“Odabir prave mjere i ispravno mjerenje stvari su i umjetnost i znanost. KPI utječu na ponašanje menadžmenta, kao i na poslovnu kulturu.” ― Pearl Zhu
KPI ili ključni pokazatelji uspješnosti financijska su ili nefinancijska mjerenja koja se koriste za mjerenje stupnja usklađenosti s prethodno utvrđenim ciljevima; općenito su sadržani u strateškom planu organizacije i odražavaju njezin učinak u određenom razdoblju; KPI-jevi se koriste u raznim područjima tvrtke, uključujući nabavu, prodaju, logistiku te korisničku službu i pozornost.
KPI se koriste za utvrđivanje trenutnog stanja poslovanja ili projekta i omogućavaju definiranje buduće linije djelovanja; izražavaju varijable koje treba uzeti u obzir za povećanje povoljnog učinka kako bi se postigao napredak, pozicioniranje i značajna dobit za tvrtku. KPI mjeri uvjete za izvedbu i ključnu izvedbu.
Neizbježno ih je uzeti u obzir za proučavanje načina na koji nastaje rad poduzeća i kako on utječe na njegove rezultate, stoga se glavni cilj poduzeća mora unaprijed definirati i izraziti u postocima.
Ključni pokazatelji uspješnosti mogu se izraditi za različite aspekte poslovne aktivnosti, sve dok su mjerljivi, među njima imamo:
-
Ekonomski pokazatelji, oni omogućuju mjerenje prihoda, troškova, profitabilnosti, troškova, dobiti itd.
-
Financijski pokazatelji omogućuju mjerenje razine duga, kapaciteta duga, likvidnosti, solventnosti, otplate, između ostalog.
-
Pokazatelji proizvodnje omogućuju procjenu razine proizvodnje, učinkovitosti procesa, materijala korištenih u procesu proizvodnje itd.
-
Pokazatelji kvalitete omogućuju mjerenje postotka nedostataka u proizvodnom procesu, razine kvalitete proizvoda, broja kvarova na opremi i procesima, neočekivanih ili prisilnih prekida itd.
-
Logistički pokazatelji, koji se mogu koristiti za mjerenje broja narudžbi, isporuka, zaliha, prometa zaliha, vremena isporuke i vremena nadopune.
-
Indikatori pozornosti i usluge, mogu mjeriti prosječno vrijeme osobne ili telefonske pažnje, nenadzirane narudžbe, broj ili postotak povrata, broj pritužbi, broj novih kupaca itd.
KPI se moraju mjeriti tijekom prethodno definiranih vremenskih razdoblja i moraju biti povezani s određenim mjernim jedinicama; u tvrtkama je normalno da svaka od temeljnih jedinica ili odjela kreira svoje ključne pokazatelje uspješnosti; u mnogim tvrtkama postoje područja ili odjeli koji pružaju specijaliziranu podršku za ovaj proces.
Važno je uzeti u obzir niz parametara koji se moraju postaviti za svaki KPI koji se kreira, među njima:
-
Definicija.
-
Aktivnost koja vrednuje.
-
Mjerne jedinice.
-
Periodičnost
Kako odabrati svoj KPI?
Sada kada razumijemo što je KPI, postavit ćemo niz pitanja koja će nam pomoći da s više kriterija utvrdimo koji KPI trebamo odabrati.
Kojim ciljevimatežimo? Ciljevi kojima tvrtka teži moraju biti jasni budući da će to biti temeljna točka naše strategije.
Koliko često ćemo pokazivati napredak? Praćenje bi u većini slučajeva trebalo biti dnevno, ali moramo znati koja ćemo razdoblja vrednovati u našim završnim izvješćima koja ćemo dostaviti našim nadređenima. Ovo može malo bolje definirati koji će KPI-jevi biti relevantniji od ostalih.
Tko će mjeriti KPI i s kojim alatima? Čini se očiglednim, ali bitno je znati kakvu stručnu razinu i resurse ima osoba odgovorna za njihovo mjerenje. Nema smisla dizajnirati KPI tablicu za nekoga tko ili ne zna što mjeri ili nema sredstava za to.
Koraci za definiranje KPI-ja
Kada pišete ili definirate KPI, trebali biste analizirati kako se KPI odnosi na određeni poslovni ishod ili cilj.
KPI bi se trebali prilagoditi na temelju faza razvoja vašeg projekta i razviti kako bi vam pomogli u postizanju vaših ciljeva.
Definiranje
-
Kod definiranja KPI-jeva, napišite jasan cilj
-
Pisanje jasnog cilja za vaš KPI jedan je od najvažnijih, ako ne i najvažniji, dio razvoja KPI-ja.
Ključni pokazatelj uspješnosti je mjerljiva vrijednost koja pokazuje koliko učinkovito tvrtka ostvaruje svoje ključne poslovne ciljeve.
Mnogo je elemenata koji su povezani s načinom na koji pišemo i razvijamo svoje KPI-je.
Važno je zapamtiti da se definiraju KPI-jevi koji su usko povezani s ključnim ciljem. Ne bilo koji cilj ili nešto što netko u vašoj organizaciji smatra važnim. Ovaj cilj mora biti temelj uspjeha organizacije.
Inače se usredotočujete na cilj koji ne može utjecati na poslovni ishod ili koji neće imati utjecaja na vašu organizaciju.
U najgorem slučaju, vaša će tvrtka gubiti vrijeme, novac i druge resurse koje bi bilo bolje potrošiti negdje drugdje.
KPI-jevi moraju biti više od proizvoljnih brojeva. Moraju izraziti nešto strateško o onome što vaša organizacija pokušava učiniti. Možete (ili biste trebali moći) znati mnogo o poslovnom modelu tvrtke samo gledajući njezine KPI-ove.
Komuniciranje
Nije dovoljno definirati KPI, morate ih ispravno komunicirati. Kako bi vaš tim ili vaši saveznici trebali ispuniti ciljeve ako ne znaju što su?
KPI-jevi trebaju kontekst da bi bili učinkoviti. To se može postići samo ako objasnite ne samo što mjerite, već i zašto to mjerite. U suprotnom, oni su samo brojevi na ekranu koji nemaju nikakvog značaja za vas ili vaš tim.
Provjera
Periodička provjera vaših KPI-jeva ključan je za njihovo održavanje i razvoj. Važno je usporediti svoj napredak s vašim KPI-jem (inače, koja bi bila svrha postavljanja jednog?).
Međutim, praćenje vašeg napretka jednako je važno kao i definiranje KPI-ja, tako da možete procijeniti koliko ste bili uspješni u njihovom odabiru.
Razbijanje ih na dijelove
Nisu svi KPI-ovi uspješni. Neki imaju ciljeve koji su nedostižni. Drugi ne uspijevaju pratiti temeljni poslovni cilj koji su namjeravali postići. Samo redovitim pregledom svojih KPI-jeva možete odlučiti je li vrijeme da ih promijenite.
Na primjer, recimo da želite dobiti 1500 pretplatnika na svoj newsletter u prvom kvartalu godine. Htjet ćete postaviti mjesečne, dvotjedne ili čak tjedne ciljeve kako biste to postigli.
Na taj način možete stalno preispitivati i mijenjati kurs prema potrebi za postizanje dugoročnijeg cilja.
Možete jednakomjerno podijeliti ciljeve po mjesecima. U ovom slučaju, to bi bilo 500 pretplata u siječnju, 500 u veljači i 500 u ožujku. Međutim, možda biste željeli biti precizniji.
U siječnju i ožujku ima više dana nego u veljači, pa biste mogli postaviti cilj od 600 za te mjesece. Ili možda općenito imate više prometa na svojoj web stranici u veljači (možda je vaša tvrtka prisutna na velikom sajmu) i odlučite postaviti cilj od 800 za taj mjesec.
Bez obzira na slučaj, osim definiranja ključnih pokazatelja uspješnosti, trebali biste raščlaniti svoje ciljeve kako biste postavili kratkoročne ciljeve.
Da upotrijebimo drugi primjer, recimo da je vaša organizacija nedavno pokrenula novu liniju proizvoda ili se proširila u inozemstvo. Ako ne ažurirate svoje KPI-ove, vaš će tim nastaviti slijediti ciljeve koji ne uključuju nužno promjenu taktičkog ili strateškog smjera.
Pregledavanje KPI-ja svaki mjesec (ili, idealno, svaki tjedan) dat će vam priliku da prilagodite ili potpuno promijenite kurs.
Potvrda
Postavljanje dostižnih ciljeva za vaš tim ključno je pri odabiru KPI-ja. Cilj koji je previsok može dovesti do toga da vi ili vaš tim odustanete prije nego što počnete.
Ako postavite prenizak cilj, vjerojatno ćete se pitati što učiniti nakon što postignete godišnje ciljeve u prva dva mjeseca godine.
Analiza vašeg trenutnog učinka je najvažnija. Bez ove analize, slijepo ćete loviti brojke koje zapravo nemaju izvor. Vaš trenutni učinak također je dobra polazna točka za odlučivanje gdje se trebate poboljšati.
Upravljanje KPI-jevima također uključuje analizu podataka koje ste već prikupili kako biste uspostavili osnovnu liniju s onim što ste postigli u prošlosti.
Ažuriranje
KPI-jevi nisu statični. Moraju se razvijati, ažurirati i mijenjati prema potrebi. Ako postavite i zaboravite svoje KPI-ove, riskirate ostvarivanje ciljeva koji više nisu relevantni.
Ovo su neka od pitanja koja bismo si trebali postaviti kako bismo počeli razvijati i stvarati KPI-je. Svaki projekt, svaka tvrtka i svaki cilj kojemu se teži imat će potpuno različite KPI-ove, a odavde vam namjeravamo dati neke male smjernice da počnete razmišljati o tome kako ih razviti.
Vrijeme za vježbanje
Koristite ove radne listove da definirate svoje ciljeve
Glagoli za vaše ciljeve
Koristite ove radne listove za prikupljanje podataka
Radne listove za prikupljanje podataka
