Megalapítottad a vállalkozásodat, minden szükséges dokumentummal rendelkezel, és készen állsz arra, hogy munkához lássál. De ne feledkezzél meg a már meglévő adó- és számviteli kötelezettségeidről! Tudjál meg mindent az első lépésekről, amelyeket meg kell tenned Valentina Saygo, könyvelő és pénzügyi tanácsadó szakértőtől.
A cégdokumentumokat gyakorlatilag a karjaidba ejtették, és most nem tudod, mit kell tenned ezután. Tudnod kell, hogy cégednek már abban a pillanatban kötelezettségei vannak az állam intézményeivel szemben, amikor a cégbejegyzési igazolást a cégnyilvántartási hivatal kiadja. Ne tegyed ezeket az iratokat a szekrénybe, és ne gondold, hogy mivel valójában még nem folytatsz üzleti tevékenységet, nincs más teendőd. Az óra már ketyeg, és ha így teszed, pénzbírságok zúdulhatnak önre.
Az első lépések a legzavarosabbak, ezért vegyük őket együtt.
1. lépés. A törzstőkét át kell utalni a cég folyószámlájára. Az első út, amit az összes dokumentummal a karodban meg kell tenned, a bankba vezet, hogy a cégalapítás kérelmezésekor megnyitott ideiglenes számláról átutald a törzstőkét a folyószámlára. Ez a pénz lesz a cég tőkéje, és nem marad örökre "jegyzett és befizetett". Tudom, nem te vagy az első, aki így gondolja, de legyen ez a mi titkunk.
2. lépés. Jelöljél ki egy könyvelőt a cégalapítás időpontjától számított legfeljebb 30 napon belül. Ugyanis a cégnek már a fennállásának első napjától kezdve kötelessége különböző bevallásokat benyújtani az adóhatósághoz és egyéb hasonló kötelezettségeket. Ha a céget szeptember 29-én alapították, az első adóbevallást október 25-ig kell benyújtani. Pontosan ezért mondtam, hogy ezt legfeljebb 30 napon belül kell megtenned, sőt, jobb, ha még hamarabb megteszed, mert nem akarod úgy indítani a vállalkozásodat, hogy a jövedelem- és nyereségadó-bevallás benyújtásának elmulasztása miatt bírságot kell fizetned.
3. lépés. Vásárold meg az Ellenőrzési Nyilvántartást a cégalapítástól számított 30 napon belül, különben megbírságolhatnak. Ha már kiválasztottál egy könyvelőt, ő segíthet ebben, így elkerülheted az első utat az adóhatósághoz. Az ellenőrzési nyilvántartás egyfajta "szent nyilvántartás", amelyet a cég székhelyén kell vezetned, és amelyet csak az ellenőrző szerv képviselői tölthetnek ki, amikor ellenőrzésre jönnek.
4. lépés. Maradjál kapcsolatban az adóhatósággal az elektronikus aláíráshoz való hozzáférésed révén. Az adóbevallásokat csak elektronikusan lehet benyújtani, és az adóhatósággal való kapcsolattartás is csak az Ügyfélkapun keresztül történik. Az én javaslatom az, hogy hatalmazd fel a könyvelődet, hogy az ő aláírását használja erre, de nem árt, ha neked is van, a többi hatósággal való kapcsolattartáshoz, mert valójában ez a jövő. Az elektronikus aláírásodat sok mindenre használhatod, legyen szó támogatásról, műszaki munkanélküliségről vagy akár egy ügyféllel kötött szerződésről.
5. lépés. A pénzmosás elleni eljárást is el kell készíteni és be kell nyújtani a cégalapításkor, ennek elmulasztása esetén magasak a bírságok. Beszéljél tehát erről a témáról is a könyvelődével.
6. lépés. Ellenőrizd az adóhatóságnál (NAV), hogy milyen adóosztályok közül választhatsz. Gondoltál már arra, hogy milyen adókat és illetékeket kell fizetned? Jobb, ha a mikrovállalkozás jövedelemadóját vagy a nyereség- (társasági) adót választod, regisztráltassad magad áfa céljából vagy sem, jobb, ha a cégednek vannak alkalmazottai vagy sem? Beszéld meg a könyvelőddel, és válaszd ki, hogy melyik a legjobb megoldás a vállalkozási típusodnak, mert ami alapértelmezett, nem mindig az a legjobb számodra.
7. lépés. Egyéni vállalkozás alkalmazottakkal vagy anélkül. KATA-s, átalányadózó vagy jövedeladózó lettél?
8. lépés. Számlázás. A számlákról még sok mindent lehetne mondani, de azt szeretném, ha nem felejtenéd el, hogy ez egy marketingeszköz, és hogy az első dolog, amit tenned kell, ha azt szeretnél, hogy a számládat kifizessék, az az, hogy megbizonyosodjál arról, hogy helyesen állították ki. Javaslom, hogy használj egy számlázószoftvert, hogy elkerüld a hibákat és a hibákat, amelyeket sokan elkövettek előtted, a kötelező számlainformációk hiányától kezdve a számlázás és számozás menetéig. Továbbá az is hasznos lenne, ha tudnád, mi a különbség a következő számlatípusok között: proforma számla, előlegszámla, sztornózott számla, fordított számla. És ne felejtsd el, hogy a kiállított és a könyvelésben nem nyilvántartott számla adócsalásnak minősül, ezért ne felejtsd el minden számlát benyújtani a könyvelődnek.
9. lépés. Szükséged van pénztárgépre a vállalkozásodhoz vagy sem? Ha készpénzt fogsz gyűjteni magánszemélyektől, akkor a válasz IGEN. Vannak kivételek, de ezeket a legjobb, ha megbeszéled az ügyvédeddel vagy a könyvelőddel. Mi az? Nincs sem könyvelőd, sem ügyvéded? Akkor térj vissza a 2. lépéshez.
10. lépés. Sokféle adókedvezmény, készpénzfizetési vagy befizetési plafon létezik, és szinte lehetetlen, hogy ne felejtsél el egyet sem. Ezért javaslom, hogy használj egy számlázószoftvert, mert egy okos szoftver figyelmeztet, ha túllépsz egy felső határt. Azt is javaslom, hogy a hónap végén azonnal add át a bizonylatokat a könyvelődnek, még akkor is, ha negyedévente nyújtod be a bevallásodat. Ha túllépsz bizonyos felső határokat, akkor azt az adott hónap végétől számított 10 (tíz) napon belül jelentened kell, tehát jobb, ha 5-én elküldöd a dokumentumokat a könyvelőnek. Beszéljél könyvelőddel a felső határokról és arról, hogy mire kell figyelned, mert ez a megbeszélés megmenthet a bírságoktól vagy a bonyolult helyzetektől.
11. lépés. Áfa vagy speciális közösségi adószám a nemzetközi ügyletekhez. Ha belépünk a Közösségen belüli áfa területére, a dolgok bonyolultabbá válnak. Nos, az áfa tulajdonképpen általában véve bonyolítja a dolgokat, annál is inkább, mivel folyamatosan változik és módosul. Beszéld meg könyvelőddel az üzleti modelledet, vagy a tervezett dolgokat, mielőtt megteszed azokat. És ne feledd, az "ÁFA nem az enyém, nem a tiéd, hanem az államé!", és mindent megtesz, hogy beszedje.
12. lépés. A cég iratait tartsa a cég székhelyén, és ne hadd a könyvelődnél évekre, mert a könyvelőd nem jogosult levéltáros (erre külön törvény van). Ráadásul így ellenőrizheted, hogy a könyvelő teljesítette-e a cégével szemben fennálló kötelezettségeit, azaz a dokumentumok feldolgozása megtörtént-e, a kimutatások benyújtásra kerültek-e, és az átvételi elismervényeket kiállították-e. Tudom, hogy nem nagyon tudod ellenőrizni a könyvelődet, de ha váratlanul ellenőrzésre kerül sor, legalább nem fognak megbírságolni, mert nem mutattad be azokat a dokumentumokat, amelyeknek a cég székhelyén jelen kellene lenniük. És ez a bírság nem kevés, ezt elmondhatom.
Égig érő profitot kívánok, és maradjatok távol az adóellenőröktől!
Valentina Saygo - könyvelési szakértő, adótanácsadó és vállalkozó anyaga.
Valentina Saygo a "Ask for Accounting" cég ügyvezető partnere, és több mint 20 éves tapasztalattal rendelkezik a pénzügyi-számviteli tanácsadás területén.
Valentina a CECCAR (Romániai Szakértő és Engedélyezett Könyvelők Testülete) könyvelő szakértő tagja, elsősorban a kis- és középvállalkozások jogszabályaira és könyvelésére szakosodott, és széleskörű tapasztalattal rendelkezik a gazdasági tevékenység különböző területein. Részt vett a Pénzügyminisztériummal és az ANAF-fel folytatott vitákban és konzultációkban az adófizetők előtt álló, az esedékes díjak és adók kiszámításával és bejelentésével kapcsolatos kérdésekről.
Számos adókonferenciára, szakszemináriumra, fórumra és televíziós műsorba hívták meg előadóként, a gazdasági sajtóban megjelent cikkeiben pedig rámutatott a jogszabályi szabálytalanságokra és mulasztásokra, illetve kifejtette véleményét a hatóságok által elfogadott adóváltozásokról, tanácsokat adva mind a vállalkozóknak, mind a szakmabeli kollégáknak.
Valentina Saygo aktívan részt vesz a vállalkozói környezetben, az adójogszabályok fordítója, és képes a bonyolult jogszabályokról egyszerű, mindenki számára érthető szavakkal beszélni. Ő egy atipikus könyvelő, aki nem hajlandó csak az ANAF-nak dolgozni, és inkább segít a romániai vállalkozóknak abban, hogy megértsék a számviteli információkat, és azokat a vállalkozásuk számára hasznosítsák.
