Ghid de supraviețuire a startup-urilor din comerț în cazul unui control fiscal de sărbători

Unul dintre cele mai importante aspecte de care să ții cont atunci când primești un control fiscal este că relația între inspector și contribuabil este una de egalitate. Așa că nu te teme! Citește însă mai jos ce ai de făcut.

Am intrat în sezonul de shopping și pe lângă efervescența cumpărăturilor, startup-urile din comerț se pot aștepta și la un control fiscal. Ce trebuie să știi în cazul în care ești „vizitat” de inspectorii Fiscului? În primul rând, află că există două tipuri de control fiscal: cel al Gărzii Financiare și cel din partea Administrației Financiare. Dacă inspectorii de la Fisc te anunță că vin să controleze evidența fiscală - practic este o operațiune de rutină la care este supus la un moment dat orice contribuabil. Garda Financiară face verificări inopinate. 

Odată ajuns echipajul de control la firma ta, fii o gazdă bună și pune la dispoziție toate documentele și evidențele contabile, plus un birou la care să poată să-și facă treaba. Ai grijă ca biroul să nu fie în iureșul activității, tocmai pentru a nu conduce la o inhibare a acesteia. Chiar dacă verificările durează mai multe zile, activitatea ta curentă nu trebuie să înceteze.

Pe tot parcursul controlului fiscal ai dreptul la asistență de specialitate acordată de consultanți fiscali, experți contabili, avocați etc. ori de câte ori sunt solicitați cu diferite informații, explicații și justificări. Nu-i lăsa însă niciodată singuri pe inspectori cu evidența fiscală a firmei. Reține faptul că relația inspector de control fiscal – contribuabil este una de egalitate. Inspectorii de control fiscal sunt obligați sa dea în aceeași măsură dovadă de politețe, disponibilitate și respect și să acorde managerului firmei suficient timp pentru discuții cu privire la cele constatate.

Concret, ce acte verifică, de obicei, echipele de inspectori la un control antifraudă?

Documente care atestă fiscalizarea aparatului de marcat și documente de justificare a încasărilor și plăților:

  • Dacă ai o firmă cu activitate în comerț, de exemplu, ai grijă să ai detaliate produsele vândute, ca să nu fie probleme atunci când inspectorii verifică rola jurnal. Arhivează rolele jurnal terminate. Să fie la îndemână și cărțile tehnice ale caselor de marcat, declarația de instalare a aparatului, contractul de colaborare cu firma care îți face revizia anuală și cartea de intervenții, plus registrul special. Verifică și dacă ai fixată ora exactă pe casa de marcat.  
  • E bine să ai la îndemână și raportul intermediar de activitate (raport X), în cazul în care inspectorii vor vrea să verifice dacă suma raportului coincide cu suma de bani efectivă din casierie. Ideal e să nu existe diferențe! 
  • De asemenea, inspectorii pot confrunta rapoartele fiscale de închidere zilnică (rapoartele Z) cu registrul de casă pentru a vedea dacă există dovezi justificative pentru depunerea/retragerea banilor din casierie: dispoziții de plată, chitanțe, foi ridicare/depunere numerar la bancă. 
  • Să ai puse la punct și rapoartele de gestiune, fișele de magazie, rețetarele și orice document relevant pentru verificarea stocurilor, dacă inspectorii vor vrea să-ți facă inventarul faptic. 
  • Vor verifica dacă respectați plafoanele de plăți cash și dacă faceți plăți fracționate pentru aceleași tranzacții/bunuri peste limitele legale: 5.000 lei persoane juridice și 10.000 lei persoane fizice. 

Documente care atestă proveniența mărfurilor:

  • Inspectorii pot lua prin sondaj și documentele de intrare mărfuri/materii prime și vor verifica dacă există și dacă sunt corect întocmite documentele justificative de recepție: nir-urile să fie semnate, facturile de achiziție și de livrare să fie conforme cu Codul Fiscal, să existe avize de însoțire a mărfii, documente vamale, borderouri de achiziție etc. 
  • Ai grijă să declari punctele de lucru unde îți desfășori activitatea. Altfel, te poți trezi cu confiscarea veniturilor realizate. E obligatoriu și să ai registrul unic de control la sediul social/punctul de lucru. Fii atent să ai mențiunea pe facturile fiscale emise cu privire la capitalul social, iar rapoartele Z să conțină detalii exacte cu privire la locația unde ai punctul de desfășurare a activității. 
  • Mare atenție și cu inventarul anual. Lipsa lui te poate costa până la 5.000 lei (conf. art. 42 alin. 1 din Legea Contabilității). Nu de puține ori, ca să nu plece cu mâna goală, inspectorii apelează la această sancțiune. 
  • Verifică și dacă ai bine delimitate gestiunile en-detail și en-gross, dacă este cazul. Și să fii în ordine și cu fișele de prezență zilnică ale salariaților și programul efectiv de lucru. Nu uita nici să ai afișele obligatorii la vedere și să ai declarate, la Fisc, adaosurile comerciale practicate (conf. art. 1 alin. f din Legea 12/1990). 

Mai ține cont că inspectorii Fiscului au obligația să motiveze în scris deciziile luate, așa că atunci când vei primi draftul raportului de inspecție, apelează la consultanți de specialitate (contabil, consultant fiscal, jurist) pentru discuția finală, dacă ai obiecții la concluziile raportului.

În cazul în care inspectorii Fiscului surprind nereguli în activitatea firmei, iată ce contravenții și amenzi sunt prevăzute:

  • Lipsa dotării cu aparat de marcat înseamnă amendă de 12.500 lei, suspendare și sigilare. 
  • În cazul unui control, neutilizarea aparatului de marcat și nejustificarea cu documente a vânzărilor și sumelor existente în unitate se finalizează cu avertisment sau amendă până la 27.500 lei, în funcție de gravitate și suspendarea activității de la a doua abatere. 
  • Comercializarea sau deținerea de băuturi alcoolice și produse din tutun care nu sunt marcate corespunzător prin banderole sau timbre înseamnă amendă de la 20.000 la 100.000 lei, confiscarea produselor nemarcate, iar fapta e considerată infracțiune dacă sunt depășite anumite cantități. 
  • Cine vinde bunuri a căror proveniență nu poate fi dovedită este pasibil de amendă de la 500 la 20.000 lei și confiscarea mărfurilor. De precizat că documentele de proveniență trebuie să însoțească bunurile pe timpul transportului, depozitării, comercializării. 
  • Lipsa documentelor justificative pentru toate operațiunile efectuate se sancționează cu amendă de la 300 la 4.000 lei. Iar lipsa afișării la loc vizibil a anunțului de atenționare a clienților care le permite acestora să nu achite produsele/serviciile în cazul în care nu primesc bonul fiscal, ori chitanța e amendată cu 3.000 lei. 
  • Nerespectarea interdicției de a înmâna alte documente care atestă plata contravalorii bunurilor achiziționate sau a serviciilor prestate, cu excepția bonurilor fiscale și a chitanțelor, duce la o amendă de 9.000 lei. 
  • Nejustificarea sumelor de bani la unitatea de vânzare a bunurilor sau de prestare a serviciilor prin datele înscrise în documentele emise de aparate de marcat, în registrul special și/sau chitanțe se sancționează cu 3.000 lei amendă și confiscarea sumelor nejustificate. 

Cel mai bine este ca evidențele fiscale să fie întocmite la timp, iar eventualele problemele apărute să fie rezolvate cât mai repede posibil, pentru ca odată avizul de inspecție fiscală primit, să nu te simți nepregătit în rolul de contribuabil. Ci, din contră, să fii foarte bine pregătit, iar cadoul tău de final de an de la Fisc să fie un simplu ”Sărbători fericite”.

Newsletter

Newsletter-ul Startarium

Bilunar, în newsletterul Startarium găsești oportunități curatoriate și materiale utile antreprenorilor.

Abonează-mă