Sediul social – un concept fundamental în lumea afacerilor, poate ridica multe semne de întrebare în rândul antreprenorilor la început de drum. Acesta este esențial, întrucât o afacere nu poate exista fără sediu social. De aceea, este bine să te documentezi din surse sigure pentru a acumula toate informațiile necesare despre acest subiect.
Descoperă în continuare tot ce trebuie să știi despre sediul social: ce înseamnă sediul social, cum îl stabilești și cum îl poți modifica.
Pe scurt
- Ce este sediul social al firmei
- Cum se alege sediul social al firmei
- Unde se poate stabili sediul social. Găzduire sediu social
- Cum se înregistrează sediul social al firmei
- Ce se întâmplă când expiră sediul social al firmei
- Cum poate fi schimbat sediul social
- Ce documente sunt necesare pentru a schimba sediul social al firmei
- Cât costă schimbarea sediului social
- Ce documente se modifică în firmă ca urmare a schimbării sediului social?
- Ce trebuie să fac după schimbarea sediului social? Obligații sediu social
Ce este sediul social al firmei
O definiție a sediului social este „locul fizic în care se stabilește adresa oficială și legală a societății”. Acesta se regăsește în Actul Constitutiv al firmei și este menționat în toate facturile emise și contractele semnate.
De ce este important sediul social
Sediul social este extrem de important pentru îndeplinirea cerințelor legale și fiscale. Iată alte 2 motive pentru care sediul social este important:
Sediul social determină în ce jurisdicție și sub ce legi și reglementări este supusă activitatea firmei.
Sediul social servește ca adresă legală a firmei, unde autoritățile guvernamentale și alte organizații pot trimite notificări legale, scrisori sau alte documente importante.
Cum se alege sediul social al firmei
Alegerea sediului social al firmei trebuie făcută cu atenție deoarece reprezintă o decizie pe termen lung care contribuie la bunul mers al afacerii tale. Dacă te-ai întrebat vreodată cum se alege sediul social al firmei și ce criterii stau la baza unei decizii potrivite, iată câteva lucruri pe care să le ai în vedere:
- Poziția geografică. Aceasta este importantă în special atunci când optezi pentru un sediu social cu activitate, adică să ai și sediu social și punct de lucru la aceeași adresă. În acest sens, înainte de a face o alegere, gândește-te la accesibilitatea pentru angajați, clienți și parteneri de afaceri. Este important ca aceștia să aibă acces într-un mod cât mai facil la sediul societății.
- Facilitățile disponibile. Asigură-te că locația aleasă dispune de facilitățile necesare desfășurării afacerii tale, cum ar fi internetul de înaltă viteză, energia electrică stabilă sau serviciile de telecomunicații.
- Costurile și impozitele. Indiferent că închiriezi sau achiziționezi un spațiu într-un anumit loc, înainte de a face o alegere, verifică nivelul impozitelor și taxelor locale deoarece acestea pot varia semnificativ de la o zonă la alta.
👉 Ești antreprenor la început de drum și vrei să înveți cum să-ți administrezi businessul într-un mod cât mai eficient și profitabil? Descoperă Startup Edu – un curs online complex, care te învață tot ce trebuie să știi despre etapele specifice unui startup și cum poți să depășești cele mai frecvente provocări.
Unde se poate stabili sediul social. Găzduire sediu social
Sediul unei societăți se poate stabili în orice locație care răspunde reglementărilor și cerințelor legale, atât timp cât există un contract de comodat sau un contract de închiriere. Iată câteva exemple de locuri unde se poate stabili sediul social:
- biroul firmei;
- domiciliul unuia dintre asociați sau administratori;
- într-un birou de avocatură, prin intermediul unui contract de găzduire a sediului social.
Așadar, poți opta pentru stabilirea unui sediu al firmei în apartament sau în casa în care locuiești. Totuși, dacă nu îți dorești să ai un sediu de firmă acasă, poți să închiriezi un spațiu potrivit. Procesul de închiriere a sediului social mai poartă denumirea și de „găzduire sediu social firmă” și presupune un contract de închiriere sediu social semnat între companie și proprietarul spațiului.
În cazul afacerilor aflate la început de drum care au un buget limitat, contractul de comodat este cel mai des folosit. Iată un model contract de comodat sediu social fără activitate / cu activitate.
Cum se înregistrează sediul social al firmei
Înregistrarea sediului social al unei firme implică următoarele etape:
1. Alegerea formei juridice
Înainte de înregistrarea sediului social, trebuie să decizi forma juridică sub care va funcționa firma ta. În funcție de specificul afacerii tale și de obiectivele pe care le ai pe termen lung, poți opta pentru o societate cu răspundere limitată (SRL), societate pe acțiuni (SA), întreprindere individuală (II) etc.
2. Înregistrarea sediului social
Pentru a parcurge această etapă ai nevoie de mai multe documente, precum:
- Cerere de înregistrare a sediului social;
- Actul constitutiv al firmei;
- Contractul de închiriere al spațiului sau titlul de proprietate, în cazul în care spațiul îți aparține;
- Copii după actele de identitate ale administratorilor și asociaților.
După ce ai adunat toate documentele și ai completat cererea de înregistrare a sediului social, trebuie să depui toate aceste acte la Oficiul Registrului Comerțului (ORC) în a cărui circumscripție va fi situat sediul social.
La depunerea documentelor, va trebui să plătești taxele și tarifele aferente înregistrării sediului social. Acestea pot varia în funcție de circumscripția și forma juridică aleasă.
3. Obținerea certificatului de înregistrare
După verificarea și înregistrarea documentelor, ORC va emite un certificat de înregistrare care confirmă înființarea firmei tale și sediul social ales.
👉 În momentul înființării unei firme, este necesar să te asiguri că dispui de toate documentele necesare. Descoperă ce acte ar trebui să aibă o firmă nou înființată.
Ce se întâmplă când expiră sediul social al firmei
Dacă expiră sediul social al firmei, ANAF poate emite o decizie prin care îți declară societatea inactivă, iar ONRC poate solicita dizolvarea firmei.
Conform art. 92 alin. (1) lit. g din Codul de Procedură Fiscală, entitatea este declarată inactivă fiscal dacă se află în situația în care durata utilizării spațiului cu destinația de sediu social este expirată. Inactivitatea fiscală înseamnă oprirea activității economice pâna la rezolvarea situației care a dus la această inactivitate și totodată se înscrie în cazierul fiscal.
Cum poate fi schimbat sediul social
Există mai multe motive care pot sta la baza hotărârii de a schimba sediul social. Astfel că, acesta se poate modifica în orice moment dacă se dorește mutarea societății:
- într-o altă locaţie decât cea iniţială în cadrul aceleiași localităţi;
- în altă localitate în cadrul aceluiaşi judeţ;
- în alt judeţ.
În situația în care noul sediu social va fi stabilit în același județ, dosarul de schimbare a sediului se va depune la Oficiul Registrului Comerțului din acel județ. De exemplu, dacă alegi un sediu social în București, iar sediul social vechi a fost tot în acest oraș, va trebui să depui documentele la ORC Ilfov.
În cazul în care noul sediu social se va stabili în alt județ, atunci dosarul poate fi depus fie la Oficiul Registrului Comerțului unde societatea își are sediul actual, fie la Oficiul Registrului Comerțului din județul unde urmează să se mute sediul social.
👉 Ai întrebări despre înființarea și dezvoltarea businessului tău și îți dorești să primești sfaturi de la specialiști? Aplică gratuit pentru un mentor în Startarium. Acesta te poate ajuta cu toate informațiile de care ai nevoie pentru a începe un business sustenabil și de succes pe termen lung.
Iată cum funcționează mentoratul în Startarium, în 4 pași:
- Îți definești ideea și o dezvolți cu ajutorul platformei;
- Completezi un scurt formular de înscriere;
- Noi îți analizăm nevoia și ne asigurăm că putem să îți oferim soluția potrivită;
- Te contactăm și îți facem cunoștință cu mentorul care te va ajuta să lucrezi la obiectivele tale de business.
Ce documente sunt necesare pentru a schimba sediul social al firmei
- Cererea de înregistrare, în original;
- Declarație schimbare sediu social (Declarația model 3);
- Hotărârea AGA sau decizia privind schimbarea sediului, în original;
- Documentul care atestă dreptul de folosință asupra noului spațiu;
- Actul constitutiv al firmei în copie legalizată;
- Certificatul de înregistrare.
Hotărâre AGA pentru schimbarea sediului social
AGA (Adunarea Generală a Asociaților) este structura supremă de deliberare și decizie într-o societate cu răspundere limitată (SRL) cu mai mulți asociați. De aceea, în cazul în care compania ta funcționează sub această formă juridică, este nevoie de hotărârea AGA pentru schimbarea sediului firmei.
Descoperă mai jos un model de hotărâre AGA pentru schimbarea sediului social:
În cazul schimbării sediului social nu este necesar să anunți ANAF despre această operațiune. Această modificare va fi preluată automat.
Cât costă schimbarea sediului social
În cazul SRL – se poate percepe o taxă de publicare în Monitorul oficial a Hotărârii AGA de schimbare sediu social firmă (aproximativ 150 RON) și o taxă de schimbare Certificat de Înregistrare (aproximativ 60 RON).
În cazul altor forme de activitate, cum ar fi PFA, II, IF, este percepută doar taxa de schimbare a Certificatului de Înregistrare.
Ce documente se modifică în firmă ca urmare a schimbării sediului social?
Odată cu modificarea sediului social, Registrul Comerțului va emite noi documente de înmatriculare ale firmei. Acestea sunt certificatul de înregistrare și certificatul constatator de autorizare a activității.
Ce trebuie să fac după schimbarea sediului social? Obligații sediu social
După ce ai modificat adresa sediului social la Registrul Comerțului, este necesar să actualizezi peste tot noile date de identificare ale firmei, pentru a păstra o bună comunicare cu furnizorii, clienții și partenerii de afaceri.
De exemplu, va trebui să modifici adresa sediului în programul de facturare pe care îl folosești și să trimiți o notificare de schimbare sediu social către furnizori, astfel încât noile facturi emise să fie cu adresa nouă a firmei.
Procesul de schimbare a sediului social nu este dificil, însă poate fi consumator de timp. De aceea, poți să colaborezi cu o companie care să facă asta în locul tău. Fie că vorbim despre schimbare sediu social PFA, SRL sau II, alege cea mai potrivită opțiune pentru tine și afacerea ta și asigură-te că stabilești sediul social într-un loc adecvat.
