"Selectarea măsurii potrivite și măsurarea corectă a lucrurilor reprezintă atât artă, cât și știință. Iar indicatorii cheie de performanță influențează atât comportamentul managementului, cât și cultura de afaceri." - Pearl Zhu
KPI sau indicatorii cheie de performanță sunt măsurători financiare sau nefinanciare utilizate pentru evaluarea gradului de conformitate cu obiectivele stabilite anterior; aceștia sunt în general conținuți în planul strategic al organizației și reflectă performanța acesteia într-o anumită perioadă; KPI sunt utilizați în diferite domenii ale unei companii, inclusiv în achiziții, vânzări, logistică și servicii și atenție acordată clienților.
KPIii sunt utilizați pentru a determina starea actuală a unei afaceri sau a unui proiect și permit definirea unei linii de acțiune viitoare; ele exprimă variabilele care trebuie luate în considerare pentru a crește performanța favorabilă în vederea obținerii de progrese, poziționare și profituri semnificative pentru companie. KPI măsoară condițiile de performanță și performanța cheie.
Este inevitabil să nu luăm în considerare pentru a studia modul în care este produsă activitatea unei companii și cum influențează rezultatele acesteia, astfel încât obiectivul principal al companiei trebuie definit în prealabil și exprimat în cifre procentuale.
Indicatorii cheie de performanță pot fi creați pentru diferite aspecte ale activității de afaceri, atâta timp cât sunt măsurabili, printre care avem:
-
Indicatori economici, care permit măsurarea veniturilor, costurilor, rentabilității, cheltuielilor, profiturilor, etc.
-
Indicatorii financiari, care permit măsurarea nivelului de îndatorare, a capacității de îndatorare, a lichidității, a solvabilității, a recuperării, printre altele.
-
Indicatorii de producție permit evaluarea nivelurilor de producție, a eficienței procesului, a materialelor utilizate în procesul de producție etc.
-
Indicatorii de calitate permit măsurarea procentului de defecte în procesul de producție, nivelul de calitate al produselor, numărul de defecțiuni ale echipamentelor și proceselor, întreruperi neașteptate sau forțate etc.
-
Indicatori de logistică, care pot fi utilizați pentru a măsura numărul de comenzi, livrări, stocuri, rotația stocurilor, timpii de livrare și de reaprovizionare.
-
Indicatori de atenție și servicii, aceștia pot măsura timpul mediu de atenție personală sau telefonică, comenzile nesolicitate, numărul sau procentul de retururi, numărul de reclamații, numărul de clienți noi etc.
Indicatorii cheie de performanță trebuie să fie măsurați în perioade de timp definite anterior și trebuie să fie asociați cu unități de măsură specifice; este normal ca în companii ca fiecare dintre unitățile de bază sau departamente să își creeze proprii indicatori cheie de performanță; în multe companii există domenii sau departamente care oferă sprijin specializat pentru acest proces.
Este important să se ia în considerare o serie de parametri care trebuie setați pentru fiecare KPI care urmează să fie stabilit, printre care:
-
Definiție.
-
Activitate care evaluează.
-
Unități de măsură.
-
Periodicitate
Cum să-ți alegi KPIii?
Acum că am înțeles ce este un KPI, vom pune o serie de întrebări care ne vor ajuta să stabilim cu mai multe criterii ce KPI ar trebui să alegem.
Care sunt scopurile și obiectivele pe care le urmărim? Trebuie să fim clari cu privire la obiectivele urmărite de companie, deoarece acesta va fi un punct fundamental în strategia ta.
Cât de des vom arăta progresul? Monitorizarea ar trebui să fie, în majoritatea cazurilor, zilnică, dar trebuie să știm ce perioade vom evalua în rapoartele finale pe care le vom prezenta superiorilor noștri. Acest lucru poate defini un pic mai mult ce fel de KPI-uri vor fi mai relevante decât altele.
Cine va măsura indicatorii cheie de performanță și cu ce instrumente? Pare evident, dar este esențial să se știe ce nivel profesional și ce resurse are persoana responsabilă cu măsurarea acestora. Nu are sens să concepeți un tabel de KPI pentru cineva care fie nu știe ce măsoară, fie nu are mijloacele necesare pentru a face acest lucru.
Pași pentru definirea KPI-ilor
Atunci când stabilești sau definești un KPI, ar trebui să analizezi modul în care acest KPI este legat de un rezultat sau de un obiectiv de afaceri specific.
KPIii ar trebui să fie personalizați în funcție de etapele de dezvoltare ale proiectului vostru și elaborați pentru a vă ajuta să vă atingeți obiectivele.
Definește
-
Scrie un obiectiv clar atunci când definești KPI
-
Scrierea unui obiectiv clar pentru KPI este una dintre cele mai importante, dacă nu chiar cea mai importantă, parte a dezvoltării unui KPI.
Un indicator cheie de performanță este o valoare măsurabilă care demonstrează cât de eficient își atinge o companie obiectivele de afaceri cheie.
Există multe elemente care se leagă de modul în care ne scriem și dezvoltăm KPI-urile.
Important de reținut este că indicatorul trebuie strâns legat de un obiectiv-cheie. Nu orice obiectiv sau ceva pe care cineva din organizația voastră îl consideră important. Acest obiectiv trebuie să fie fundamental pentru succesul organizației.
În caz contrar, o să te concentrezi asupra unui obiectiv care nu este poate echivala cu un rezultat de afaceri sau care nu va avea un impact asupra organizației voastre.
În cel mai rău caz, compania ta va pierde timp, bani și alte resurse care ar fi fost mai bine folosite în altă parte.
KPIii trebuie să fie mai mult decât niște numere arbitrare. Aceștia trebuie să exprime ceva strategic despre ceea ce încearcă să facă organizația voastră. Poți (sau ar trebui să poți) să știi multe despre modelul de afaceri al unei companii doar uitându-vă la KPIii acesteia.
Comunică
Nu este suficient să definești KPI, ci trebuie să îi comunicați în mod corespunzător. Cum ar trebui ca echipa sau partenerii tai să îndeplinească obiectivele dacă nu știu care sunt acestea?
Ca să fie eficienți, indicatorii cheie de performanță au nevoie de context. Acest lucru poate fi realizat numai dacă explicați nu numai ce măsurați, ci și de ce o faceți. În caz contrar, acestea sunt doar numere pe un ecran care nu au nicio semnificație pentru voi sau pentru echipa voastră.
Revizuiește
Revizuirea periodică a indicatorilor cheie de performanță este esențială pentru menținerea și dezvoltarea acestora. Este important să vă comparați progresele înregistrate în raport cu KPI (altfel, ce rost ar mai avea să stabiliți unul?).
Cu toate acestea, monitorizarea progresului este la fel de importantă ca și definirea indicatorilor cheie de performanță, astfel încât să puteți evalua cât de bine ați reușit să îi alegeți.
Prioritizează-i
Nu toți indicatorii cheie de performanță sunt de succes. Unii au obiective care nu pot fi atinse. Alții nu reușesc să urmărească obiectivul de bază al activității pe care trebuiau să îl atingă. Numai prin revizuirea periodică a indicatorilor de performanță poți decide dacă este momentul să îi schimbi.
De exemplu, să spunem că dorești să obții 1.500 de abonați la newsletter-ul tău în primul trimestru al anului. Va trebui să stabilești obiective lunare, bisăptămânale sau chiar săptămânale pentru a realiza acest lucru.
În acest fel, poți reevalua continuu și schimba cursul, după cum este necesar, pentru a atinge obiectivul pe termen lung.
Ai putea împărți obiectivele în mod egal pe lună. În acest caz, ar fi 500 de abonamente în ianuarie, 500 în februarie și 500 în martie. Cu toate acestea, ai putea dori să fii mai specific.
În ianuarie și martie sunt mai multe zile decât în februarie, așa că ar fi bine să îți stabilești un obiectiv de 600 de zile pentru aceste luni. Sau poate că, în general, ai mai mult trafic pe site-ul tău în februarie (poate că firma ta este prezentă la o expoziție comercială importantă) și decizi să stabești un obiectiv de 800 pentru acea lună.
Oricare ar fi cazul, pe lângă definirea indicatorilor cheie de performanță, trebuie să te asiguri că îți împarți obiectivele pentru a stabili obiective pe termen scurt.
Pentru a folosi un alt exemplu, să spunem că organizația ta a lansat recent o nouă linie de produse sau s-a extins peste hotare. Dacă nu îți actualizezi indicatorii cheie de performanță, echipa ta va continua să urmărească obiective care nu includ neapărat schimbarea direcției tactice sau strategice.
Revizuirea indicatorilor cheie de performanță în fiecare lună (sau, în mod ideal, în fiecare săptămână) îți va oferi posibilitatea de a ajusta sau de a schimba complet cursul.
Verifică
Stabilirea unor obiective realizabile pentru echipa ta este esențială atunci când alegeți KPI. O țintă prea mare te poate face pe tine sau pe echipa ta să renunțați înainte de a începe.
Dacă îți stabilești un obiectiv prea mic, probabil că te vei întreba ce să faci după ce vă vei atinge obiectivele anuale în primele două luni ale anului.
Analiza performanțelor actuale este extrem de importantă. Fără această analiză, vei alerga orbește după cifre care nu au de fapt o sursă. Performanța ta actuală este, de asemenea, un bun punct de plecare pentru a decide unde trebuie să vă îmbunătățiți.
Gestionarea indicatorilor cheie de performanță implică, de asemenea, analizarea datelor pe care le-ați colectat deja pentru a stabili o bază de referință cu ceea ce ai realizat în trecut.
Actualizare
KPIii nu sunt statici. Aceștia trebuie să evolueze, să se actualizeze și să se schimbe în funcție de necesități. Dacă îți stabilești KPIi și uiți de ei, riști să urmărești obiective care nu mai sunt relevante.
Acestea sunt câteva întrebări pe care ar trebui să ni le punem să începem să lucrăm la indicatori. Fiecare proiect, fiecare companie și fiecare obiectiv indicatori total diferiți.
Folosește aceste fișe de lucru pentru a-ți defini obiectivele.
Verbe pentru obiectivele tale
Folosește aceste fișe de lucru pentru a colecta datele.
Template de colectare a datelor
