Contractele: ce să ai în vedere când ești antreprenor

Uneori, partea administrativă a unei afaceri poate părea ușor monotonă. În realitate însă, e fundamentală pentru succesul și creșterea unei afaceri. Pe lângă entitatea legală și aspectele care țin de fiscalitate și contabilitate, contractele și prevederile lor sunt la fel de importante.

În primul rând, ai întotdeauna nevoie și de contract scris (inclusiv – sau mai ales – în situațiile în care ai o relație personală cu clientul sau furnizorul respectiv). Ele clarifică așteptări, obligații și ajută în situații neprevăzute.   

Câteva principii care să te ghideze când vine vorba de contracte

  • Înțelegerile verbale: Evită să te bazezi pe ele. E indicat chiar să inserezi o clauză care să le excludă și să prevadă că, pentru a modifica în mod valabil un contract, trebuie semnat un act adițional de către ambele părți.  
  • Formă: Un contract bun și valid nu trebuie să aibă 100 de pagini și să folosească un limbaj greu de înțeles. Uneori, contractele simple și la obiect sunt cele mai eficiente.  
  • Persoanele împuternicite: Dacă lucrezi B2B iar clienții tăi sunt companii, asigură-te că cel care semnează este împuternicit să reprezinte firma (dacă este administratorul firmei) sau o persoană împuternicită de către acesta, și cere respectiva împuternicire.  
  • Modalitățile de plată: E important să incluzi detalii referitoare la modalitatea de plată (numerar, transfer bancar), condițiile de plată și termenul de plată (inclusiv când e vorba de o serie de tranșe). Stabilește când se consideră proiectul finalizat și predat în raport de detalii obiective. 
  • Facturarea: Include felul în care urmează să trimiți factura clientului, preferabil pe mail, și menționează și adresa la care o vei trimite. De asemenea, e important să menționezi că dacă nu este contestată într-un anumit interval, înseamnă că e acceptată la plată. 
  • Penalitățile: Stabilește penalitățile de întârzieri contractuale, pe zi de întârziere, pe care să le poți factura dacă respectivul client nu obișnuiește să achite mereu la timp. Pentru a putea percepe penalități, nu uitați să stabiliți și data scadenței facturii. 
  • Modalitățile de încetare a contractului: Pe lângă ajungerea la termen, adică trecerea duratei pentru care a fost încheiat, un contract mai poate înceta fie prin acordul părților, fie prin reziliere în caz de neexecutare a unor obligații esențiale de către una din părți, precum și prin denunțare unilaterală, atunci când vrei să închei din motive de oportunitate contractuală, caz în care trebuie îndeplinită o procedură de notificare. De obicei se stabilește un preaviz pentru a putea finaliza lucrările în curs, preaviz care depinde ca durată de specificul activității. 
  • Corespondența oficială între părți: stabilește care sunt persoanele de contact și adrese de corespondență clare. Fără aceste detalii, va fi complicat în caz de litigiu. 
  • Procedura pentru clienți/furnizori din alte țări: e importantă stabilirea legii care guvernează contractul și jurisdicția în caz de litigiu. Nu încheia contracte guvernate de legislații ale căror prevederi nu le cunoașteți fără să cereți sfatul unui specialist din zona respectivă. 

>> Află mai multe despre principiile care să te ghideze în gestionarea contractelor din cursul susținut de Shirina Ștefănescu-Albu, avocat  

Clauzele de răspundere din contract 

Practic vorbind, clauzele de răspundere din contract trebuie să țină seama de interesul pe care intentionezi să-l protejezi. Dacă interesul este să îți limitezi răspunderea, trebuie să incluzi în contract clauze exprese de limitare, întrucât limitarea răspunderii nu operează, în mod general, în baza legii. De obicei, furnizorul/prestatorul este cel interesat în a-și limita răspunderea, clientul/beneficiarul fiind mai degrabă interesat să sporească răspunderea furnizorului/prestatorului. 

Pentru a nu risca să ți se angajeze răspunderea într-o măsură necunoscută și neasumată este esențial să incluzi sau să analizezi cu atenție clauzele de răspundere din contract. 

>> Citește mai multe despre răspunderea în contracte în materialul dedicat, scris de Raluca Nechimis, avocat. 

Focus: contractul de prestări servicii în cazul prestatorilor 

  • Ai grijă ca serviciile incluse în contract să fie detaliate și exacte, ca să eviți astfel situația în care, din cauza unor împrejurări necunoscute inițial, să fii nevoit să le execuți fără o remunerație suplimentară. Astfel, clientul are o imagine clară asupra serviciilor la care te-ai angajat în prețul convenit.  
  • Orice serviciu suplimentar va trebui specificat și contractual, printr-un act adițional atașat contractului de bază. El o să cuprindă serviciile suplimentare ce vor fi executate, costul acestora și termenul de plată (modalitatea de plată). 
  • Nu începe să realizezi servicii suplimentare nemenționate în contract, fără acceptul expres (în scris) din partea clientului și fără a conveni/menționa costul acestora. 
  • Asigură-te că obligațiile tale sunt precizate în mod expres, clar și limitativ. În practică, ar fi vorba despre următoarele obligații: 
    1. Standardele specifice la care se prestează, fără referiri generale de tipul “toate standardele aplicabile” 
    2. Finalizarea la anumite termene - datele trebuie precizate în mod concret 
    3. Furnizarea anumitor materiale - trebuie precizat dacă la realizarea serviciilor se vor utiliza materialele prestatorului sau ale beneficiarului 
  • Verifică și care e procedura legată de răspunderea pentru viciile serviciilor prestate.  
  • În cazul subcontractării, prestatorul răspunde față de beneficiar pentru calitatea serviciilor furnizate de terțul subcontractant, având însă drept de regres împotriva acestuia din urmă. Dacă de exemplu prestatorul plăteşte întreaga datorie, el are drept să se regreseze împotriva celorlalţi subcontractanți şi să le pretindă tot ceea ce a plătit în plus. 

>> Citește mai multe despre aceste clauze în materialul dedicat, scris de Raluca Nechimis, avocat

Focus: contractul de prestări servicii în cazul beneficiarilor  

  • Ai grijă ca serviciile incluse în contract să fie detaliate și exacte. Acest lucru îți va permite ca ulterior să pretinzi de la prestator executarea lor în integralitate. 
  • Pentru fiecare etapă de realizare a serviciilor, înainte de a se emite factura, recomandarea este să fie întocmit un raport de recepție semnat de ambele părți contractante sau un proces verbal de recepție parțială/finală sau orice alt document care să ateste execuția în fapt a serviciilor. 
  • De asemenea, e important să menționezi prestarea în conformitate cu toate standardele aplicabile în materie și să preciezi termene exacte, cu indicarea sancțiunilor aferente. 
  • În ceea ce privește drepturile de proprietate intelectuală ale terților, prestatorul trebuie să garanteze că serviciile furnizate nu încalcă drepturi de proprietate intelectuală ale terților (cu precizarea sancțiunilor aferente în caz de încălcare). 
  • Dacă este nevoie de deplasare la anumite locații pentru prestarea serviciilor, ele trebuie menționate explicit.   
  • În caz de nevoie, e recomandată și prezentarea de polițe de asigurare sau scrisori de garanție bancară, care acoperă riscul neexecutării contractului de către prestator și asigură o recuperare rapidă a prejudiciului. Dacă executarea poliței sau scrisorii de garanție bancară este abuzivă, entitățile emitente pot avea recurs împotriva beneficiarului executant. 

>> Citește mai multe despre aceste clauze în materialul dedicat, scris de Raluca Nechimis, avocat

Clauzele contractuale finale  

La semnarea contractelor, este important să acorzi aceeași atenție aspectelor principale legate de obiectul contractului și clauzelor finale. Ele conțin în general informații importante despre răspunderea părților: clauza de impreviziune, de neasumare expresă a clauzelor “neuzuale”, cea care vizează întregul acord, clauze negociate, clauze privind instanța competentă sau clauza multiplului exemplar.  

Poți afla mai multe despre ele din materialul despre clauzele finale

Newsletter-ul Startarium. Citește sinteza lunară direct pe e-mail