Folosind un singur instrument de planificare poți obține o imagine de ansamblu a întregilor activități de care trebuie să te ocupi. Iată 10 principii care te pot ajuta să-ți organizezi mai bine agenda! Descoperă-le în cursul următor, susținut de Iulian Olariu, trainer & visual facilitator.
Iată câteva principii după care să te ghidezi atunci când îți planifici timpul și activitățile.
- Să folosești o agendă. E important să ai toate sarcinile într-un singur loc și să te asiguri că acel instrument de planificare pe care îl utilizezi poate să îți arate o imagine de ansamblu asupra întregilor activități. Vrei să vezi cum arată întreaga săptămână, vrei să vezi cum arată ziua pe care tocmai o începi, vrei să ai totul într-un singur loc, astfel încât să nu fie nevoie să cauți în mai multe surse. Poți folosi o agendă în format fizic sau în format electronic. Sunt aceleași principii, important este să ai un instrument care ți se potrivește, care este ușor de accesat și pe care îl poți pune rapid în practică. Eu prefer o agendă săptămânală în format fizic pentru că îmi este mult mai ușor să văd cum arată întreaga săptămână și să fac modificări, dar mai ales am loc să trec și alte activități care nu îmi intră în calendar, dar pe care le am de făcut și le notez aici.
- Structurează ziua în blocuri de activități. Gândește-te că 8 ore înseamnă 16 blocuri de câte 30 de minute sau, la fel de bine, 32 de blocuri de câte 15 minute. Acesta este timpul pe care îl ai la dispoziție într-o zi și pe care îl poți planifica și organiza. Exact ca atunci când iei o ciocolată și ai o tabletă și împarți acele pătrățele cu tine și cu ceilalți.
- Folosește agenda pentru tine. Asigură-te că din blocurile pe care le ai, îți rezervi câteva să le folosești doar tu: care sunt lucrurile importante? Care sunt proiectele de care vrei să te ocupi? Care sunt prioritățile tale? Un exemplu relevant în acest sens ar putea fi povestea cu pietrele și borcanul. Dacă pui prima dată nisipul, pietrele mari nu o să mai încapă în borcan. Ei bine, pietrele mari sunt lucrurile importante și pe acelea trebuie să le notezi prima oară în agendă, blochează timp pentru ceea ce ai important de făcut și apoi fă loc și pentru nisip, pentru acele lucruri care sunt mai puțin importante, dar necesare și de care va trebui să te ocupi.
- Notează în agendă obiectivele. În felul acesta, vei ști care sunt lucrurile pe care vrei să le obții. În momentul în care ai obiectivele scrise undeva, vei putea să prioritizezi mai ușor ceea ce ai de făcut și vei ști până unde vrei să ajungi la sfârșitul zilei, ce anume vrei să obții la sfârșitul unei săptămâni și așa mai departe. Așadar, asigură-te că obiectivele tale sunt notate și că ții cont de ceea ce vrei să realizezi.
- Începe ziua cu ceva important. Gândește-te care sunt cele mai importante 3 lucruri pe care vrei să le realizezi astăzi, notează-le în agendă, blochează timp pentru ele și asigură-te că se întâmplă până la prânz. E important să te ocupi în prima parte a zilei de lucruri importante, de lucruri care au nevoie de mai multă energie și mai multă concentrare din partea ta, precum activități strategice, lucruri care necesită creativitate sau decizii importante. Asigură-te că nu-ți pierzi timpul în prima parte a zilei când energia noastră este cea mai mare.
- Evită întreruperile. Dacă ți-ai stabilit un bloc de jumătate de oră în care lucrezi la o sarcină sau la un proiect important, încearcă să nu te întrerupi în tot acest timp. Alege cel puțin 2-3 ore în fiecare zi, în care să te concentrezi exclusiv pe ceea ce ai de făcut. Lasă deoparte celelalte lucruri mai puțin importante, lucruri care apar și nu fac nimic altceva decât să te facă să faci multitasking. Multitasking-ul nu e deloc productiv, ba dimpotrivă, îți consumă energie, îți obosește creierul și la final nu te face mai productiv.
- Nu lucra cu email-ul deschis. Gândește-te la e-mail ca la un factor generator de foarte multe întreruperi și care îți creează iluzia productivității. În realitate, este bine să folosim telefonul pentru urgențe și să verificăm e-mail-ul o dată la 2-3 ore. Altfel, exsită riscul să te preocupi de activități care au nevoie de un răspuns din partea ta, dar care nu generează progres.
- Încearcă să sistematizezi rutina, să sistematizezi acele activități zilnice care ajung să devină o rutină. Mare parte din activitățile unei zile se repetă și sistematizându-le, minimizăm energia folosită și automatizăm felul în care luăm deciziile.
- Evită aglomerațiile previzibile. Sunt, poate, perioade pe parcursul unei luni când știi că urmează un volum mai mare de activități: închiderea de lună, un interval în care clienții așteaptă răspunsuri sau ai de gestionat relația cu anumiți furnizori. Încearcă să anticipezi pe cât posibil acele perioade care sunt mai aglomerate și să rezolvi în avans lucrurile pe care le ai de pregătit. A planifica înseamnă să stai cu un ochi la viitor, să anticipezi și să știi ce urmează să se întâmple. La fel poate fi și cu traficul de dimineață: există anumite ore când știm că va fi foarte aglomerat, dacă ai posibilitatea, încearcă să pleci mai devreme sau mai târziu, încearcă să îți gestionezi activitățile zilnice în așa fel încât să eviți perioadele aglomerate.
- Termină ceea ce ai început. Dacă ți-ai trecut în agendă că la ora 2 te ocupi de proiectul X și vei face asta până la ora 3, alocă-ți ora pentru așa ceva și termină ce ai început să faci. Nu trece la un alt proiect, nu te ocupa de alte activități până când nu ai progresat și nu ai terminat acea activitate care deja își avea locul în agendă.
Planificarea e ceea ce face lucrurile să se întâmple, iar planificarea este mai degrabă o metodă de protecție, un mod în care ne asigurăm că lucrurile se întâmplă exact așa cum ne-am propus. Planificarea înseamnă să ne uităm și la viitor, dar în egală măsură să ne bucurăm și de prezent.
E important să ne bucurăm și de prezent, dar foarte important e să ne gândim la ce urmează să se întâmple mâine, care sunt lucrurile pe care le avem de rezolvat și să luăm o decizie. Să luăm decizia că ne vom ocupa de ceea ce contează la momentul potrivit, fără ca aceste lucruri să se adune și să ne copleșească. Sper ca agenda pe care o folosești să îți simplifice timpul și activitățile, să te ajute să faci față tuturor provocărilor pe care le întâmpini. Îți doresc mult succes!
