De un cont bancar ai nevoie pentru a încheia procesul de deschidere a firmei și pentru a funcționa. Înainte să alegi furnizorul de servicii bancare, este bine să înțelegi în ce situații vei avea nevoie de acesta, ce facilități și servicii oferă și cum diferă ele.
Pe măsură ce afacerea ta crește, și nevoile sale se modifică: dacă la început vei folosi contul bancar mai mult pentru plăți și încasări, în timp poți începe să accesezi și alte servicii: schimb valutar, credite, implementarea plății cu cardul pe site-ul tău etc. Despre toate aceste aspecte poți afla în cele ce urmează.
1. Factorii de care să ții cont când alegi o bancă
Comisioane, facilități, suport tehnic și apropierea față de IMM-uri - ce contează mai mult atunci când te hotărăști cu ce bancă să lucrezi? Dacă nu știi de unde să o apuci cu cercetarea, îți recomandăm câteva lucruri de care să ții cont în acest proces de selecție.
Comisioanele - În funcție de activitatea pe care o desfășori ar fi bine să consulți broșura de comisioane pentru următoarele operațiuni și, dacă e nevoie, să ceri mai multe detalii de la bancă. Iată lista comisioanelor de care trebuie să ții cont:
- Comisioane de deschidere și administrare pentru conturi, indiferent de monedă;
- Comisioane la încasări;
- Comisionul de retragere a numerarului;
- Comisionul la transferul către alte bănci;
- Comisioane la depunere numerar;
- Comisionul de administrare a cardului.
Schimbul valutar - Dacă tranzacționezi sume importante de valută, să știi că poți obține cursuri valutare semnificativ mai bune decât cele afișate la ghișeu. Marja de negociere pe piața valutară diferă de la caz la caz, în funcție de bancă, de relația pe care o ai în calitatea de client, dar și de fluctuațiile din piața interbancară.
Negocierea cursului poate avea loc la telefon, iar cotația obținută are o valabilitate de 5 sau 10 minute, dacă depășești acest termen fiind necesar să soliciți un nou curs. De cele mai multe ori, poți să obții un curs mai bun pe platformele de internet banking, nu uita să arunci și acolo o privire.
Internet și mobile banking – Cu ajutorul lor, e mai ușor să monitorizezi încasările, iar pentru un business mic sau mediu, acest serviciu poate să facă diferența în termeni de timp, bani și resurse umane. Iată ce operațiuni poți să faci de la distanță:
- Consultarea soldurilor și a extraselor de cont în orice moment;
- Plata diverșilor parteneri/furnizori;
- Descărcarea confirmărilor de plată pentru operațiunile realizate;
- Transferuri între conturi;
- Realizarea de schimburi valutare;
- Constituirea sau lichidarea depozitelor la termen;
- Rambursarea creditelor;
Rețeaua - Dacă știi că va fi nevoie să faci și operațiuni la ghișeu, nu uita să consulți harta unităților, pentru a vedea dacă banca respectivă are sucursale într-una din zonele frecventate de către tine. Cu cât sucursala este mai apropiată, cu atât vei economisi timp și bani și te vei putea concentra pe ceea ce contează cu adevărat - business-ul tău.
Opțiunile de finanțare - Verifică dacă banca pe care vrei să o alegi are o divizie de afaceri dedicată creditării companiilor mici și mijlocii și ce procent din activitatea lor este orientată spre acest segment de piață. Mai mult decât atât, caută să vezi dacă banca este familiară și confortabilă cu industria în care tu activezi, ca business.
O modalitate mai simplă de a afla este să intri pe site-ul băncii la secțiunea dedicată IMM-urilor, sau poate chiar cea a business-urilor mici, și, eventual, să stabilești o întâlnire cu un consilier al băncii.
De obicei, băncile evaluează cererile pentru linii de credit în mod similar cu alte produse de creditare, ceea ce înseamnă că analiza se poate dovedi una destul de complexă. Însă, de puțin timp au apărut și liniile de credit aprobate instant pentru companii, unde acționarii se prezintă numai cu buletinul dacă sunt clienții băncii sau cu actele pentru deschiderea unui cont, dacă sunt la primul contact. Mai departe, banca face toate verificările de care are nevoie în bazele de date ale partenerilor externi.
Consultanții dedicați - Ca antreprenor, relația pe care o poți construi cu banca este foarte importantă - și, mai ales, relația cu consultantul pe care îl găsești. Vei avea multe întrebări, sunt multe tehnicalități de care trebuie să ții cont și atunci e extrem de important să ai o persoană căreia să i te adresezi, care să fie alături de tine, disponibilă să îți explice și să fie proactivă. Se poate întâmpla să apară produse sau servicii care te-ar ajuta și de care tu să nu fi aflat încă.
Ce alte servicii îți poate oferi banca - Adică dacă te poate pune în contact cu oameni care te pot ajuta: de la posibili parteneri în afaceri sau furnizori, la consultanți din zona financiară, fiscală, contabilitate, legală.
Urmărește și cursul despre construirea relației cu banca
2. Cum devii acceptator de plăți cu cardul
Pentru a instala un sistem de acceptare a plăților cu cardul, trebuie să apelezi, bineînțeles, la o bancă. Ar fi bine să începi chiar cu banca la care ai contul curent, pentru a avea un singur punct de contact pentru toate operațiunile și chiar pentru a negocia costuri mai avantajoase, având în vedere că ești deja client.
Cum funcționează:
- Banca îți va pune la dispoziție un dispozitiv POS (pentru încasările cu cardul). Majoritatea POS-urilor se conectează la serverele de procesare a plăților prin GPRS, prin conexiuni dedicate, deci nu trebuie să dispui de o conexiune la internet sau telefon dedicată pentru POS.
- Sistemele din spatele POS-urilor pot fi conectate la contul companiei, dar și la bazele de date ale companiei pentru a urmări stocul, informații legate de plată și pentru a putea genera în timp real rapoarte de activitate, stoc și financiare.
- Costul de operare a unui POS depinde de relația cu banca și tipul de pachet utlizat, însă de cele mai multe ori tarifele pot fi negociate. În general, comisioanele variază de la bancă la bancă, fiind între 0,6% și 1% din valoarea tranzacției, dar pot apărea diferențe și la aceeași instituție, în funcție de rulajul lunar al clientului. În plus față de comisionul pe tranzacție, băncile mai pot percepe taxe pentru închirierea POS-ului sau administrarea sistemului - în general circa 50 de lei lunar.
Plățile cu cardul pe Internet
Pentru a putea accepta plăți cu cardul pe site-ul tău, trebuie să apelezi la serviciile unui procesator de plăți electronice. Acesta îți va pune la dispoziție și o soluție tehnică pentru a conecta site-ul tău de comerț electronic cu aplicația de plăți online (pentru a comunica sumele de plată și pentru confirmarea plății). Relația cu astfel de procesator este importantă datorită tehnologiei 3D secure prin care datele clientului sunt păstrate în siguranță. Ca și în cazul POS-urilor, și în cazul plăților online, procesatorii percep comisioane ca procent (în medie circa 1%) din valoarea tranzacțiilor. Cei mai cunoscuți procesatori din România sunt PayU, Netopia, EuPlatesc sau PlățiOnline.
3. Tipurile de carduri pe care le poți folosi pentru afacerea ta
Poți folosi carduri de debit și de credit.
Cardurile de debit pentru firme pot fi atașate unui singur cont sau pentru diferite conturi ale companiei. Pe fiecare card de business apare atât numele companiei, cât și numele utilizatorului, întrucât antreprenorul poate emite mai multe carduri bancare pentru anumiți angajați, acestea fiind nominale chiar dacă sunt atașate unui singur cont.
După ce stabilești câte carduri bancare ai nevoie și care sunt persoanele care le vor folosi, poți să stabilești limite diferite privind numărul și valoarea tranzacțiilor pe care le poate face fiecare utilizator, în funcție de nevoi.
De asemenea, pentru o evidență pe tipuri de cheltuieli sau pe centre de cost, poți să deschizi un cont separat la care să oferi acces doar angajaților din diferite departamente sau cu diferite funcții din compania ta.
Cardurile de credit pentru firme - în același timp, poți deschide și o linie de credit și, implicit, atașa contului de firmă și unul sau mai multe carduri de credit, așa încât să ai la îndemână resurse financiare suplimentare în eventualitatea în care apar o oportunitate de achiziție, o situație urgentă sau costuri excepționale, iar disponibilitățile afacerii tale nu te ajută la momentul respectiv.
Poți solicita mai multe carduri pe plafonul agreat, pe numele asociaților sau angajaților, cu limite individuale pentru fiecare utilizator.
Cum ții evidența fiscală si cum se înregistrează contabil operațiunile cu cardul?
Pentru înregistrarea achizițiilor și cheltuielilor realizate cu cardul de debit și credit, este nevoie să prezinți contabilului o serie de documente justificative precum extrasul de cont pentru contul care are atașat cardul, bonuri fiscale, facturi fiscale sau bonuri emise de bancomat sau de furnizor care atestă retragerea de numerar sau plata cu cardul. Operațiunile urmează să se înregistreze la data tranzacției.
