitat la asistența de specialitate în situația apariției neregulilor de funcționare.
WinMENTOR, softul pentru lucrul în rețea și remote
- Pentru: firme care fac comerț, construcții, prestări de servicii; companii de contabilitate.
- Producător: TH JUNIOR SRL
- Preț: de la de la 416 euro/an + TVA (pentru un singur post de lucru); prețul crește în funcție de numărul de stații și de module solicitate suplimentar
WinMentor, plasat în top 3 preferințe ale contabililor din cadrul studiului, este special conceput pentru lucrul în rețea. Acesta se adresează firmelor de comerț, companiilor de contabilitate, construcții, companii prestatoare de servicii etc. De asemenea, face posibilă scalabilitatea afacerii prin utilizarea acesteia în modul remote.
Un avantaj distinctiv al software-ului este reprezentat de existența unor proceduri scrise pentru fiecare operațiune realizată prin intermediul acestuia. Astfel, totul devine mult mai simplu. Un alt atu este legat de asistența de specialitate realizată online, în manieră rapidă și la momentul oportun, oferită în momente critice legate de utilizarea aplicației.
Printre inconvenientele întâlnite de către utilizatori pe parcursul procesului de implementare și utilizare a aplicației se numără: semnalarea mai multor erori la operațiunea de configurare a unei noi societăți, apariția anumitor nereguli la comunicarea cu bazele de date ANAF. De precizat este faptul că implementarea avansată a anumitor module precum e-transport, e-factura implică anumite costuri suplimentare.
SAP, optimizare, automatizare și monitorizare
- Pentru: Companii mici, medii și mari
- Producător: SAP Company
- Preț: Este necesară solicitarea ofertei particularizate
În lista preferințelor profesioniștilor contabili urmează SAP, un software de centralizare a soluțiilor de afaceri. Ce îl recomandă? Optimizarea conformității financiare, posibilitatea automatizării închiderii financiare, accesibilitatea controlată a angajaților în modulele software-ului și posibilitatea de monitorizare a performanței în timp real. Cu alte cuvinte, 3 factorii esențiali pentru orice soft de succes: optimizare, automatizare și monitorizare. De asemenea, utilizatorii au posibilitatea obținerii de date sub forma foilor de calcul pentru facilitarea realizării de analize complexe.
Inconvenientele sunt costul ridicat de achiziționare și implementare a sistemului, de întreținere și de actualizare periodică. Utilizatorii au mai semnalat dificultatea dezvoltării unui sistem complex care să acopere o multitudine de funcții ale companiei. De asemenea, procesul de implementare se poate extinde pe o perioadă îndelungată, aspect care se dovedește un impediment atunci când suntem condiționați de o perioadă cât mai redusă alocată procesului de adoptare a unui soft de contabilitate.
Dezvoltările viitoare ale aplicației ar urma să integreze inteligența artificială în soluțiile de gestiune financiară precum și să utilizeze funcții analitice avansate pe baza algoritmilor de învățare automată.
Nexus ERP, integrare completă într-o singură bază de date
- Pentru: companii din servicii, comerț, HoReCa, producţie, construcţii, agricultură
- Producător: NEXUS MEDIA SRL
- Preț: între 50 euro și 900 euro + TVA
Ultima alegere în top 5 aplicații de contabilitate simpatizate de contabilii din România, dar nu cea din urmă, este reprezentată de aplicația Nexus Erp, aplicație de tip ERP (Enterprise Resource Planning) care acoperă un spectru larg de funcții menite să contribuie la evoluția continuă a sistemelor de afaceri. Unul dintre atributele principale ale aplicației este posibilitatea integrării complete a tuturor funcțiilor în cadrul unei singure baze de date (cu posibilitate de găzduire în cloud). Facilitează colaborarea la nivel interdepartamental și interfuncțional pe baza unicității sistemului. O caracteristică distinctivă constă în posibilitatea funcționării prin integrarea cu alte sisteme complementare (SFA, e-commerce, POS). Este unul dintre cele mai performante servere de baze de date de pe piață pe baza asigurării securității și siguranței datelor. În aceeași ordine de idei, este un sistem eficient de colaborare între punctele de lucru, ramificat în 5 variante: online (Nexus Phone Apps), mixt, deconectat, automat și manual. Este un soft cu viziune pe termen lung, prin optimizarea permanentă a funcției de automatizare pe baza variantei Robo Nexy.
Printre vulnerabilitățile acestui soft identificăm: posibilitatea apariției de incompatibilități între module având în vedere dezvoltarea distinctă a acestora de către mai mulți specialiști. Nu trebuie să omitem faptul că fragmentarea aplicației pe module complexe poate fi o provocare pentru utilizator. Alte inconveniente identificare sunt legate de costurile destul de ridicate de utilizare (tarife distincte, pe module) și necesitatea achiziționării de licențe pentru anumite funcționalități suplimentare (e-Factura).
Concluzie
Cele mai utilizate 5 programe de contabilitate din România vin fiecare cu avantajele și dezavantajele lui. Ține cont de specificul afacerii tale, informațiile de care ai nevoie, bugetul de care dispui și planurile de dezvoltare pe care le ai ca să alegi cel mai adecvat program informatic în domeniul contabilității.
