Măsuri juridice în contextul actual | extrase din sesiunea de Q&A

În contextul crizei provocate de pandemie, am avut-o alături de noi pe Shirina Ștefănescu-Albu, care ne-a răspuns la toate întrebările despre măsurile care pot fi luate de antreprenori și mediul de afaceri, din punct de vedere juridic, în această perioadă.

Pe 13 mai, Shirina Ștefănescu-Albu ne-a răspuns la toate întrebările despre măsurile care pot fi luate de antreprenori, din punct de vedere juridic, în contextul crizei provocate de pandemie, tips&tricks privind negocierea contractelor în curs, precum și orice alte întrebări despre organizarea și funcționarea business-ului vostru din online sau offline.

Mai jos am extras o parte din ideile discutate, iar spre finalul articolului găsești și înregistrarea integrală a webinarului.  

Ce schimbări s-au resimțit în domeniul juridic

Domeniul juridic, cel puțin cel de consultanță, în care activăm noi, a fost destul de înfloritor în perioada aceasta, cum se întâmplă de multe ori în crize. Domeniile de genul acesta înfloresc pentru că oamenii au nevoie de consultanță pentru a ști încotro să se îndrepte. Am avut foarte mult de lucru, au apărut lucruri pline de provocări -  a fost interesant din punct de vedere profesional. Provocarea a apărut pentru că au fost foarte multe acte normative (Ordonanțe de Urgență cred că au fost aproape 40) devine complicat să le urmărești și să afli toate interpretările. 

Principalele provocări pentru antreprenori

Principala provocare a fost că, din păcate, domeniile unora dintre ei au fost serios afectate de limitarea libertății de circulație a persoanelor și la multe altele a fost efectiv închisă afacerea sau suspendată în perioada asta, 

Mulți au încercat să pivoteze, deci practic să găsească ceva adiacent afacerii pe care o aveau sau chiar complet diferit, care să le permită în perioada asta și poate și în cea următoare, să obțină veniturile necesare plății facturilor restante și salariaților și să își desfășoare afacerea cum trebuie. Foarte mulți au făcut acest lucru, ceea ce pe mine m-a surprins și m-a bucurat în același timp, pentru că am văzut o atitudine cu adevărat antreprenorială, adică de asumare a riscurilor și de repliere foarte-foarte rapidă la realitățile economice. A fost foarte interesant, din punctul ăsta de vedere, să vedem ce funcționează, ce nu funcționează, foarte mulți au trecut în online efectiv, deci tot ce înseamnă afaceri online și nu numai... curierat eventual, mulți au trecut pe partea aceasta și altele. De asemenea, în continuare au fost înregistrate firme.

Întrebări și răspunsuri din sesiunea live 

1. Cum se derulează în această perioadă procesul de înființare al unei firme din punct de vedere al documentelor legale? 

În momentul de față, înființările se pot face atât prin corespondență, deci se poate trimite dosarul în forma lui fizică într-un plic, prin curier sau prin poștă, sau se pot încărca documentele pe portalul Registrului Comerțului, portal.onrc.ro, unde trebuie să îți creezi un cont și practic urci toate acele documente online. 

De asemenea, se poate folosi adresa de email a Registrului Comerțului din județul în care se va afla sediul social al societății care urmează a fi înființată. Puteți afla toate informațiile de pe onrc.ro, acolo sunt toate sediile județene ale Registrului Comerțului, cu adresele de email, adresele fizice, numerele de telefon. 

Pentru dosarul online, indiferent dacă este prin email sau încărcat online pe portal, este necesară semnătura electronică extinsă. Așadar trebuie ca persoana care depune să aibă o astfel de semnătură electronică - se obține foarte ușor în momentul de față și nu este nici foarte scumpă (aproximativ 50 de euro pe an). Este utilă atât pentru ANAF, dacă vrei să depui declarații, cât și pentru alte instituții. 

Mai ales într-o situație ca aceasta, merită luată o semnătură electronică - de acum încolo chiar e foarte utilă și poți face o grămadă de lucruri cu ea. O altă variantă este să apelezi la un avocat sau un contabil sau un specialist care are o astfel de semnătură și pe care îl poți împuternici să îți depună documentele. Cât timp a fost starea de urgență, au fost niște mici facilități, în sensul că actele notariale nu au mai fost necesare să fie autentificate de notar, multe din ele au fost valabile sub semnătură privată, adică doar semnate. După încheierea stării de urgență, lucrurile se schimbă.  

2. Cum ne putem proteja de neplata facturilor? 

Exemplul dat de participant: un client din turism care are 2 facturi restante din martie și aprilie anul trecut. A observat că și-a radiat firma din orașul respectiv pentru care a emis facturile și are o alta nouă cu același nume. 

Asta e o situație nefericită... de obicei, procedura obișnuită ar fi fost să fie notificați în mod oficial, preferabil de către un avocat, să plătească într-un anumit termen, de obicei 15 zile calendaristice, și în cazul în care nu plăteau, acționat în instanță, fie pe procedură simplificată dacă s-ar fi încadrat ca sumă, fie acționat în instanță în mod obișnuit. În situația asta în care firma a fost radiată, trebuie văzut exact ce s-a întâmplat cu firma, poate a intrat în insolvență, deși dacă a fost radiată, probabil a fost lichidată voluntar, dar de obicei, o firmă care are datorii nu poate fi lichidată voluntar, deci s-a întâmplat ceva destul de dubios. Ori au fost operate lucruri în contabilitate nu tocmai legale, ca să poată fi lichidată voluntar, fie a fost o insolvență fulger, ceea ce nu cred. Deci astea sunt cele două opțiuni. 

În momentul în care o firmă are datorii și vrea să se închidă, dacă datoriile pot fi stinse, poți să închizi firma simplu, ea se radiază, nu mai e nicio problemă. Dar în situația în care creditorii tăi nu sunt întrebați de nimic și datoriile respective îți rămân în contabilitate, în mod normal trebuie să intri în insolvență, chiar la cererea ta, administratorului firmei, dacă creditorii nu îndeplinesc condițiile legale. Creditorii trebuie să aibă o valoare prag. Și trebuie văzut un pic ce s-a întâmplat cu firma respectivă, investigat practic. 

Ca să ne protejăm efectiv, să prevenim... sigur, trebuie să avem contracte care să prevadă penalități de întârziere pentru neplata facturilor, care sunt prima motivare a debitorilor să plătească la timp. În general, creanțele se recuperează cu presiune, din păcate. 

Sigur, se pot oferi lucruri în schimb, dacă afacerea încă este funcțională, adică eșalonări ale plăților ca să își poată permite să plătească dacă sunt într-o situație financiară mai dificilă. Sau să le oferiți ceva în schimb...să renunțați la penalitățile de întârziere ca să își plătească debitul principal. Sunt chestiuni de negociere de la caz la caz, astfel încât să îi convingeți să vă plătească cât mai rapid. 

3. În cazul unei platforme online care unește producătorii locali cu consumatorii, cum ar putea să construiască niște pârghii de control asupra calității produselor? Din punct de vedere legal, se pot face niște contracte care să conțină clauze legate de virarea banilor către producător abia după ce consumatorul a primit produsele sau, eventual, o perioadă în care a apucat să facă o plângere sau nu, legată de calitatea lor?

În teorie se poate face lucrul acesta, adică se poate încheia un contract cu furnizorii de pe platformă, astfel încât să le stabilești un termen de plată ceva mai lung, care să permită acest control. Sigur că ideal ar fi să prevezi asta contractual, adică să ai în contractul cu ei prevederi legate de calitatea produselor, și dacă e posibil, chiar să verifici într-un fel sau altul, adică să fie o platformă curatoriată. Dacă nu este curatoriată, oamenii au destul de multe dubii să comande, mai ales dacă nu este foarte cunoscută. 

Practic, prin asta capeți capital de piață în momentul de față. Sigur, nu poți să ai garanția, dar tocmai că producătorul trebuie să ofere o garanție comercială conform legislației pentru fiecare tip de produs în parte. Și sigur, se poate apela la Protecția Consumatorului, trebuie să aibă niște termeni și condiții pe site care să permită acest lucru. Să aibă o politică de retur foarte clară și conform legislației, care să permită să controleze partea asta. 

4. Cum facem cu luarea temperaturii angajaților sau membrilor la intrarea în locație, raportat la prevederile GDPR? Ce documentație trebuie să pregătim aici, dacă au apărut mențiuni legate de asta? 

Este o discuție foarte delicată în momentul de față. Până acum, unele lanțuri de magazine și unii angajatori au făcut asta cu angajații lor. Lucrurile clar sunt destul de delicate, încă sunt dezbateri legate de asta (...) actul normativ cu privire la starea de alertă este acum la Camera Deputaților (în data de 13 mai 2020).

Din punct de vedere GDPR, există niște provocări, în sensul că trebuie să ai consimțământul angajaților tăi să faci acest lucru, și nu numai. Trebuie să fie justificat lucrul respectiv de niște interese majore față de siguranța și securitatea datelor cu caracter personal ale angajaților. Sigur, ideal ar fi să nu colectezi aceste date cu caracter personal, ci doar să le verifici pe moment. 

5. Care au fost cele mai interesante spețe întâlnite din sfera dreptului muncii în această perioadă? Și care vor fi provocările acestui domeniu în perioada ulterioară stării de urgență? 

În general, provocările au fost legate de munca la domiciliu, bineînțeles, acolo au fost principalele întrebări. Ce înseamnă telemuncă, ce înseamnă muncă la domiciliu, care e diferența între cele două. Spoiler alert, diferența este că telemunca poate fi de oriunde, poți să faci telemuncă de la hub sau dintr-o cafenea, adică oriunde în afara biroului, practic, iar munca la domiciliu este clar doar la domiciliu. 

Multe persoane au vrut să știe cum se reglementează aceste lucruri dacă nu le aveau deja reglementate. Din fericire, în perioada stării de urgență, nu a fost necesar să se încheie acte adiționale în acest sens la contractele individuale de muncă. 

Alte întrebări au fost legate de securitate pentru că, în condițiile în care nu mai ai control asupra mediului în care lucrează angajatul tău, apar multe întrebări pe partea asta de securitate cibernetică, confidențialitatea datelor și efectiv a măsurării timpului de muncă, și asta a fost o chestie interesantă. Practic, am fost întrebați dacă pot fi supravegheați angajații, în sensul de a le instala programe care să le realizeze capturi de ecran din oră în oră, din perioadă în perioadă, să vadă că sunt la laptop și pe ce lucrează. Evident, e foarte delicată și partea asta și în general nu recomandăm invadarea vieții private a angajaților, decât cu anumite excepții și în situații în care deja există niște probleme și se prefigurează niște lucruri, adică atunci când ai niște indicii că angajatul tău dezvăluie informații confidențiale sau astfel de lucruri. În rest, ținem la viața privată a angajaților.

6. Ca antreprenor, cum te uiți la situație și ce recomandări ai pentru cei care aveau un business care, poate, era în creștere și acum a fost această situație, care va fi poate urmată de o criză economică?

Părerea mea este că antreprenorul trebuie să stea la masă cu asociații lui sau dacă este singur, eventual cu mentorul sau cu consultantul lui în afaceri și să își facă o analiză SWOT privind punctele tari, punctele slabe, tot ce înseamnă provocări și oportunități în perioada asta și să vadă dacă afacerea lui mai poate fi resuscitată și dacă mai merită. 

Foarte mulți au pierdut în perioada asta oportunități noi pentru că au fost atașați emoțional de afacerea veche care nu mai funcționa și nu mai are șanse să funcționeze, în mod evident, practic. Dar antreprenorii care au investit foarte mult timp și resurse într-un start-up, într-o afacere, renunță ceva mai greu la ea, îl văd ca pe un copil și nu vor să abandoneze așa ușor, iar asta poate fi și în detrimentul lor, din păcate, adică ajung să se scufunde cu nava. 

De aceea, trebuie evaluat foarte clar dacă există șanse de resuscitare, păstrată o relație constantă cu furnizorii principali de care depinde afacerea ta, să fii sigur că ei funcționează în continuare și te poți baza pe ei. În același timp, legat de clienți, este foarte important să păstrezi o legătură constantă cu clienții, să te asiguri că ei mai sunt clienții tăi în perioada asta și că ei îți pot plăti facturile la timp, îți vor oferi în continuare de lucru, pentru că poți trăi cu speranța că după starea de urgență sau după starea de alertă lucrurile vor reveni la normal și să nu fie chiar așa, din punctul de vedere al clienților tăi. Deci trebuie să verifici că ei funcționează așa cum speri tu. 

Cred că și transparența e un secret important în perioada asta și e foarte important să fim sinceri unii cu alții și să ținem un pic mai puțin la aparențe și un pic mai mult la a prospera împreună.

Urmărește înregistrarea webinarului

Despre Shirina Ștefănescu-Albu

Shirina practică avocatura cu pasiune și dedicare de peste 10 ani de zile, reprezentând clienți cu succes în cadrul celor două mari firme de avocatură în care a lucrat în cauze complexe de drept civil, drept societar, dreptul afacerilor precum şi în litigii şi conflicte de muncă.

Ca parte a domeniului său de specialitate, Shirina oferă consultanţă în probleme ce ţin de drept societar, tranzacţii între profesioniști şi probleme juridice cotidiene ale societăţilor.

Shirina şi-a dedicat ultimii 6 ani ai carierei sale sprijinind tinerii antreprenori în cadrul proiectului Legalway, în care este şi co-fondatoare. Legalway este un concept care promovează un comportament legal corect și bazat pe prevenție în activitatea de business a antreprenorilor, în special a celor din online şi tehnologie. Brand-ul Legalway este promovat de echipa de tineri avocaţi şi antreprenori, care şi-a propus, în primul rând, un scop educativ: acela de a schimba mentalitatea mediului antreprenorial românesc în vederea prevenirii riscurilor din punct de vedere juridic, în special pentru business-urile inovative.

De 7 ani, împreună cu o fostă colegă de facultate, am înființat proiectul Legalway, care și-a propus să ofere un pic de educație, în domeniul juridic, antreprenorilor și start-up-urilor aflate la început de drum. Am făcut asta mai ales cu ajutorul Impact Hub în cadrul a nenumărate incubatoare și acceleratoare, dar și cu alte entități. Practic, ceea ce ne-am propus noi a fost să oferim un pic de educație juridică celor care nu prea știu de unde să apuce acest domeniu, care vor să-și înființeze o afacere, sunt la început de drum și nu prea știu nici măcar ce să întrebe un avocat în momentul în care vor să pornească o afacere. Și practic asta este ideea noastră, să aibă un set de reguli, un know-how, un legal thinking, cum i-am spus noi, care să-i permită să își administreze cât mai OK din punct de vedere juridic afacerea și să pună o bază legală solidă afacerii, ca ulterior lucrurile să meargă cât mai smooth din punctul ăsta de vedere.

Shirina a fost mentor și consultant într-o serie de acceleratoare și incubatoare de afaceri, este formator autorizat și TedX speaker.

Newsletter

Newsletter-ul Startarium

Bilunar, în newsletterul Startarium găsești oportunități curatoriate și materiale utile antreprenorilor.

Abonează-mă