De unde începi când vrei să navighezi prin tehnicalitățile gestionării unei afaceri din punct de vedere financiar? Un bun prim pas este familiarizarea cu termenii specifici, pe de o parte, și urmărirea câtorva principii de bază, pe de alta. Despre toate poți învăța din acest articol.
Ca antreprenor aflat la început de drum (și nu numai), ai nevoie să urmărești constant starea de sănătate financiară a afacerii tale. În plus, cel mai probabil, vei interacționa cu bănci și creditori, investitori sau alți parteneri de afaceri – în toate aceste cazuri, vocabularul financiar este foarte important. Mai jos găsești o listă a celor mai folosiți termeni, iar în a doua parte a materialului descoperă care sunt principiile care să te ghideze.
Cele mai comune noțiuni financiare pentru antreprenori
- Fluxul de numerar (cashflow) - face parte din planificarea financiară, fiind unul dintre elementele de bază pentru o afacere de succes. El prezintă prezintă, pe o perioadă de timp, toate ciclicitățile afacerii tale, adică punctele de creștere și de scădere, atunci când numerarul intră în afacere și atunci când iese. Află din cursul dedicat cum îl construiești!
- Cifra de afaceri - suma vânzărilor de produse/servicii într-o anumită perioadă (fără discounturi sau TVA, dividende etc). Urmărită constant, te ajută să ai o mai bună înțelegere a evoluției în raport cu alte companii similare de pe piață, creșterea în timp etc.
- Profitul operațional (EBIT - Earnings before interest, taxes) - ce profit obține compania din activitatea sa de bază. Se calculează scăzând cheltuielile totale din veniturile totale ale unei companii (fără să mai fie luate în calcul impozite, taxe etc).
- Marja brută - procentul din cifra de afaceri care îi revine companiei, după ce se scade costul de producție sau cel de achiziție al bunurilor și serviciilor comercializate.
- Costurile fixe ( de exemplu chiriile, salariile, costurile cu utilitățile) vs. cele variabile (care variază în funcție de cantitățile produse)
- Gradul de îndatorare - comparația dintre capitaluri (banii de care dispune antreprenorul sau care sunt obținuți de la investitori în schimbul participației în companiei) și datorii.
- Cheltuielile de capital sau investițiile - de exemplu, dacă cumperi un laptop performant sau îți renovezi sediul pentru a fi mai atractiv pentru clienți, înseamnă că înregistrezi acum cheltuieli care vor crea beneficii pentru afacere în viitor.
- Gradul de concentrare - un indicator (de obicei exprimat procentual) care măsoară cât la sută din afaceri le faci cu un anumit client sau furnizor.
- Costul de achiziție per client - măsoară cât te costă să atragi un nou client.
- Valoarea medie a unui client - există doar câteva domenii în care faci achiziții pe viață sau pe termen foarte lung (o casă, o mașină etc). În cele mai multe, clienții pot fi fidelizați și vor face tranzacții repetate. Dacă urmărești cu atenție costul de achiziție al clientului și valoarea per client, vei avea insight-uri importate cum să-ți optimizezi afacerea.
Principii de management financiar
Indiferent de dimensiunea afacerii, perioada prin care trece – crize, momente de stabilitate sau de creștere - grija pentru managementul financiar ar trebui să fie o prioritate. Iată care sunt principiile de urmat când ai un startup:
1. Nu amesteca afacerea cu finanțele personale
Regula de aur în afaceri este să nu amesteci banii personali și conturile afacerii. Această regulă, despre care am mai scris aici, îți permite să-ți protejezi economiile și să vezi și dacă afacerea e una care îți aduce câștiguri sau din contră. Dar, cel mai important, nu vei avea probleme cu fiscul și nu vei fi dat în judecată. Aproape în fiecare zi, în presă sau la televizor, apar știri despre cazuri de evaziune fiscală, care de cele mai multe ori pornesc de la situații în care antreprenorii sau administratorii folosesc banii firmei în interes personal.
Această regulă se aplică și atunci când folosești lucruri personale în scopuri de business – e important să ții evidența acestora. Majoritatea proprietarilor de afaceri mici își folosesc mașina personală pentru a ajunge la tot felul de întâlniri, dar și pentru a rezolva multe alte treburi. Nu uita să te sfătuiești cu contabilul și să stabiliți împreună ce cheltuieli sunt deductibile, astfel vei putea împărți costul pentru întreținerea mașinii. Același lucru este valabil și pentru telefonul mobil sau alte bunuri.
Separarea activelor personale de cele de business este esențială. De exemplu, dacă accesezi un credit cu ipotecă pe o parte din activele firmei, apoi într-un caz nefericit lucrurile nu mai merg atât de bine, vor fi confiscate doar activele firmei. În cazul în care activele sunt la comun, banca poate confisca și din bunurile personale.
2. Monitorizează cu atenție fluxul de numerar
Sistemul românesc de contabilitate și raportările la fisc au la bază veniturile și cheltuielile. Poți avea profit de sute de milioane, dar din facturi pe care le vei încasa abia peste 3-6 luni sau în unele cazuri chiar mai mult. Afacerea ta arată bine pe hârtie, dar în realitate, dacă termenele de plată pentru cheltuieli sunt mult mai scurte decât cele pentru încasare, poți ajunge foarte ușor în criză de lichidități sau chiar în insolvență.
De aceea este foarte important să monitorizezi și fluxul de numerar. Iată cum poți face acest lucru:
- Creează un tabel cu previziunea vânzărilor, lună de lună (poși descărca un template gratuit de mai jos)
- Creează încă o linie în tabel cu încasările, unde introduci cifrele aferente vânzărilor, decalate în funcție de termenele de plată
- Completează cheltuielile lunare fixe (chirie, salarii, contribuții sociale etc.) și pe cele variabile (estimate întotdeauna la valori maximale)
- Completează restul cheltuielilor operaționale, în funcție de datele de scadență ale facturilor (materii prime, mărfuri etc.)
- Completează sumele aferente plăților de rate la credite, dacă acestea există
- Fă diferența dintre încasări și cheltuieli. Pentru lunile cu minus trebuie să asiguri disponibilități suplimentare.
Template
Flux de numerar
Ține evidența finanțelor tale!
În Romania, statisticile au arătat că un IMM din trei încetează activitatea în primul an de la înființare. Iar problemele cu lichiditatea sunt cele mai frecvente în rândul afacerilor mici. Ce poți face ca să nu ajungi în situația să nu-ți poți onora obligațiile către furnizori?
Economisește pentru a avea un plan B. Dacă afacerea este pe plus și îți rămân bani lună de lună după cheltuielile curente, folosește o parte din sumă pentru a crea un fond de rezervă care să-ți permită să depășești perioadele dificile. Ar fi recomandat că acest fond să acopere cheltuielile fixe pe 6 luni (chirii, salarii, etc). Dacă nu ai ajuns încă să fii pe plus, poți contracta de la banca ta o linie de credit sau un overdraft la care să apelezi când ai nevoie.
Echilibrează-ți cashflowul. Poți fi în situația în care problemele de lichiditate ale afacerii tale sunt mult mai adânci și țin de modelul de business. De exemplu, lucrezi pentru clienți foarte mari sau în domenii cu termene de plată foarte lungi (în domeniul phrma de exemplu termenele de plată depășesc frecvent 6 luni). În astfel de situații, ar trebui să începi să cauți soluții pentru a-ți echilibra fluxurile de numerar pe termen lung, fie prin renegocierea termenelor de plată (și pentru încasări, și pentru plăți), fie prin diversificarea portofoliului de clienți.
3. Stabilește obiective clare și pentru indicatorii financiari ai afacerii, și pentru finanțele tale personale.
În primul rand, asigură-ți o remunerație corectă, care să reflecte rolul tău în afacere. Mulți antreprenori obișnuiesc să se sacrifice și să se mulțumească cu puțini bani, pentru ”binele” afacerii. Nu este deloc un obicei sănătos: pe de-o parte, crează o imagine falsă asupra afacerii, pe de altă parte, riști să-ți pui în pericol finanțele personale. A-ți asigura o remunerație corectă înseamnă o sumă care să acoperă cheltuielile de bază, dar și să-ți permită să economisești. Suma nu trebuie să fie prea mare, pentru că trebuie să iei în calcul și capitalul necesar pentru dezvoltarea afacerii pe termen lung.
Apoi, nu uita că afacerea ta va fi mult mai sănătoasă dacă îți setezi o direcție și o urmărești. Companiile listate la bursă, de exemplu, anunță în fiecare an bugetele și ce obiective urmăresc. Iar faptul că își ating sau nu obiectivele influențează valoarea acțiunilor lor. Să-ți setezi obiective clare pentru afacerea ta, fie anual, fie pe mai mulți ani, este un obicei sănătos. Și la fel ar trebui să faci și în ceea ce privește câștigul tău în urma afacerii. Dacă ești la început de drum cu business-ul, este de acceptat că te poți mulțumi cu o remunerație mai mică. Dar nu este o situație care să se perpetueze pe termen lung. Teoria economică spune că interesele personale sunt de fapt rotițele care fac ca economia să se învârtă.
Deci, dacă-ți setezi obiective personale ambițioase, vei fi mult mai motivat și să-ți faci afacerea să meargă.
4. Optimizează aspectele care țin de funcționarea afacerii
- Acordă atenție cheltuielilor și prioritizează-le. Unele cheltuieli nu se justifică într-un stadiu incipient al afacerii – de exemplu, poate închirierea unor echipamente sau spații e mai potrivită decât cumpărarea lor, în punctul în care te afli cel puțin. Sau, similar, colaborarea cu profesioniști care lucrează în regim freelance e preferabilă angajării unei echipe.
- Folosește un soft de facturare și gestiune ca să ai oricând la îndemână date privind starea afacerii tale. SmartBill este unul dintre cele mai cunoscute exemple locale: https://www.smartbill.ro/.
- Ia-ţi semnătura electronică – îți va fi utilă inclusiv pentru depunerea online a declaraţiilor la ANAF, dar și pentru alte aspecte administrative în relație cu clienții tăi.
- Digitalizează-ți documentele – vor fi mai simplu de reperat și gestionat și vei avea acces oricând și oriunde la ele. Înainte de a lua o decizie privind soluția de management a fișierelor digitale pe care să o adopți, e bine să îți pui câteva întrebări, ca de pildă câți utilizatori permite, dacă este optimizată sau poate fi utilizată și pe dispozitive mobile sau dacă poate fi extinsă în cazul în care numărul de angajați va crește semnificativ.
De asemenea, este recomandat să optezi pentru o soluție cloud-based și care poate fi poate fi eventual personalizată. Câteva astfel de soluții de stocare, versionare și indexare a documentelor digitale disponibile pe plan local sunt Sivadoc de la Siveco, Agora DMS de la SoftTehnica ori Charisma Document Management de la TotalSoft.
