Semnătura electronică – cum funcționează, ce opțiuni ai și la ce te ajută

În ultimii ani, dar mai ales începând cu 2020, pe fondul măsurilor de distanțare socială, tot mai mulți antreprenori au luat în calcul sau chiar au început să folosească semnătura electronică. Lucian Daia, CTO Zitec, ne-a răspuns la cele mai importante întrebări despre acest subiect. Vezi mai jos detalii despre cum adopți o astfel de semnătură, ce opțuni există pe piață și la ce să fii atent.

Pentru ca documentele în format digital să aibă aceeași valoare legală ca cele pe hârtie, cu semnătură și ștampilă, este nevoie de semnătură electronică. Facturi fiscale, contracte, bilanțuri contabile și multe altele pot fi semnate astfel. Semnătura electronică implică o scutire importantă de timp și cost, în plus aduce un plus de siguranță, riscul de falsificare sau alterare fiind zero.

Noi, la Zitec, avem o experiență de aproape două decenii în domeniu digitalizării, iar cu semnătura electronică DocuSign am economisit doar anul trecut 240 de ore pe care le-am fi investit în semnarea contractelor pe care le-am încheiat cu clienți, furnizori etc. 

Din punct de vedere al reducerii timpului petrecut pe astfel de activități sau chiar a duratei de semnare a unui contract, beneficiile diferă în funcție de mărimea si industria din care face parte organizația. Spre exemplu, pentru clienții Zitec din zona de fintech & legal pentru care am integrat o astfel de soluție de semnătură electronică, am observat o viteză mai mare de semnare a contractelor cu până la 3 zile, în medie. 

Cum adopți o aplicație de semnătură electronică?

Majoritatea aplicațiilor de semnătură electronică pot fi adoptate prin flux manual, direct din dashboardurile puse la dispoziție de furnizorul soluției cu pricina. Din experiența noastră, însă, am văzut că impactul cel mai mare al unei astfel de soluții de semnătură electronică este vizibil atunci când adopția presupune integrarea cu aplicații terțe deja existente și folosite în organizație și automatizarea fluxurilor specifice, consumatoare de timp.

Tipuri de semnătură electronică

În funcție de specificul afacerii există diferite tipuri de semnătură electronică: fie cu acoperire la nivel european, fie cu acoperire globală. Semnăturile electronice diferă și în funcție de tipurile de documente de semnat, ceea ce înseamnă, implicit și diferențe pe zona de costuri.

Un consultant cu experiență în domeniul semnăturilor electronice te poate ajuta cu identificarea nevoilor business-ului tău și poate veni cu recomandări de soluții specifice. 

Câteva exemple de scenarii comune pentru semnăturile digitale:

  • semnarea de contracte comerciale cu clienți sau furnizori
  • semnarea de comenzi și facturi
  • semnarea de NDA-uri
  • votarea electronică a buletinelor de vot în adunările generale ale acționarilor sau în adunările consiliilor de administrație
  • semnarea de documente de HR (contractele de angajare au un regim special și pot fi semnate cu semnătura calificată, restul cu semnătura simpla)

Soluții de semnătură electronică

Am menționat mai sus DocuSign ca una dintre soluțiile de semnătură electronică pe care avem noi experiență. Aș mai adăuga și Namirial, ambele soluții fiind recunoscute pentru fluxul intuitiv și prietenos de semnare, dar și pentru că oferă Cloud signatures, adică semnături disponibile oricând, de oriunde, accesibile în cloud. 

Așadar, Cloud signatures ajută mai mult decât o fac furnizorii de semnături electronice care condiționează accesul la semnătura electronică de un token fizic, care trebuie folosit absolut de fiecare dată indiferent de context. 

Cât costă o astfel de soluție?

Prețurile diferă în funcție de specificul business-ului tău, sau, mai specific: 

  • de tipurile de  documente cu care urmează să operezi și pentru care ai nevoie de semnătură electronică
  • dacă acoperă relații contractuale între organizații din România sau implică jucători internaționali
  • numărul de astfel de documente aferent fiecărei luni

Cu toate acestea, ca să-ți faci o idee de preț de pornire, costurile pot pleca de la sub 1EUR/document. La o comparație simplă cu costul aferent unui serviciu de curierat dus-întors cu documente de semnat de cel puțin doi parteneri de business, fie și în același oraș, avantajele semnăturii electronice sunt evidente.

Ce pași sunt necesari pentru obținerea semnăturii electronice

Recomandarea noastră este să apelezi la un consultant din zona de tech sau digital, așa cum este Zitec, care să-ți ofere ghidaj în alegerea soluției potrivite ținând cont de specificul business-ului tău. Tot acesta te va ajuta să te asiguri că soluția aleasă îți oferă acoperire din punct de vedere al legilor specifice în vigoare și că semnătura electronică este potrivită tipurilor de documente vizate.

Iată care sunt pașii principali pe care să-i ai în vedere atunci când iei în calcul o soluție de tip semnătura electronică: 

  1. Inventariezi fluxurile pentru care vrei să digitalizezi semnăturile
  2. Estimezi volumul de documente pentru fiecare flux și evaluezi ce fel de semnătură ai nevoie pentru fiecare (simplă / avansată / calificată)
  3. Decizi dacă fluxurile de semnare vor fi lansate direct din aplicația de semnare sau dacă vor fi integrate cu un software existent din organizația ta
  4. Alegi o soluție tehnică pe baza nevoilor de la punctele 2 și 3
  5. Estimezi costurile de implementare, precum și cele de rulare (aferente semnăturilor digitale)
  6. Lucrezi cu un partener pentru a-ți valida scenariul sau a te ajuta cu toți pașii menționați anterior.

Newsletter-ul Startarium. Citește sinteza lunară direct pe e-mail