Vamos a hablar de las finanzas! Todo lo que necesitas saber para el bienestar financiero de tu proyecto

A veces, lidiar con los aspectos más complicados de las finanzas de un negocio puede ser agobiante. Pero si te familiarizas con todos los términos esenciales y sigues algunos principios básicos, el bienestar financiero de tu proyecto va a mejorar.

El bienestar financiero de un negocio es esencial para su resiliencia (incluso en tiempos de crisis), para su crecimiento e impacto a largo plazo en la comunidad. Puede ser un punto importante a tener en cuenta a la hora de solicitar ayudas o créditos, crear asociaciones estratégicas con otras organizaciones y, en general, cuando se trata de conseguir una ronda de inversión.   

Entonces, ¿por dónde empezar a cuidar la salud financiera de tu empresa? La manera más facil es empezar por lo básico.   

Términos financieros más importantes para los empresarios y la sostenibilidad de sus proyectos  

Flujo de caja: desempeña un papel fundamental en la planificación financiera, y es también el aspecto más importante en cualquier empresa exitosa. Puede prever la mayoría de los ciclos de tu negocio durante un tiempo determinado, lo que significa que puede predecir todas las subidas o bajadas de tus ingresos; cuando el dinero entra y sale de su cuenta bancaria.   

Facturación: el total de ingresos de tus productos/servicios en un determinado periodo de tiempo (sin descuentos, acciones, etc.). Si quiere conocer mejor tu evolución en comparación con empresas similares en el mercado, tu crecimiento, entonces te conviene echarle un vistazo constante a tus cifras de facturación.   

Ingresos operativos (EBIT - Beneficios antes de intereses e impuestos): muestra los ingresos de la empresa procedentes de sus principales actividades. Puedes obtener esta cifra restando los costes totales de los ingresos totales de tu empresa (sin todos los impuestos y tasas, etc.).   

Margen bruto: es el porcentaje de los ingresos que va a parar a tu empresa después de restar los costes de producción o adquisición de los bienes y servicios que vendes.   

Costes fijos (por ejemplo, salarios, alquileres, costes de servicios públicos) frente a costes variables (los que dependen de la producción)  

Endeudamiento: es la comparación entre la capitalización (el dinero que posee el empresario o el que obtuvo de los inversores a cambio de fondos propios) y el pasivo.   

Gastos o inversiones de capital: por ejemplo, si compras un portátil caro o decides renovar tu oficina para atraer más clientes, esto significa que estás generando costes que se convertirán en beneficios futuros para tu negocio.    

Coste de adquisición por cliente: muestra cuánto hay que pagar para atraer a un nuevo cliente.   

El valor medio de un cliente, ya que son pocos los dominios en los que se invierte a largo plazo o para toda la vida (una casa, un coche, etc.). La mayoría de las veces, los clientes se fidelizan y hacen pagos recurrentes. Puedes desarrollar más tu negocio si prestas mucha atención al coste de adquisición de un cliente y al valor que aporta.   

¿Cómo puedes asegurarte de que estás cultivando un proyecto o negocio saludable?  

Deberías considerar tener una buena gestión financiera sin importar el éxito de tu negocio, sin importar la crisis que puedas experimentar u otros momentos de crecimiento o incluso de inestabilidad que encuentres en el camino. He aquí algunos principios útiles a tener en cuenta:   

No mezcles los negocios con las finanzas personales   

Toma esto como una regla de oro: no mezcles el dinero de la empresa con el personal. Al tener esta separación desde el principio, no tendrás que preocuparte por tener problemas con las autoridades financieras o el riesgo de que te demanden en ningún momento. Cada vez es más frecuente que algunos emprendedores sean acusados de fraude fiscal por utilizar el dinero de sus empresas para asuntos personales.   

Esta regla también se aplica a la inversa, cuando se mezclan objetos o recursos personales en asuntos de negocios. La mayoría de los emprendedores que dirigen pequeñas empresas utilizan su coche personal para ir a reuniones o gestionar otros pequeños asuntos. Asegúrate de estar constantemente en contacto con tu contable y comprueba qué gastos son deducibles. La misma regla se aplica a un teléfono móvil u otros bienes. Aunque la legislación puede diferir de un país a otro, asegúrate siempre de hablar primero con tu contable, que puede darte consejos prácticos sobre estos temas.  

Otra razón por la que es esencial separar los activos personales de los empresariales es la solicitud de préstamos. Por ejemplo, si quieres obtener un crédito hipotecario que afecte a una parte de los bienes de la empresa, si ocurre algo, sólo perderás esos bienes de la empresa. Mientras que, cuando los bienes son compartidos, entonces el banco tiene derecho a pedir también sus bienes personales.    

Vigila el flujo de caja     

Esto es importante porque aunque tu negocio pueda parecer estupendo en teoría y sobre el papel, si los plazos de pago son más cortos que los de recepción de pagos, puedes entrar fácilmente en una crisis de liquidez o en una quiebra.    

Así es como puedes hacerlo:   

• Enumera en una tabla todas las cifras de ventas estimadas para cada mes   

• Asegúrate de tener una línea dedicada en esta tabla en la que enumeres tus ingresos y rellenes todas las cifras que consigas, aunque algunas puedan depender de los plazos de pago que ya hayas establecido   

• Rellena también tus gastos fijos (alquileres, nóminas, cotizaciones sociales, etc.) y los gastos variables (estimados en su valor máximo)   

• Incluye el resto de tus gastos operativos, teniendo en cuenta las fechas de vencimiento de tus facturas (mercancías, materias primas, etc.)  

• Si es el caso, incluye todos los costes relacionados con los pagos de las cuotas de préstamos  

• Fíjate en la diferencia entre costes e ingresos. Para los meses en los que no tengas ingresos, asegúrate de tener algunos ahorros extra para apoyar tu actividad.   

¿Cómo puede asegurarse de que su flujo de caja sea estable?   

• Empieza a ahorrar como plan de respaldo. Si tu negocio prospera un mes y ganas dinero extra, deberías hacer un depósito y ahorrar una cantidad de vez en cuando. Esto seguramente será útil en tiempos difíciles y se recomienda tener suficiente dinero en tu depósito para cubrir tus gastos fijos durante 6 meses (alquileres, nóminas, etc.).   

• Equilibra tu flujo de caja. Podrías encontrarte en una situación mucho peor, si tus problemas de liquidez están relacionados con tu modelo de negocio. Por ejemplo, si trabajas con grandes empresas y tienes plazos de pago muy largos (en el sector farmacéutico, los plazos de pago pueden superar los 6 meses). Si este es el caso, tal vez quieras equilibrar tu flujo de caja a largo plazo: mira si puedes renegociar tus plazos de pago (tanto para tus gastos como para tus ingresos) o ampliar la base de clientes.   

Establece objetivos claros para los indicadores financieros de tu empresa y para tus finanzas personales  

En primer lugar, tienes que fijarte un sueldo justo, asegurándote de que refleja tu papel en tu proyecto o negocio. Por lo general, una buena mayoría de empresarios tiende a sacrificarse por el bien mayor y a conformarse con menos (dinero). Obviamente, esta no es una buena práctica por muchas razones: por un lado, crea una falsa impresión de la empresa, y por otro, pone en riesgo tus finanzas personales. Un sueldo "sano" significa tener una cantidad de dinero que cubra tus gastos básicos, pero que también te permita ahorrar dinero al mismo tiempo. No obstante, no des por sentado que la suma debe ser demasiado considerable, ya que también debes tener en cuenta el capital que necesitas para tu empresa a largo plazo.   

Entonces, es importante tener en cuenta que si se fijan objetivos, tu negocio florecerá. Por ejemplo, las empresas que cotizan en bolsa anuncian su presupuesto para cada año y cuáles son sus objetivos, y alcanzarlos o no determinará el valor de sus acciones. Por lo tanto, es esencial establecer objetivos, ya sea anualmente, o en algunos años. La misma regla se aplica también a tus ingresos: si acabas de empezar tu negocio, suele ser aceptable que tu sueldo sea menor, pero esto no debería prolongarse demasiado. La teoría económica dice que son tus intereses personales los que hacen girar el mundo, así que tenlo en cuenta a la hora de establecer objetivos personales ambiciosos que vayan de la mano del éxito de tu negocio.   

Optimiza el ritmo de tu negocio   

• Presta mucha atención a tus gastos y asegúrate de priorizar. Algunos gastos están justificados cuando empiezas a operar tu negocio; por ejemplo, es mejor alquilar ciertos equipos o un espacio, en lugar de invertir en comprarlos (al menos al principio). Lo mismo ocurre con la colaboración con expertos: quizá sea mejor colaborar con freelancers que contratar a todo un equipo de profesionales.   

• Puedes utilizar un software de gestión de facturas para acceder a los datos de tu empresa de forma inmediata  

• Regístrate para obtener una firma digital: te será útil sobre todo cuando tengas que presentar tus documentos mensuales a tu institución fiscal, pero te será útil para cualquier otro aspecto administrativo con tus clientes.   

• Haz copias digitales de tus documentos, ya que podrás acceder a ellos en cualquier momento y lugar. Pero antes de elegir a tu proveedor para la gestión de tus documentos digitales, hazte algunas preguntas: cuántos usuarios puedes añadir (y si el número de usuarios se puede ampliar si es necesario), si está optimizado y si puedes utilizarlo también en tu móvil u otros dispositivos multimedia.