Cum gestionezi cât mai eficient finanțele afacerii tale, cum faci previziuni bugetare și ce optimizări te pot ajuta? Află despre toate în acest material.
Managementul costurilor
Costurile sunt cele mai importante la început de drum pentru că acestea trebuie acoperite inițial de către membrii organizației cât încă nu există o perspectivă clară asupra dezvoltării viitoare a afacerii sau a organizației, asupra profitului, a excedentelor sau a finanțărilor. La început, costurile vor fi destul de mici, însă vor deveni din ce în ce mai însemnate pe măsură ce afacerea crește. Care sunt, așadar, pașii de urmat în managementul costurilor?
- Definirea sau înțelegerea a tipului de afacere pe care o ai de fapt: faci servicii sau producție; import vs. indigen; active vs. rulaje (assets vs. turnover)
- Identificarea tipurilor de costuri pe specificul afacerii tale: fixe vs. variabile; predictibile vs. inopinate; directe vs. indirecte
- Alocarea clară de costuri pe produse/servicii – oferă mai multă precizie atunci când stabilești prețul produselor sau serviciilor;
- Definirea elementelor de profitabilitate pentru a înțelege mai bine cum să te raportezi la piață: marjă; adaos; comision; tarif; cost card
Ce tip de afacere ai?
În funcție de tipul de afacere, structura costurilor și managementul acestora devine mai clar și mai ușor de gestionat:
- Servicii: investiție inițială și capital de lucru mai mici; resursă umană calificată extrem de importantă
- Producție: investiții inițiale semnificative în achiziția de facilități (sediu, echipamente, utilaje); personal calificat;
- Import: formalități suplimentare (taxe vamale, accize); costuri specifice (plata în avans, diverse forme de garantare, transport și asigurare);
- Indigen: flexibilitate mai mare, control mai facil asupra termenelor, calității, specificațiilor;
- Bazată pe active: inerție crescută la schimbare; investiție TL → cash flow negativ, costuri cu amortizarea, finanțarea, mentenanța;
- Bazată pe rulaje: necesită volume mari pentru profitabilitate; dependență de consum; dependență de costul și condițiile de achiziție
Ce tipuri de costuri ai?
- Fixe: apar indiferent dacă afacerea „merge” sau nu; trebuie bugetate/plătite în avans (chiria, costurile cu o parte din salariați, costuri cu utilitățile – cum ar fi serviciile de comunicații);
- Variabile: depind de volumul afacerii; de obicei pot fi evitate sau limitate;
- Predictibile: pot fi estimate/bugetate/cuantificate în mod rezonabil în avans, fiind parte din costurile curente; sunt cele asupra cărora ai control direct: chirii, salarii, servicii pentru companie, costurile cu contabilitatea etc.;
- Inopinate: nu pot fi estimate cu precizie anterior apariției, însă pot fi provizionate pe baza unei analize de risc și pe baza unor precedente: costurile cu inflația, cu scumpirea utilităților, costurile forței de muncă, sarcina fiscală;
- Directe: depind în mod direct de natura afacerii; variază proporțional cu veniturile
- Indirecte: sunt legate de afacere, însă nu în mod direct; de obicei sunt costuri fixe sau administrative și au un impact redus pe creșterea sau scăderea afacerii.
Alocarea costurilor
În dezvoltarea unui produs scos pe o piață care nu este suficient de bine dezvoltată, există posibilitatea de a-ți face propriul preț, iar prețurile depind într-o foarte mare măsură de costurile pe care compania sau organizația ta le întâmpină, de aceea este important să dedici suficient timp și atenție în direcția alocării acestora.
În plus, în cazul în care costurile nu sunt alocate corect, poate exista și situația de a ieși în pierdere la sfârșitul unui an fiscal, deci alocarea lor corectă este cu atât mai vitală pentru o afacere:
1. Directe: se alocă în mod direct pe fiecare tip de produs/serviciu și necesită o cheie de alocare simplă (în relație directă cu produsul/serviciul) – costul materialelor din care este executat produsul, costul operatorului/mașinii care realizează produsul, rata de leasing pentru echipamente etc.
2. Indirecte: nu se alocă în mod direct, necesită o cheie de alocare complexă;
- Necesită identificare ca fiind costuri fixe sau variabile, în funcție de care se identifică și cheia de alocare adecvată pe produs/serviciu;
- Includ și cheltuieli administrative, ne-legate de procesul de producție/prestare, și care au diverse chei de alocare, spre exemplu: cheltuielile cu căldura pe metru pătrat sau pe metri cubi, cheltuielile cu internetul per utilizator, cu abonamentele de telefonie mobilă pentru angajați etc.
3. Identificarea centrelor de cost
- Etapă determinantă în alocarea eficientă și relevantă a costurilor;
- Centrelor de cost li se asociază tipurile de produse/servicii care acumulează aceste costuri
4. Identificarea cheilor de alocare (cost drivers)
- Reprezintă parametrii de alocare a costurilor;
- Exemple uzuale: numărul de unități relevate (produse, salariați, ore consultanță etc.), salariile unor angajați indirect productivi, costuri de marketing și promovare etc.
Managementul costurilor pentru profitabilitate
Evaluarea și estimarea cu acuratețe a costurilor și a marjei de profit sunt esențiale in calcularea unui preț de vânzare corect și competitiv, indiferent de ce ai vinde.
Marja (Margin)
- Profitul raportat la cost; se raportează la costurile proprii ale afacerii (companiei)
- Există mai multe formule de a calcula marja de profit, în funcție de ceea ce te interesează să afli (găsești formulele și explicațiile lor detaliate aici);
Adaos (Mark-Up)
- Profitul calculat la preț de vânzare; se raportează la piață/ alte produse similare; pe o piață dezvoltată, adaosul trebuie calculat și gândit atent, raportat la concurență: un preț prea mare prezintă riscul de a îndepărta potențialii clienți, în timp ce un preț prea mic te poate face să ieși în pierdere;
Comision
- De obicei, exprimat in % sau suma adăugată la costul unui produs sau serviciu externe; nu depinde de costuri (acestea fiind externe), dar depinde de îndeplinirea acestora;
Tarif (onorariu)
- Bazat pe prețul unei unități de măsură; utilizat de obicei în estimarea unor prestații intelectuale;
Cost card
- Model de constituire a prețului unui produs/ serviciu, bazat pe costuri;
- Conține: costuri directe (fixe + variabile), costuri indirecte, costuri excepționale + profit.
Managementul bugetelor
Bugetul este probabil cel mai important instrument de planificare. Bugetul este un factor valoros și pentru tine însuți sau pentru familia ta, însă contează cu atât mai mult într-o afacere. Bugetarea înseamnă să-ți înșiruiești ce-ți propui să realizezi: costuri, venituri, încasări, plăți și așa mai departe.
Bugetele se împart în mai multe categorii, așadar e vital să știi să construiești și să utilizezi diferite tipuri de bugete și să controlezi costurile și veniturile prin metoda execuției bugetare.
Bugetul reprezintă o estimare a cheltuielilor și veniturilor într-o perioadă dată de timp. De obicei, acesta este realizat de responsabilul financiar, prin colectarea datelor din toate departamentele, și este important pentru viabilitatea afacerii, controlul costurilor și stabilirea țintelor.
- Se bazează pe o estimare echilibrată (realistă, nu optimistă);
- Presupune crearea de linii bugetare cât mai detaliate, pentru o aproximare cât mai corectă a tuturor activităților și fluxurilor economice;
- Variante: pesimist (cheltuieli mari / venituri mici), optimist (cheltuieli mici / venituri mari) si echilibrat.
Controlul bugetar este un instrument de management și control al cheltuielilor și veniturilor, relevant pentru monitorizarea profitului și a pierderilor, identificarea pierderilor, stabilirea zonelor care necesită acțiuni corective și creșterea acurateții bugetelor viitoare.
- Asigură compararea situației actuale (realizate) față de cea estimată (previzionată);
- Poate măsura variațiile între perioade;
- Oferă informații cantitative, nu și calitative.
Tipuri de bugete
ZBB (Zero-Based Budget); flexibil vs. fix
- Buget construit „de la zero”, fără o referință predefinită sau precedent;
- Bugetul este construit pe baza costurilor si nevoilor proprii ale fiecărui flux economic;
- Se raportează la necesitățile perioadei viitoare, nu la performanța sau realizările precedente;
- Asigură obiectivitate și analiză bazată pe prognoze;
- Avantaj: un instrument simplu, care nu pornește de la date pre-existente;
- Dezavantaje: nu oferă comparabilitate și nu creează obiective și ținte de atins.
IBB (Incremental Based Budget)
- Incremental budgeting este o tehnică de bugetare care se bazează pe mici schimbări față de rezultatele bugetate sau cele concrete din perioada precedentă. Reprezintă o abordare comună în cadrul businessurilor în care echipa de management nu dorește să petreacă prea mult timp elaborând noi bugete sau nu simte o nevoie urgentă de a efectua o reevaluare amănunțită a afacerii. Acest mindset este reprezentativ în cazurile în care nu există o competiție foarte mare la nivelul unei industrii, ceea ce face ca profiturile să fie în mare parte aceleași sau să crească în mod predictibil de la an la an.
- Buget construit pe baza celui precedent;
- Bazat pe modificări (creșteri sau scăderi) de regulă procentuale, ale valorilor de referință precedente;
Avantaje:
- simplu și ușor de construit, pe baza unor date existente;
- încurajează creșterea afacerii prin eficientizarea costurilor și a veniturilor
Dezavantaje:
- perpetuează ineficiența (erorile);
- rezistență la schimbare
ABB (Activity-Based Budget); functional budget; process/ flow
- Buget construit pe activități (procese, fluxuri), în loc de tipuri de cheltuieli/ venituri;
- Cheltuielile/ veniturile sunt împărțite pe activități;
- De obicei este construit „top-down”, de la rezultate (venituri), la costurile necesare pentru atingerea acestora;
- Necesită identificarea corectă a activităților;
- Dezavantaj: necesită o metodă de alocare a cheltuielilor/veniturilor pe activități, care poate fi complicată și ineficientă;
- Avantaje: oferă o imagine segmentata, pe linii de business/activități, evidențiind ineficiențele (pierderile) și profitabilitatea pe activități, nu la nivelul întregii companii.
PBB (Project-Based Budget); per cost/ centru de profit; per contract/ afacere / oportunitate
- Buget construit specific pe bază de proiecte;
- Adecvat în special pentru proiecte distincte de activitatea de bază (finanțări europene, proiecte punctuale etc.);
- Poate fi utilizat pentru următoarele activități: oferte / licitații/ pitching, contracte, restructurare / eficientizare internă, construit pe aceleași principii ca ABB.
CFF (Cash-Flow Budget)
- Buget construit pe baza fluxurilor estimate de bani (numerar/cash);
- Bazat pe încasări și plăți (vs. venituri și cheltuieli);
- Oferă o imagine reală asupra deficitului sau excedentului de numerar;
- Un instrument eficient pentru identificarea necesarului de finanțare temporară/punctuală;
- În condiții restrictive, de lipsă de numerar, este probabil cel mai relevant instrument de planificare pentru evitarea intrării în incapacitate de plată;
- Asigură predictibilitate privind necesarul de finanțare externă, evidențiază diferențele dintre încasări și plăți relativ la termenele scadente.
Metode de previziuni bugetare (forecasting)
- Forecastingul financiar este procesul prin care o companie se gândește la viitor și se pregătește pentru ce ar putea să se întâmple. Acest proces include și setarea așteptărilor pentru rezultatele viitoare.
- Metoda liniară: % increment raportat la bugetul precedent;
- Metoda proporțională: asociază unul sau mai mulți parametri variabili la un parametru fix pentru a estima o linie bugetară;
- Metoda cantitativă: variază cantitățile bazat pe date de referință (statistici, piață etc.), raportat la costuri unitare interne;
- Metoda mediei periodice: revizuirea liniilor bugetare față de rezultatele actuale, pe intervale de timp mai mici decât referința bugetului (lunar, pentru bugete anuale);
- Metoda Delphi: bazata pe cercetarea de piață sau surse externe credibile (experți în domeniu, studii și cercetări etc.) vs. informații generate intern.
Idei de optimizări fiscale
Pentru a putea optimiza fiscal costurile, forma de organizare, taxele și impozitele, trebuie mai întâi să le înțelegi și să iei anumite decizii în privința lor, în funcție de oportunitățile pe care le ai la dispoziție și de ceea ce este reglementat legal în funcție de forma de organizare a companiei tale.
Formele juridice
Formele juridice pe care o organizație le poate lua sunt: SRL; SRL-D; II; PFA; AP (joint-venture).
- SRL-urile pot opta pentru un impozit pe venit între 1%-3% în cazul în care este încadrat în categoria microîntreprinderilor (adică are o cifră de afaceri sub 1 milion de euro) și pot aplica pentru fonduri nerambursabile și alte scutiri de taxe.
- Cât despre PFA-uri, dacă se califică pentru taxare la norma de venit, beneficiază de impozit pe venit plafonat, indiferent de cifra de afaceri; de asemenea, un PFA reprezintă o formă flexibilă de administrare a fondurilor proprii și poare avea maximum 9 angajați, ceea ce contribuie la o formă simplificată de contabilitate.
Indiferent de forma de organizare, o companie se va întâlni de-a lungul activității sale cu costuri legate de resursa umană care pot lua forma:
- Contractului Individul de Muncă – CIM (valabil în cazul angajaților companiei)
- Contractului de Cedare a Drepturilor de Autor – CCDA (în cazul în care dorești să contractezi copywriteri sau content writeri, persoane specializate care să organizeze traininguri și webinarii pentru firma ta sau pentru proiectele pe care le organizați etc.)
- externalizării (către persoane fizice autorizate sau SRL-uri care pot prelua contra cost o parte din activitatea companiei voastre, activitate pentru care nu aveți neapărat know how-ul sau echipamentele necesare, spre exemplu).
CIM este forma uzuală, legală, de angajare de personal, salariatul beneficiind de toate drepturile privind asigurările sociale și de sănătate. Acest lucru implică costuri mari pentru companie (aproximativ 75% din net). Contractul de Cedare a Drepturilor de Autor este o excepție de la CIM și se aplică exclusiv prestațiilor intelectuale și profesiunilor liberale. Se bazează pe un livrabil („opera”), care trebuie să fie bine justificat. În schimb, are costuri minime (10% impozit pe venit), dar nu oferă asigurări sociale.
Impozitarea
Impozitele directe pe care o companie trebuie să le plătească în funcție de forma de organizare sunt TVA-ul, impozitul pe profit/venit și impozitul pe dividende. În momentul în care afacerea ajunge la o oarecare maturitate, este bine să ai în vedere colaborarea cu un specialist în domeniul fiscal care să-ți ofere o perspectivă asupra modului în care să-ți organizați fiscalitatea.
Deducerea TVA-ului și cheltuielile deductibile vs. venituri neimpozabile sunt în sine niște chestiuni destul de dificil de înțeles dacă nu lucrezi în domeniu, însă extrem de benefice și de utile pentru afacere în momentul în care un expert le folosește în favoarea companiei.
Impozitele indirecte sunt un alt lucru de luat în calcul: spre exemplu impozitul pe proprietate, în cazul în care deții autovehicule, clădirea în care se desfășoară activitatea sau terenuri pe care le folosiți ca organizație, accizele, taxele vamale și alte impozite specifice în cazul în care desfășurați, printre altele activități de import/export.
Există însă și anumite facilități fiscal, eșalonări, scutiri și amnistii, cum ar fi:
- Amnistii/ scutiri (pentru majorări și penalități); de obicei pentru TVA, impozit profit/venit); obligă la plata datoriei principale;
- Eșalonări – rescadențarea unor datorii restante; creează obligația respectării noilor termene, sub sancțiunea anulării facilității;
- Ajutoare pentru situații speciale (șomaj tehnic etc.), aplicabile în contextul pandemiei de COVID-19.
