12 pași de la înființarea firmei - Ghid pentru antreprenori nou-născuți

Ți-ai înființat compania, ai actele necesare și ești gata să te apuci de treabă. Amintește-ți însă de obligațiile fiscale și contabile pe care le ai deja! Află care sunt primii pași pe care trebuie să îi faci de la Valentina Saygo, expert contabil și consultant financiar.

Ai primit actele firmei fix în brațe și acum nu știi încotro să o iei. Ce vreau să-ți spun, este că de când a ieșit CUI-ul de la Registrul Comețului, înseamnă că firma ta are obligații față de instituțiile statului. Nu duce actele în șifonier, pretextând că dacă nu ai activitate, nu trebuie să faci nimic. De acum ceasul ticăie și poate curge cu amenzi.

Primii pași sunt cei mai derutanți, așa că hai să îi facem împreună.

Pasul 1. Capitalul social mutat în contul curent al firmei. Primul drum cu actele în brațe îl faci la bancă, ca să muți capitalul social din contul provizoriu pentru înființarea firmei, în cel curent. Acești bani întră în activitatea firmei și nu rămân pe veci “subscriși și vărsați”. Știu, nu ești prima persoană care crede acest lucru, dar acesta este secretul nostru. Tocmai ce s-a eliminat capitalul social minim de 200 lei, dar asta nu înseamnă să fie 2 lei, pentru că el va intra în calculul multor indicatori financiari ai firmei, mai ales atunci când vei dori să obții o finanțare. Așa că nu-i timpul pierdut să îl majorezi.  

Pasul 2. Alege un contabil în maxim 30 zile de la înființare. Pentru că din prima zi a existenței sale, firma are obligații declarative către fisc și nu numai. Dacă firma s-a înființat pe 29 septembrie, prima declarație de impozit trebuie depusă până pe 25 octombrie. Tocmai de aceea am zis maxim 30 zile, câteodată e bine să-l găsești chiar mai repede, ca să nu îți începi activitatea cu o amendă de nedepunere a declarației privind impozitul pe venit/profit. Și încă ceva, contabilul ar trebui să fie membru CECCAR și să ai cu el un contract de prestări servicii, cu drepturi, obligații și asumarea responsabilității.

Pasul 3. Achiziționează Registrul Unic de Control în 30 de zile de la înființare, altfel ești pasibil de amendă. Dacă ai ales deja un contabil, te poate ajuta el, ca să eviți primul drum la fisc. RUC este un ceaslov pe care trebuie să îl păstrezi la sediul firmei și în care completează doar organul de control când vine în vizită. Hai că am bătut în lemn!

Pasul 4. Fii în contact cu fiscul prin semnătură electonică și acces în Spațiul Privat Virtual. Declarațiile fiscale se depun doar electronic, iar comunicarea cu acesta se realizează numai prin SPV. Recomandarea mea este să împuternicești contabilul să folosească semnătura lui, dar nici ție nu îți strică să ai una, pentru relația cu alte autorități, că de fapt, acesta este viitorul. Mai un grant, mai un șomaj tehnic sau chiar un contract semnat cu un client, uite că ai ce face cu semnătura electronica.

Pasul 5. Procedura pentru evitarea spălării banilor se întocmește și se transmite tot la înființare, iar amenzile sunt usturătoare. Stai de vorbă cu contabilul tău și despre acest subiect.

Pasul 6. Verifică vectorul fiscal de la ANAF. Te-ai gândit bine care sunt impozitele și taxele pe care urmează să le plătești? Impozit venit microîntreprinderi sau impozit pe profit, cu sau fără TVA, cu sau fără salariați. Stai la o discuție cu contabilul tău și alege care este cea mai bună variantă pentru modelul tău de business, pentru că nu întotdeauna ce e implicit este și cel mai potrivit.

Pasul 7. Micro cu sau fără salariați. Dacă ai ales să plătești impozit pe venitul micorîntreprinderilor, acum te hotărăști dacă să fie 1% (cu minim un salariat) sau 3% fără salariați. Fă un calcul pe hârtie și vezi dacă merită costurile suplimentare pentru reducerea de impozit. Nu întotdeauna iese la socoteală, mai ales dacă salariatul nu este neapărat necesar, înșelegi tu ce vreau să zic.

Pasul 8. Facturarea. Despre factura fiscală sunt multe de spus, dar vreau să reții că ea este marketing și prima regulă ca o factură să fie încasată, este ca ea să fie emisă corect. Îți recomand să apelezi la un soft de facturare, ca să eviți greșeli și erori pe care mulți le-au făcut înaintea ta, de la elementele obligatorii de pe factură, până la procedura de facturare și numerotare. De asemenea, te-ar ajuta să faci distincția între următoarele forme de facturi: factura proforma, factura de avans, factura anulată, factura stornată. Și nu uita, o factură emisă și nedeclarată în contabilitate este încadrată ca evaziune fiscal, adică să nu uiți să o dai la contabilitate.

Pasul 9. Ai nevoie de casă de marcat în afacerea ta? Dacă urmează să încasezi numerar de la persoane fizice, răspunsul este DA. Sunt și excepții, dar cel mai bine este să le discuți cu juristul sau contabilul tău. Cum? Nu ai nici contabil, nici jurist? Întoarce-te la Pasul 2.

Pasul 10. Plafoanele fiscale, plafoanele de plăți sau încasări de numerar, sunt multe și e aproape imposibil să nu îți scape vreunul. De aceea îți recomand să apelezi la un soft de facturare, deoarece unul deștept te alertează atunci când depășești vreun plafoan. Îți mai recomand să duci actele la contabil imediat cum s-a terminat luna, chiar dacă raportările tale sunt trimestriale. Unele depășiri de plafoane se raportează în 10 (zece) zile de la terminarea lunii, deci trimite actele pe 5. Stai de vorbă cu el despre plafoane și la ce să fii atent, pentru că această discuție te-ar putea scăpa de amenzi sau situații complicate.

Pasul 11. Cod de TVA sau cod special de TVA pentru tranzacții intracomunitare. Dacă intrăm în zona de TVA intracomunitar, lucrurile se complică. Bine, TVA-ul ne complică existența în general, plus că e în permanentă schimbare și modificare. Discută cu contabilul modelul tău de business sau acțiunile pe care vrei să le întreprinzi, înainte de a le face. Și ține minte, “TVA nu e al meu, nu e al tău, e al statului!” și va face orice ca să nu te atingi de el.

Pasul 12. Păstrează actele la sediul firmei și nu le lăsa la contabil cu anii, pentru că acesta nu este arhivator autorizat (e o lege special în acest sens). Plus că așa vezi și tu dacă și-a îndeplinit obligațiile față de firma ta, adică documentele sunt procesate și declarațiile depuse cu recipise. Știu că nu prea te descurci să îți verifici contabilul, dar dacă ai un control inopinat, măcar nu primești amendă pentru neprezentarea documentelor la sediul firmei. Și nu e deloc mică.

Îți doresc profituri maxime și să te ferească fiscul!

Un material de Valentina Saygo - Expert contabil, consultant fiscal și antreprenor

Valentina Saygo este managing partner al companiei Ask for Accounting și are peste 20 ani experiență în consultanță financiar-contabilă.

Valentina este expert contabil membru CECCAR, specializată în principal pe legislația și contabilitatea întreprinderilor mici și mijlocii, cu o vastă experiență în diverse domenii de activitate economica. A participat la dezbateri și consultări cu Ministerul Finanțelor și ANAF, privind problemele cu care se confrunta contribuabilii în privința calculării și declarării taxelor și impozitelor.

A fost invitată în calitate de lector la numeroase conferințe fiscale, seminarii de specialitate, forumuri și emisiuni TV, iar prin articolele sale din presa economică a semnalat nereguli și inadvertențe legislative sau și-a exprimat opinia cu privire la modificările fiscale adoptate de autorități, oferind sfaturi atât antreprenorilor, cât și colegilor din branșă.

Valentina Saygo este implicată activ în mediul antreprenorial, este un translator al legislației fiscale, vorbind despre acte normative complicate în cuvinte simple și pe înțelesul tuturor. Este un contabil atipic, care refuză sa lucreze doar pentru ANAF și preferă să ajute antreprenorul român să înțeleagă informația contabilă și să se folosească de ea în afacerea pe care o conduce.

Newsletter

Newsletter-ul Startarium

Bilunar, în newsletterul Startarium găsești oportunități curatoriate și materiale utile antreprenorilor.

Abonează-mă