Pentru un antreprenor la început de drum, administrarea unui business poate veni cu o serie de provocări care pot fi depășite cu ușurință atunci când ia deciziile corecte. Ca să iei cele mai bune decizii, ajută să cunoști în detaliu situația companiei și să ai o imagine clară asupra structurii organizatorice a acesteia. Astfel, îți va fi mult mai ușor să delegi sarcini și să implementezi un plan strategic pentru dezvoltare. De ce? Pentru că vei vedea exact care sunt resursele echipei, vei avea claritate asupra rolurilor și îți va fi mai ușor să estimezi resurse suplimentare dacă îți propui să crești business-ul. Descoperă mai jos ce este organigrama și cum te poate ajuta să gestionezi mai bine activitățile organizaționale și angajații.
Pe scurt
- Ce este organigrama
- Importanța unei organigrame
- Elementele unei organigrame
- Tipuri de organigrame
- 3 pași pentru realizarea unei organigrame
- Când se modifică organigrama
Ce este organigrama
Pe scurt, organigrama este un sistem intern de organizare a unei companii, necesar pentru funcționarea acesteia în condiții optime. Ea include organizarea angajaților în departamente prin realizarea unei scări ierarhice, dar și o trasare generală a responsabilităților, alături de fișa postului fiecărui angajat.
În special pentru un antreprenor aflat la început de drum, organigrama este esențială pentru buna administrare a afacerii, întrucât oferă o imagine clară a structurii organizatorice.
👉 Pentru că procesul de învățare nu se oprește niciodată, venim în sprijinul tău cu cel mai complex curs ghidat din Startarium. Află mai multe despre Startup Edu și învață tot ce trebuie să știi despre etapele tipice ale unui startup.
Importanța unei organigrame
Organigrama unei companii arată modul în care sunt structurate resursele umane ale firmei, conform planului stabilit de către managerul general, fondatorul companiei sau administrator. În ceea ce privește angajatorul, organigrama trebuie să îi ofere acestuia acces rapid la informații despre angajați, precum: poziția angajatului în companie, responsabilitățile acestuia, persoanele pe care le coordonează, dar și superiorii direcți ai angajatului. Acest lucru poate facilita managementul și planificarea forței de muncă, oferindu-ți posibilitatea de a îmbunătăți și de a echilibra volumul de muncă între pozițiile aceluiași departament.
În ceea ce privește angajatul, organigrama îl ajută să își înțeleagă rolul în companie, responsabilitățile pe care le are, dar și superiorii direcți cărora le raportează. În același timp, organigrama permite fiecărui angajat să înțeleagă pozițiile ocupate și sarcinile altor angajați, așa încât să poată lucra mai simplu și colaborativ cu colegii săi.
Elementele unei organigrame
Pentru că o organigramă trebuie să redea într-un mod cât mai clar structura organizatorică a unei companii,ea include mai multe elemente. Iată care sunt acestea:
1. Postul
Un post constituie ansamblul responsabilităților, sarcinilor și obiectivelor care sunt atribuite fiecărui angajat în momentul semnării contractului de muncă. Definirea particularităților fiecărui post permite gruparea acestora în departamente de lucru.
2. Departamentul
În special în cazul unei companii de mari dimensiuni, împărțirea posturilor pe departamente este necesară pentru buna funcționare a organizației. De exemplu, pot exista departamente de contabilitate, marketing, vânzări etc. În cazul unui business de mici dimensiuni, pot lipsi departamentele. Într-o astfel de situație, de cele mai multe ori, angajații sunt subordonați unui singur manager.
3. Nivelul ierarhic
După stabilirea posturilor și organizarea acestora în departamente, trebuie desemnate pozițiile pe care se află anumite posturi, cu același grad de subordonare față de managerul general al firmei. Concret, acest criteriu desemnează toți managerii de departamente aflați la aceeași distanță ierarhică, subordonați direct managerului general.
4. Relațiile organizatorice
Acest criteriu asigură o colaborare eficientă între membrii unor departamente diferite, deoarece desemnează atât raporturi de colaborare între departamente, cât și detaliat, între doi sau mai mulți angajați care aparțin unor departamente diferite. Relațiile organizatorice pot fi ierarhice, de cooperare, de control sau reprezentare.
👉 Descoperă cursul „Totul despre echipa” și învață cum poți să construiești o echipă și să o dezvolți. Acest curs îți va fi util dacă:
- ai nevoie să recrutezi oameni potriviți pentru echipa ta;
- cauți să devii un lider mai bun;
- îți dorești să clarifici legătura dintre valorile personale și munca ta;
- vrei să înțelegi ce îi motivează pe oameni.
Tipuri de organigrame
Există mai multe tipuri de organigrame care pot fi folosite în funcție de dimensiunea unei afaceri și de structura sa organizatorică. Iată câteva exemple:
Organigrama verticală, de tip piramidă
Această organigramă este folosită de obicei de către companiile cu mai multe structuri ierarhice și conține mai multe niveluri. Persoana care se află pe primul nivel, în „vârful piramidei” este managerul general sau persoana care are cel mai mare grad de autoritate, pe cel de-al doilea nivel se află managerii de departamente, iar pe cel de-al treilea nivel se află membrii departamentelor.
Organigrama orizontală sau cu citire de la stânga la dreapta
Acest tip de organigramă este folosit de obicei de companiile care nu au foarte mulți angajați și nu include poziții de micromanagement. Angajații dintr-o astfel de companie pot funcționa într-un mod parțial sau total autonom și nu au nevoie de micromanagement pentru a-și îndeplini sarcinile zilnice. Din acest motiv, într-o organigramă orizontală, pozițiile de execuție sunt subordonate direct persoanei cu cel mai mare grad de autoritate din companie.
Organigrama matrice
Acest tip de organigramă este o combinație între organigrama verticală și cea orizontală, însă, spre deosebire de acestea, organigrama matrice pune accentul pe relaționarea dintre membri. Asta presupune ca împărțirea să se facă la nivel general, de departament, și nu la nivel de angajat.
Organigrama matrice este folosită de regulă de companiile care au o activitate complexă și care desfășoară proiecte ce presupun implicarea unilaterală a membrilor din fiecare departament.
3 pași pentru realizarea unei organigrame
De obicei, organigrama unei companii este creată de către manager, împreună cu directorul de resurse umane al companiei și cu managerii departamentelor. După crearea ei, departamentul de resurse umane arae responsabilitatea de a pune la dispoziția tuturor angajaților organigrama întocmită, de obicei virtual, pentru a fi ușor accesibilă pentru toți.
Iată cei 3 pași pentru realizarea unei organigrame a afacerii tale:
1. Listează toți angajații
Primul pas pentru realizarea unei organigrame cât mai reușite este identificarea tuturor angajaților. Mai apoi, trebuie să obții detalii referitoare la posturile pe care aceștia le ocupă și la sarcinile și obiectivele pe care le au. După ce ai creat această listă și este clar numărul angajaților pe care îi ai, poți să treci la pasul următor.
2. Alege tipul de organigramă potrivit pentru afacerea ta
Dacă afacerea ta este una de mici dimensiuni, poți alege să întocmești o organigramă orizontală, pentru că aceasta nu cuprinde poziții de micromanagement și îți va fi mult mai simplu să structurezi posturile existente.
În schimb, în cazul în care afacerea ta este una medie și include poziții de micromanagement, atunci poți să optezi pentru o organigramă verticală, de tip piramidă împărțită pe 3 niveluri: primul nivel care reprezintă autoritatea absolută, al doilea nivel care include micromanagementul și al treilea nivel care cuprinde pozițiile de execuție.
În ceea ce privește afacerea de dimensiuni mari, organigrama matrice este cea mai potrivită pentru a reda într-un mod cât mai concis structura acesteia. Acest tip de organigramă prezintă și relațiile dintre departamente, așa că vei avea o imagine de ansamblu clară asupra modului de funcționare a organizației.
👉 Descoperă Business Model Canvas care te poate ajuta să îți structurezi modelul de business, să te organizezi și să îți menții atenția asupra obiectivelor tale!
3. Întocmește organigrama
Există diverse modele de organigrame pe care le poți folosi și adapta în funcție de nevoile afacerii tale, însă poți să îți creezi și tu propria organigramă de la zero fără prea mult efort, dacă ții cont de următoarele sfaturi:
- Mărimea patrulaterelor și grosimea liniilor trebuie corelate cu amploarea sarcinilor, competențelor și responsabilităților;
- Localizarea patrulaterelor trebuie să reflecte raporturile de subordonare ierarhică existente în firmă.
- Pentru fiecare departament, organigrama trebuie să indice numărul total al personalului, făcând o diferențiere clară între pozițiile de conducere și cele de execuție;
- Atunci când patrulaterele dintr-o organigramă sunt numeroase, se recomandă folosirea unei legende pentru explicarea simbolurilor utilizate.
În concluzie, o organigramă ar trebui să fie:
- exhaustivă – să includă și să reprezinte fiecare angajat al companiei;
- clară – responsabilitățile fiecărei poziții trebuie să fie expuse într-un mod cât mai clar, iar relațiile dintre departamente trebuie definite într-un mod cât mai concret;
- accesibilă – organigrama trebuie să fie ușor accesibilă și disponibilă în orice moment.
Când se modifică organigrama
Deoarece reprezintă o structură de bază în orice companie, organigrama se poate modifica în funcție de nevoi. Iată care sunt cele mai des întâlnite situații care necesită modificarea organigramei:
- fluctuație de personal. Atunci când există demisii în companie, iar posturile sunt ocupate de noi angajați, organigrama trebuie modificată în consecință. În acest mod se evită colaborarea greoaie, iar activitățile pot fi desfășurate fără probleme;
- modificări organizaționale. Atunci când se înființează un nou post, indiferent că este de conducere sau execuție, organigrama trebuie și ea modificată. În funcție de departamentul sau aria de activitate, în organigramă se adaugă noile poziții și persoane care le ocupă.
Indiferent de dimensiunea afacerii tale, o organigramă verticală, orizontală sau o organigramă matrice îți poate fi de un real ajutor atunci când ai nevoie de o imagine clară asupra structurii organizației. O organigramă este realizată conform specificul organizației și este actualizată în mod constant pentru a corespunde noilor schimbări survenite în companie.
