romanii sunt antreprenori

Semnătura olografă, olografă electronică și digitală: ce înseamnă și când poate fi aplicată fiecare?

În ultimii ani, tot mai mulți antreprenori au ales să folosească semnătura electronică. Acest lucru vine pe fondul distanțării sociale din pandemia de COVID-19, dar și a acceptării tot mai mult a mijloacelor tehnologice.

Semnătura este folosită încă din vremurile antice, iar în ultimii ani tot mai multă lume trece de la semnătura olografă la cea electronică sau digitală. În continuare, poți afla ce înseamnă, de fapt, olograf, când se folosește semnătura clasică și când cea electronică sau digitală, ce diferențe există între ele și multe altele informații despre principalele tipuri de semnături. 

Ce vei afla din acest articol

  • Ce este semnătura olografă
  • Când poți folosi semnătura olografă
  • Ce este semnătura olografă electronică
  • Când poți folosi semnătura olografă electronică
  • Ce este semnătura digitală
  • Când poți folosi semnătura digitală
  • Întrebări frecvente despre semnătură

Ce este semnătura olografă?

Semnătura olografă este o semnătură scrisă de mână care oferă autenticitate legală unui document. O persoană care semnează olograf își asumă, în fapt, răspunderea juridică a datelor trecute în documentul semnat. Însuși acest cuvânt, olograf, în dicţionar, este definit ca „scris de mâna autorului”. 

Legea semnăturii olografe

Semnătura olografă lege este articolul nr. 268 din Codul de Procedură Civilă. Conform acestui act legislativ, semnătura este un înscris realizat pe deplină credință, până la proba contrară, și recunoaște consimțământul părții semnatare cu privire la conținutul pentru care s-a semnat. 

La nivelul României, este reglementată și semnătura olografă electronică prin:

  • Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică.
  • Ordonanța de Guvern nr. 38/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivel de autorități și instituții publice.
  • Legea nr. 208/2021 pentru aprobarea Ordinului de Guvern nr. 36/2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau a semnăturii electronice calificate.
  • Regulamentul eIDAS aplicabil la nivelul UE (Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului nr. 910/2014).

Ce rol are semnătura

Indiferent dacă este vorba despre semnătura olografă sau în format digital, o semnătură are mai multe roluri:

  • Autentificare – confirmă și asigură identitatea persoanei care semnează.
  • Integritatea datelor – se asigură faptul că datele din document nu au fost modificate din momentul semnării actului. Semnătura digitală oferă un plus de integritate; chiar și o modificare ușoară a datelor va duce la o eroare.
  • Non-repudiere – oferă dovezi unei terțe părți (de exemplu, un judecător) că persoana care a semnat a participat la tranzacție și, astfel, oferă protecție în cazul în care celelalte părți neagă participarea. 

Avantaje și dezavantaje semnătura olografă

Semnătura olografă are avantaje și dezavantaje. Iată care sunt câteva avantaje ale semnăturii olografe:

  • Poți semna, chiar dacă nu ai un dispozitiv electronic.
  • Te ajută să stabilești identitatea personală/de brand în fața clienților – aspect util mai ales atunci când lansezi un business.

Cu toate acestea, semnătura olografă are și dezavantaje:

  • Se poate copia ușor de pe un document pe altul prin copiere manuală sau digitală.
  • Nu oferă garanții că documentul a fost semnat într-o anumită dată și la o anumită oră.
  • Este nevoie de un spațiu special pentru stocarea fizică a documentelor semnate olograf. 

Când poți folosi semnătura olografă?

Semnătura olografă poate fi folosită pentru a confirma identitatea semnatarului, indiferent de tipul de document semnat – de la contracte de muncă, documente de recepție, tranzacții financiare, documente personale etc. Reprezintă, de asemenea, o ocazie de a-ți demonstra inventivitatea și creativitatea. 

Creare semnătură olografă

O semnătură olografă ar trebui să fie unică și mai dificil de realizat pentru a limita cazurile de falsificare. Iată câțiva pași necesari pentru creare semnătură olografă:

  1. Alege stilul de semnătură olografă – stilul de a semna ar trebui să fie ușor de citit și de recunoscut. Uită-te la modul în care scrii și alege literele pe care vrei să le folosești pentru semnătură. Te poți inspira din semnăturile cunoscuților sau ale unor personalități.
  2. Repetă semnarea numelui – scrie-ți numele pe o bucată de hârtie și inspiră-te din diverse fonturi, forme și mărimi ale literelor. Repetă până când crezi că poți scrie semnătura olografă natural.
  3. Scrie semănătura în cursiv (înclinat) – astfel, literele se succed fluid una spre cealaltă. O astfel de semnătură este mai greu de falsificat. Dacă nu ești obișnuit să scrii cursiv, poți repeta fiecare literă în parte înainte de a scrie întreaga semnătură.
  4. Personalizează semnătura – o semnătură unică va fi mai dificil de falsificat și se va distinge. Poți da o formă particulară semnăturii sau poți adăuga un element în plus (de exemplu, o literă prelungită).
     

Model semnătură olografă

De ce există o preocupare atât de mare pentru semnat olograf? Ai zice că îÎn fond, este doar o semnătură. La nivelul unei afaceri, o semnătură olografă este un aspect minuscul pe lângă alte provocări care pot apărea. 

Adevărul este că un model de semnătură olografă te poate ajuta să ai o prezență unitară în mediul de business, indiferent dacă activezi în online sau offline. O companie semnează numeroase documente în fiecare lună. Clienții, furnizorii și alți parteneri îți vor vedea semnătura. Un model semnătură de mână profesionist va inspira seriozitate și stabilitate. Iată mai jos un model de semnătură olografă. 

Ce este semnătura olografă electronică?

Semnătura olografă electronică reprezintă varianta electronică a semnării de mână. Din punct de vedere juridic, are aceeași valoare și este recunoscută la nivel național și european. Diferența majoră dintre semnătura olografă clasică și semnătura olografă electronică este modul prin care este colectat scrisul. 

👉Semnătura olografă clasică sau electronică reprezintă doar un pas atunci când îți lansezi un business. Parcurge cursul Startup Edu pentru a afla toate informațiile de care ai nevoie de la idee de testare la scalare, provocări frecvente și sfaturi utile de la antreprenori, investitori, consultanți. 

Cum se poate semna olograf electronic?

Iată principalele moduri de a obține o semnătură olografă electronică:

  • Prin tehnoredactare – poți scrie de la tastatură în spațiul rezervat pentru semnătură;
  • Prin scanarea semnăturii clasice;
  • Prin încărcarea semnăturii clasice într-o aplicație specială, apoi convertirea sa în document;
  • Prin desenarea semnăturii – va căpăta un aspect autentic. Poate fi realizată cu ajutorul telefonului sau al unei tablete și un accesoriu de tip stylus.

​​​Tipuri de semnătură olografă electronică

Regulamentul european eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) definește trei forme de semnătură olografă electronică. Fiecare tip evoluează de la forma anterioară. Iată care sunt principalele tipuri de semnătură olografă electronică:

  • Semnătură electronică simplă – se referă la date în format electronic care sunt asociate altor date în format electronic și care deservesc drept semnătură. Chiar și scrierea numelui la baza unui e-mail servește ca semnătură simplă.
  • Semnătură electronică avansată (AdES) – pe lângă existența datelor în format electronic, semnătura avansată mai necesită câteva informații. Respectiv, capacitatea de a identifica în mod unic semnatarul, persoana care deține controlul asupra semnăturii electronice, orice schimbare asupra documentului fiind detectabilă.
  • Semnătura electronică calificată (QES) – este creată de un dispozitiv special pentru semnături calificate (QSCD) și se bazează pe certificate de calificare a semnăturilor electronice. 

👉 Vrei să afli mai multe informații despre dezvoltarea unui business? Intră în secțiunea Business EDU din cadrul platformei Startarium pentru a afla informații esențiale despre strategie, management financiar și resurse umane.

Program semnătură olografă electronică

Dacă folosești un program semnătură olografă, îți va fi mai ușor să semnezi online documentele de business. Cele mai bune platforme de acest fel automatizează și simplifică procedura de semnătură. Iată câteva sfaturi pentru a alege programul de semnătură olografă electronică:

  • Capacitatea de a semna documente pe telefon – un smartphone este accesoriul de bază în afaceri, iar 83% dintre persoanele care lucrează în vânzări spun că accesul la uneltele de business îi ajută să aibă un avantaj în fața competitorilor. O platformă de semnătură electronică trebuie să îți permită să semnezi documente pe telefon.
  • Acces în timp real la rapoarte – astfel, vei ști de câte ori au deschis clienții un document sau cât timp le-a luat să semneze. Dacă ai acces la astfel de date, îți vei putea modifica documentele pentru a putea obține o semnătură mai rapid.
  • Respectarea regulamentelor de securitate și confidențialitateprivacy la nivel național, european și internațional.

Avantaje și dezavantaje semnătură olografă electronică

Similar semnăturii olografice clasice, și semnătura electronică are avantaje și dezavantaje. Vezi mai jos avantajele semnăturii olografe electronice:

  • Nu necesită certificare externă.
  • Poate fi aplicată pe orice document. 

Printre dezavantaje semnătură olografă electronică, se numără:

  • Poate fi ușor falsificată.
  • Poate fi copiată ușor de pe un document pe altul.
  • Poate fi semnată doar în nume propriu. 

Când poți folosi semnătura olografă electronică?

Poți folosi semnătura olografă electronică în multe situații, printre care:

  • La bancă.
  • La recepția unui pachet sau a unor documente.
  • La instituțiile publice.
  • În orice altă situație în care se aplică semnătura olografă clasică. 

Ce este semnătura digitală?

Semnătura digitală este o formă electronică de semnătură cu securitate ridicată și care se bazează pe algoritmi matematici pentru a genera o amprentă digitală unică. Această amprentă (hash) asigură autenticitatea documentului, iar orice modificare, chiar și aproape insesizabilă, solicită intervenția semnatarului. 

Persoana care semnează digital deține o cheie publică pe care o folosește pentru a semna. Cel sau cea care primește documentul semnat are propria cheie unică prin care poate semna. Dacă nu există suspiciuni, persoana va fi notificată, similar în caz contrar. Acest proces poate părea complicat, însă este realizat automat de către programe dedicate. 

Avantaje și dezavantaje semnătura digitală

Semnătura digitală are avantaje și dezavantaje de care este important să ții cont. Iată care sunt principalele avantaje ale semnăturii digitale:

  • Este dificil de falsificat.
  • Nu poate fi copiată de pe un document pe altul.
  • Garantează că documentul respectiv nu a fost modificat.
  • Poate fi folosită atât în nume propriu, cât și în numele unei alte persoane.
  • Recunoaște autenticitatea, integritatea, data și ora semnării.
  • Se arhivează ușor și rapid și nu este nevoie de un spațiu fizic de depozitare.

Printre dezavantajele semnăturii digitale, se află:

  • Necesitatea de a deține un certificat digital emis de un furnizor autorizat. Atât expeditorul, cât și destinatarul trebuie să cumpere certificate digitale.
  • Necesitatea de a achiziționa sau închiria un software pentru a verifica autenticitatea documentului.
  • Data de expirare – semnătura digitală depinde de tehnologia folosită. Într-o perioadă în care avansul tehnologic are loc rapid, multe produse de acest fel au o durată scurtă de viață.
  • Compatibilitate – există numeroase standarde de semnătură digitală și multe dintre ele sunt incompatibile între ele. Astfel, se complică distribuirea documentelor semnate digital.

Când poți folosi semnătura digitală?

Poți folosi semnătura digitală în următoarele cazuri:

  • La interacțiunile cu autoritățile locale (ANAF, CNAS, ITM, ONRC etc.);
  • Pentru eliberarea certificatelor fiscale, de urbanism, de construcție etc.;
  • Cu parteneri de afaceri, clienți, departamente de HR.

👉 Indiferent de domeniul în care activezi, te poți bucura de schimb de idei, experiențe și conexiuni cu alți antreprenori. Accesează secțiunea de mentorat din cadrul platformei Startarium pentru a avea acces la un ghid în lumea antreprenoriatului. Cu ajutorul unui mentor poți obține noi perspective, îți poți testa ideile și crește ca om de afaceri. Aplică pentru propriul tău mentor pentru a-ți dezvolta afacerea așa cum ai nevoie.

Newsletter-ul Startarium. Citește sinteza lunară direct pe e-mail