Finanțe și contabilitate - 9 recomandări pe care sa le aplici acum

Ca să poți crește o afacere solidă și stabilă, unul dintre aspectele cărora trebuie să le acorzi atenție constant este cel financiar-contabil. Acest lucru te va ajuta nu doar în perioade de criză, ci și pentru o bună funcționare în general.

Ca să poți crește o afacere solidă și stabilă, unul dintre aspectele cărora trebuie să le acorzi atenție constant este cel financiar-contabil. Acest lucru te va ajuta nu doar în perioade de criză, ci și pentru o bună funcționare în general. Îți oferă predictibilitate, te ajută să estimezi evoluția afacerii în timp, îți oferă perspective de creștere și poate fi folosit în discuții cu investitori, de exemplu. 

Am adunat mai jos câteva recomandări care să te ajute să măsori și monitorizezi mai eficient finanțele companiei tale: 

  • Separarea finanțelor personale de cele ale business-ului tău
  • Monitorizarea atentă a fluxului de numerar, inclusiv în scenarii de stres 
  • Urmărirea constantă a indicatorilor financiari ai afacerii
  • Bonus: 6 sfaturi extrase din sesiunea de Ask me Anything cu Valentina Saygo, Ask for Accounting. 

Separarea finanțelor personale de cele ale business-ului tău

Regula de aur în afaceri este să nu amesteci banii personali și conturile afacerii. În acest fel, vei putea să îți protejezi economiile și să vezi și dacă afacerea este sau nu profitabilă. Și mai important, dacă respecți aceste lucruri nu vei avea probleme cu fiscul - o bună parte din cazurile de evaziune fiscală pornesc de la situații în care antreprenorii sau administratorii folosesc banii firmei în interes personal. Afacerea ta ar trebui să fie înregistrată ca entitate juridică diferită, încă de la început. 

>> Citește și: Cum separi buzunarul propriu de cel al startup-ului?

Monitorizarea atentă a fluxului de numerar, inclusiv în scenarii de stres 

Monitorizarea cashflow-ului te ajută să vezi de unde vine numerarul tău, la ce date este virat în conturile firmei, cum e folosit, către ce se îndreaptă, când trebuie plătite facturile și când obții banii pentru a le plăti.

De asemenea, ca să îl poți stabili, trebuie să incluzi aici și cheltuielile lunare (chirie, utilități, credite, salarii, taxe, orice înseamnă costuri pentru afacerea ta) și trebuie să ai în vedere și în ce date ale lunii apar costurile. În acest fel, o să îți poți da seama dacă ai suficient numerar pentru plata lor și dacă firma este pe plus sau pe minus. În cazul în care apar decalaje, trebuie să vezi cum le poți acoperi – de exemplu, există termene de plată pe care le poți negocia?

Un lucru important aici este și să simulezi scenarii de stres, cum este situația de criză pe care o traversăm acum. Anticiparea acestor șocuri negative care sunt incerte ajută antreprenorul să câștige cea mai importantă resursă, respectiv timpul. Te poți pregăti, anticipezi sau poate previi, acolo unde poți sau este cazul.

>> Urmărește și cursul Cum planifici fluxul de numerar în scenarii de stres

Urmărirea constantă a indicatorilor financiari ai afacerii

Când ai o perspectivă de ansamblu asupra performanței, poți să găsești mai ușor variante de optimizare, poți să anticipezi schimbări și să fii mult mai pregătit într-un scenariu de criză. În egală măsură, acești indicatori vor apărea invariabil când ajungi să ai de-a face cu bănci și creditori, investitori, parteneri de afaceri sau în programe de accelerare. 

Printre ei se numără: 

  • Marja brută - procentul din cifra de afaceri care îi revine companiei, după ce se scade costul de producție sau cel de achiziție al bunurilor și serviciilor comercializate. 
  • Costurile fixe ( de exemplu chiriile, salariile, costurile cu utilitățile) vs. cele variabile (care variază în funcție de cantitățile produse)
  • Gradul de îndatorare - comparația dintre capitaluri (banii de care dispune antreprenorul sau care sunt obținuți de la investitori în schimbul participației în companiei) și datorii.
  • Cheltuielile de capital sau investițiile - de exemplu, dacă cumperi un laptop performant sau îți renovezi sediul pentru a fi mai atractiv pentru clienți, înseamnă că înregistrezi acum cheltuieli care vor crea beneficii pentru afacere în viitor.
  • Gradul de concentrare - un indicator (de obicei exprimat procentual) care măsoară cât la sută din afaceri le faci cu un anumit client sau furnizor. 
  • Costul de achiziție per client - măsoară cât te costă să atragi un nou client. 
  • Valoarea medie a unui client - există doar câteva domenii în care faci achiziții pe viață sau pe termen foarte lung (o casă, o mașină etc). În cele mai multe, clienții pot fi fidelizați și vor face tranzacții repetate. Dacă urmărești cu atenție costul de achiziție al clientului și valoarea per client, vei avea insight-uri importate cum să-ți optimizezi afacerea.

>> Citește pe larg despre noțiuni de mai sus: 7 noțiuni financiare pe care orice antreprenor trebuie să le cunoască

Q&A cu Valentina Saygo, Ask for Accounting

Pe 29 aprilie am avut-o alături de noi pe Valentina Saygo, expert contabil, consultant fiscal și antreprenor, într-o sesiune de întrebări și răspunsuri despre provocările afacerii tale. Mai jos vei regăsi principalele întrebări și răspunsuri, precum și sesiunea înregistrată.

1. De ce e important să ai un contabil bun? 

Un contabil nu este un rău necesar, nu este persoana care ne ia banii și îi dă la stat, contabilul ar trebui să ne traducă cifrele și legislația în așa fel încât să ne ajute acele informații în luarea deciziilor. Contabilul nu trebuie să ia decizii în numele nostru, contabilul trebuie să ne spună care sunt riscurile și să ne explice în așa fel încât noi ca antreprenori să luăm decizii în cunoștință de cauză.

E important sa ne uităm pentru prima dată la cifre cum nu ne-am uitat niciodată.

2. Care e cea mai potrivită formă juridică pentru un soloprenor având în vedere contextul în care ne aflăm?

SRL-ul este cea mai avantajoasă formă de organizare, chit că persoana este angajată sau nu este angajată. Un impozit pe venit de 1-3% plus un impozit pe dividende de 5% este cea mai bună formă de organizare în ultimii 2 ani de zile. Dar nu există o rețetă. Va trebui de fiecare dată să vedem care sunt estimările de venit pe care urmează să le avem. Pot fi situații în care să recomand un PFA, depinde foarte mult de veniturile pe care le estimăm că le avem în următorul an de zile. De asemenea, depinde care sunt cheltuielile directe a acelor venituri pe care le realizăm în așa fel încât să putem deduce care este marja de profit, să vedem care este forma de impozitare care se pretează și să luăm cea mai bună decizie înainte de a deschide o formă juridică. 

3. O firmă de tip SRL poate funcționa fără salariați și poate emite facturi servicii doar cu 2 administratori?

Înainte de pandemie, aș fi răspuns da, se poate pentru că legea nu intervine să te oblige în acest sens. Dar ne uităm puțin la ajutoarele sociale sau la forma de șomaj tehnic care s-au implementat în această perioadă și vedem că administratorii fără formă de muncă nu au fost ajutați și sprijiniți cu nici cel mai mic lucru. Am putut să înțelegem că forma de șomaj tehnic dată angajaților a venit în sprijinul acestora cu condiționările aferente. După care au venit PFA-urile și au fost ajutate la salariul mediu brut pe economie. Doar că administratorii de firmă care nu aveau formă de muncă au fost excluși din această situație. Evident nu puteau fi ajutați de la Ministerul Muncii neavând o formă de muncă chit că era contract de mandat sau era contract de muncă și nu au contribuit la fondurile respective, iar profesiile liberale, PFA-urile au putut fi ajutate într-o formă condiționată, cu acel salariu mediu brut pe economie. 

Acum recomand să ne gândim la acele pălării pe care le poartă un antreprenor și la regulile pe care ni le aduce legea societății comerciale, la drepturile și obligațiile în această formă:

Asociat - are obligația de a numi unul sau mai mulți administratori care să administreze firma și să semneze bilanțul contabil o dată pe an. Drepturile asociatului sunt să încaseze dividende. Acesta nu are obligația de a interveni în firmă, dividendele sunt veniturile lui. 

Administrator - prespune ca respectiva persoană să administreze firma și să dea o direcție. Obligațiile administratorului sunt să îndeplinească indicatorii financiari pe care asociații i-au pus în vedere, să le raporteze asociaților anual raportul de gestiune și datele pe care firma le-a obținut în momentul în care se prezintă bilanțul și să încheie contracte, să angajeze persoane. Administratorul ar trebui remunerat pentru munca pe care o prestează.

A treia pălărie pe care un antreprenor o are este munca efectivă. Și eu înainte să ajung antreprenor, întâi și întâi sunt expert contabil, sunt un profesionist care asta a învățat să facă, activitatea de expert contabil. Pe urmă vin funcțiile de administrator, de asociat, de manager în firmă. 

Atunci când ești de unul singur în firmă, munca efectivă ajunge să fie 20% din restul activităților de administrare propriu-zisă a afacerii. Pentru fiecare parte din aceste 3 pălării, ar trebui să fim remunerați. Cum pentru pălăria de asociat suntem remunerați prin dividende, pentru pălăria de administrator ar trebui să avem o formă legală de muncă. După care vine pălăria de om care prestează efectiv activitatea de bază a firmei și aici ar trebui să fie o formă de muncă. În momentul în care aceste 3 se întrepătrund, clar că le amestecăm și ajungem în situații dificile când administratorii de firmă fără formă legală de muncă nu au putut fi ajutați de către stat. 

Așadar, da, legea nu te obligă să ai o formă de muncă, dar gândește-te la tine, plătește-te pe tine pentru fiecare activitate în parte pe care o prestezi.

4. Au apărut modificări sau prelungiri la depunerea documentației pentru beneficiarul real? 

Au apărut modificări în sensul că este blocată procedura pentru declararea beneficiarului real. În momentul de față nu mai suntem condiționați să declarăm beneficiarul real la depunerea bilanțului, a situațiilor financiare. Mai mult, perioada de pauză este de până la 3 luni de după ieșirea din situația de urgență. 

5. Se poate face un contract de împrumut între 2 societăți comerciale care aparțin aceluiași fondator, dar din 2 țări diferite?

Mare grijă la banii transferați între 2 entități legate, mai ales dacă sunt din țări diferite. Recomand să se ia legătura cu un avocat ca să reglementeze mai bine forma de împrumut pentru că în România. Oficiul Național de Prevenire Împotriva Spălării Banilor se uită foarte urât la tranzacțiile dintre 2 societăți afiliate chiar dacă aceste tranzacții sunt prin bancă. Eu evit să recomand clienților să facă genul acesta de împrumuturi și, în general, evit să se realizeze tranzacții, chiar și facturi pentru că pot fi interpretate ca spălare de bani sau ca tranzacții fictive. 

6. Care este cea mai indicată formă de contractare a consultanților atunci când aceștia desfășoară activitate part time pe o perioadă îndelungată, fie ad-hoc, fie luni consecutive?

Legislația este foarte restrictivă în sensul acesta. Cea mai protectoare de ambele părți formă contractuală pentru consultanți evident este forma de muncă, un contract de muncă. Ideal ar fi ca respectivul consultant să aibă el la rândul lui o formă de organizare, un PFA sau un SRL pentru că este destul de riscant dacă intenționăm să folosim drepturi de autor. Trebuiesc îndeplinite mai multe criterii de independență (sunt 7, măcar 4 dintre ele să le îndeplinim). Este foarte riscant dacă folosim pe o perioadă lungă de timp drepturile de autor, chit că fiscal sunt mai avantajoase. Riscul poate fi de reconsiderare a veniturilor și sancționare ca atare. 

7. Depunerea bilanțului a fost întârziată până la 31 iulie. De ce un antreprenor ar trebui să se gândească să depună mai repede având în vedere totuși acest nou termen limită?

De ce să stăm, de fapt? Până la urmă bilanțul contabil este un document public, este oglinda momentului 31 decembrie 2019. El este interesant pentru mai mulți stakeholderi cu care antreprenorul acela are legătură. Informația din bilanțul contabil ar trebui folosită de către managerul firmei respectiv administratorul care administrează firma. În al doilea rând ar trebui folosită de către asociatul care urmează să încaseze dividende. Acesta este un prim răspuns: de ce să depui bilanțul chiar dacă a fost amânat? Pentru că poate ai dividende și ai vrea să le încasezi. În al treilea rând, informațiile financiare sunt folosite de către terți, parteneri, clienți, furnizori, salariați. Știai că legislația ne obligă pe noi antreprenorii ca o dată pe an să prezentăm situația financiară a firmei către salariați? E important ca ei să știe unde stau. 

Bilanțul contabil s-ar putea să-mi folosească în relația cu furnizorii ca să primesc credit furnizor sau amânare la plată sau valoare mai mare a comenzilor. Bilanțul este folositor în relația cu clienții sau potențialii clienți. Aceștia ne verifică pe platformele de unde pot obține informații așa că dacă depui bilanțul și devine public, s-ar putea să ai relații mai bune cu clienții sau să câștigi încredere în fața acestora. Apropo, capitalul social să nu fie doar de 200 de lei și capitalurile proprii să nu fie negative.

Al 4-lea punct de interes, bilanțul este folosit de finanțatori. Dacă te tentează să aplici pentru a obține o finanțare rambursabilă sau nerambursabilă, credit, leasing, investiție, capital de lucru, depune bilanțul contabil.

*Cererile pentru IMM Invest se fac pe baza datelor dintr-un bilanț aprobat. Bilanțul aprobat înseamnă anexa la bilanț, AGA și raportul de gestiune al administratorului.

În al cincilea rând, bilanțul contabil este folosit de FISC. FISC-ul ne-a amânat termenul de depunere, dar nu pentru cei care nu au dificultăți în depunerea bilanțului contabil, ci pentru cei cărora le este greu să facă AGA, au mulți membri care trebuie să semneze Adunarea Generală a Asociaților și pentru cei cărora le este greu să își finalizeze rapoartele de audit. Dacă nu ai una dintre aceste 2 probleme, depune bilanțul contabil la timp. Nu aștepta termenul de 15 iulie pentru că s-ar putea să fie în defavoarea ta.

După aceea, învață tot ce se poate învăța. Comandă Ghidul antreprenorului începător și descoperă mai multe pe site-ul Valentinei Saygo ► aici.

Urmărește înregistrarea webinarului

Despre speaker

Valentina Saygo - Expert contabil, consultant fiscal și antreprenor

Valentina Saygo este managing partner al companiei Ask for Accounting și are peste 20 ani experiență în consultanță financiar-contabilă.

Valentina este expert contabil membru CECCAR, specializată în principal pe legislația și contabilitatea întreprinderilor mici și mijlocii, cu o vastă experiență în diverse domenii de activitate economica. A participat la dezbateri și consultări cu Ministerul Finanțelor și ANAF, privind problemele cu care se confrunta contribuabilii în privința calculării și declarării taxelor și impozitelor.

A fost invitată în calitate de lector la numeroase conferințe fiscale, seminarii de specialitate, forumuri și emisiuni TV, iar prin articolele sale din presa economică a semnalat nereguli și inadvertențe legislative sau și-a exprimat opinia cu privire la modificările fiscale adoptate de autorități, oferind sfaturi atât antreprenorilor, cât și colegilor din branșă.

Valentina Saygo este implicată activ în mediul antreprenorial, este un translator al legislației fiscale, vorbind despre acte normative complicate în cuvinte simple și pe înțelesul tuturor. Este un contabil atipic, care refuză sa lucreze doar pentru ANAF și preferă să ajute antreprenorul român să înțeleagă informația contabilă și să se folosească de ea în afacerea pe care o conduce.

“Dupa 20 de ani experiență în consultanță financiar – contabilă, mi-am luat inima în dinți și m-am decis să încep o serie de cursuri pentru antreprenori, IMM-uri, contabili și freelanceri. Întâlnirile îmbină partea teoretică cu practica, traduc legislația de afaceri pe înțelesul fiecărui participant și răspund la întrebările punctuale care ți se par complicate. Îmi doresc să ajut mediul antreprenorial din Romania să crească, să ajut antreprenorii să-și cunoască drepturile și obligațiile fiscale, să fie stăpâni pe informație pentru a scăpa de temerile fiscale și a investi timpul în dezvoltarea afacerii.”

Newsletter

Newsletter-ul Startarium

Bilunar, în newsletterul Startarium găsești oportunități curatoriate și materiale utile antreprenorilor.

Abonează-mă