Primii pași către un business paperless nu costă nimic altceva în afară de eforturile fiecărui membru al echipei de a reduce consumul pe hârtie.
Pe plan internațional, circa 85% dintre afacerile care implementează sisteme de renunțare la hârtie estimează recuperarea investiției în mai puțin de 18 luni, fiind eliminate cheltuielile inclusiv cu distribuția și depozitarea lor, potrivit unui studiu internațional în domeniu. Și privite dintr-o altă perspectivă, investițiile ar putea fi considerate de fapt reduse, în contextul unor statistici internaționale care arată că 70% dintre afacerile de astăzi ar dispărea dacă și-ar pierde toate documentele într-un dezastru natural, cum ar fi un cutremur.
Nu e nevoie de nicio scamatorie pentru a-ţi elibera biroul de sub „domnia” hârţoagelor. Tot ce trebuie să faci este să te folosești de avantajele tehnologiei. Chiar dacă transformarea într-un business complet „paperless” nu se face peste noapte, iată câteva idei de unde poți să începi.
Transformă rafturile întregi de documente în fişiere digitale
Uită-te în jur și vezi câte fişete şi câte bibliorafturi pline cu documente - facturi, contracte cu furnizorii, contracte de muncă, rapoarte contabile, declaraţii fiscale - s-au adunat în arhiva companiei. Nu mai e spațiu în birou? E timpul să treci la implementarea unui sistem de management al documentelor care să-ți transforme munții de hârtie în fişiere digitale pe care să le poți accesa oricând și de oriunde în cloud. Transformarea digitală a biroului începe odată cu folosirea soluţiilor de lucru colaborativ şi de partajare a documentelor electronice. Ai siguranța că nu vei pierde documente și că informația circulă rapid, deciziile de business putând fi susţinute cu date reale în timp real. Angajaţii îşi pot derula activitatea din orice locaţie cu ajutorul echipamentelor mobile (laptop, tableta, telefon), iar dulapul mare de dosare are toate șansele să dispară cu totul sau, cel puțin, să se transforme într-un sertar mai mic.
Înainte de a lua o decizie privind soluția de management a fișierelor digitale pe care să o adopți, e bine să îți pui câteva întrebări, ca de pildă câți utilizatori permite, dacă este optimizată sau poate fi utilizată și pe dispozitive mobile sau dacă poate fi extinsă în cazul în care numărul de angajați va crește semnificativ. De asemenea, este recomandat să optezi pentru o soluție cloud-based și care poate fi poate fi eventual personalizată. Câteva astfel de soluții de stocare, versionare și indexare a documentelor digitale disponibile pe plan local sunt Sivadoc de la Siveco, Agora DMS de la SoftTehnica ori Charisma Document Management de la TotalSoft. Dacă ai dubii ce să alegi, poți căuta consilierea unui specialist care să te ajute să determini care este soluția cea mai potrivită startup-ului tău.
Ia-ţi semnătura electronică și investește în e-chitanțe
Pe măsură ce tot mai multe afaceri au început să emită facturi fiscale, proforme și chitanțe electronice, clienții au început și ei să le prefere, și asta nu numai pentru că așa sunt mai responsabili cu mediul, ci și pentru că un e-mail este mai ușor de păstrat decât o foaie de hârtie. În acest caz, bine ar fi și să obţii un certificat de semnătură electronică, util inclusiv pentru depunerea online a declaraţiilor la ANAF. Dincolo de faptul că economisești banii de hârtie, toner sau curierat, îți poți securiza documentele interne prin utilizarea mecanismelor de criptare avansată, iar identitatea ta va fi imposibil de falsificat.
Creează un portal de plăți
Departamentul financiar-contabil al oricărui business este mare consumator de hârtie. Cele mai multe companii încă lucrează cu facturi şi contracte pe hârtie, unde ştampila şi semnătura în chenar sunt principalele elemente de autentificare a unui document. Pentru a reduce consumul de hârtie, ia în calcul să investești și într-un portal de plăți, care va permite clienților să plătească facturile printr-o simplă autentificare. Automatizarea poate avea, de asemenea, beneficiul suplimentar de îmbunătățire a fluxului de numerar. De asemenea, pentru toate conturile bancare și utilitățile legate de afacerea ta, renunță la facturile pe hârtie și cere să-ți fie trimise pe email. Poți folosi soluții de tipul SmartBill, spre exemplu, un soft de facturare și gestiune prin care poți rezolva inclusiv de pe mobil tot ce ține de emiterea, livrarea și încasarea de facturi online, avize, proforme, chitanțe, precum și de gestiunea stocurilor, fișe, bonuri, rapoarte online. Un abonament lunar pornește, în acest caz, de la 3,35 euro plus TVA.
VEZI ȘI: platforme online de gestionare a finanțelor afacerii tale
Regândește-ți marketingul
Dacă îți promovezi afacerea prin pliante publicitare lăsate în cutiile poştale, oricât de eficiente ar fi în cazul tău, tot arunci sume importante de bani pe fereastră. Unul dintre marile avantaje ale promovării în online este că pot fi derulate campanii de succes chiar și cu bugete mici. Ai multe canale online și instrumente de promovare care te pot ajuta să ai un nivel cât mai ridicat al ratei de recuperare a investiției. AdWords Search, Remarketing, Display, YouTube Ads, LinkedIn Ads sau Facebook Ads si Instagram Ads sunt doar câteva dintre cele mai eficiente canale pentru bugete mici, în funcție de profilul afacerii și de publicul țintă.
Folosește un instrument digital de comunicare și colaborare internă
Nu e bine nici când hârtia este utilizată pentru comunicarea în echipă. O platformă de colaborare, la care toți angajații să aibă acces, integrează facilități de chat, video conferință și telefonie, pentru întâlniri flexibile, de oriunde din lume, de pe orice conexiune la internet și îți permite atât să comunici ce ai de comunicat, cât și să urmărești stadiul proiectelor aflate în lucru. Dacă e totuși nevoie de ședințe în jurul unei mese de conferință cu membrii echipei sau cu clienții, poți elimina hârtia dacă participanții au tablete și laptopuri și sunt încurajați să le folosească atunci când își iau notițe. De asemenea, folosește-te de un proiector sau o tablă albă în locul materialelor tipărite pe suport de hârtie.
Stimulează competitivitatea când vine vorba despre reciclare
În general, înainte să dai print, asigură-te că acel document chiar merită să existe și pe o foaie de hârtie. Dacă nu, salvează-l în cloud. Și dacă ești sigur că trebuie să printezi, fă asta pe ambele părți ale hârtiei, iar dacă vrei ca afacerea ta să și salveze niște copaci, printează pe hârtie reciclată. Companiile care produc hârtie reciclată menționează acest lucru pe baxuri, așa că acestea vor fi ușor de reperat când faci aprovizionarea. Și ca să te asiguri că acest comportament al tău va fi împrumutat și de alți colegi, subalterni și parteneri, inserează în semnătura ta electronică un mesaj scurt în care să îi rogi să printeze doar ce e cu adevărat important. Anunță-ți scopul de a reduce consumul de hârtie și oferă un premiu echipei care are cea mai bună soluție pentru a-ți atinge obiectivul. Chiar dacă numai o echipă poate câștiga, și ceilalți angajați vor deveni mai responsabili și mai conștiincioși când vine vorba de consumul de hârtie.
Primii pași către un business “paperless” nu costă nimic altceva în afară de eforturile fiecărui membru al echipei de a reduce consumul pe hârtie. Mai departe, transformarea și digitalizarea completă a unui business implică, desigur, investiții în tehnologie care, deși pot părea în primă fază ridicate, se dovedesc eficiente pe termen mediu și lung.
Iar dacă vrei să scapi de hârtie într-un mod sustenabil, dă-o la reciclat. Poți apela la companii sau chiar la ONG-uri care sprijină acest lucru sau poți folosi aplicația Sigurec, prin care poți chema un taxi gratuit de reciclare și poți vedea cu cât reduci amprenta de carbon în funcție de cantitatea de hârtie reciclată și nu numai. Poți salva 17 copaci de la tăiere cu fiecare tonă de hârtie pe care o reciclezi.
