"La scelta della misura giusta e la misurazione corretta sono sia arte che scienza. E i KPI influenzano il comportamento del management e la cultura aziendale". - Perla Zhu
I KPI o indicatori chiave di prestazione sono misure finanziarie o non finanziarie utilizzate per misurare il grado di conformità con gli obiettivi precedentemente stabiliti; sono generalmente contenuti nel piano strategico dell'organizzazione e riflettono le sue prestazioni in un determinato periodo; i KPI sono utilizzati in varie aree di un'azienda, tra cui gli acquisti, le vendite, la logistica, il servizio clienti e l'attenzione.
I KPI sono utilizzati per determinare lo stato attuale di un'azienda o di un progetto e consentono di definire una linea d'azione futura; esprimono le variabili da tenere in considerazione per aumentare le prestazioni favorevoli al fine di ottenere progressi, posizionamento e profitti significativi per l'azienda. I KPI misurano le condizioni di performance e le prestazioni chiave.
È inevitabile tenerne conto per studiare come viene prodotto il lavoro di un'azienda e come influisce sui suoi risultati, quindi l'obiettivo principale dell'azienda deve essere definito in anticipo ed espresso in cifre percentuali.
Gli indicatori chiave di prestazione possono essere creati per diversi aspetti dell'attività aziendale, purché siano misurabili:
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Indicatori economici, permettono di misurare ricavi, costi, redditività, spese, profitti, ecc.
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Gli indicatori finanziari, che consentono di misurare i livelli di indebitamento, la capacità di indebitamento, la liquidità, la solvibilità, il ritorno dell'investimento, tra gli altri.
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Gli indicatori di produzione consentono di valutare i livelli di produzione, l'efficienza del processo, i materiali utilizzati nel processo produttivo, ecc.
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Gli indicatori di qualità consentono di misurare la percentuale di difetti nel processo di produzione, il livello di qualità del prodotto, il numero di guasti alle apparecchiature e ai processi, le interruzioni impreviste o forzate, ecc.
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Indicatori logistici, che possono essere utilizzati per misurare il numero di ordini, le consegne, le scorte, il turnover delle scorte, i tempi di consegna e i tempi di rifornimento.
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Indicatori di attenzione e servizio, possono misurare i tempi medi di attenzione personale o telefonica, gli ordini non evasi, il numero o la percentuale di resi, il numero di reclami, il numero di nuovi clienti, ecc.
I KPI devono essere misurati in periodi di tempo precedentemente definiti e devono essere associati a specifiche unità di misura; è normale nelle aziende che ogni unità o dipartimento principale crei i propri indicatori di performance chiave; in molte aziende ci sono aree o dipartimenti che forniscono un supporto specializzato per questo processo.
È importante considerare una serie di parametri che devono essere impostati per ogni KPI da creare, tra i quali:
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Definizione.
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Attività che valuta.
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Unità di misura.
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Periodicità
Come scegliere i KPI?
Ora che abbiamo capito cos'è un KPI, ci porremo una serie di domande da creare che ci aiuteranno a stabilire con più criterio quale KPI dovremmo scegliere.
Quali sono le finalità e gli obiettivi che perseguiamo? Dobbiamo essere chiari sugli obiettivi perseguiti dall'azienda, perché saranno un punto fondamentale della nostra strategia.
Con quale frequenza mostreremo i progressi? Nella maggior parte dei casi il monitoraggio dovrebbe essere quotidiano, ma dobbiamo sapere quali periodi valuteremo nei rapporti finali che consegneremo ai nostri superiori. Questo può definire un po' meglio quali tipi di KPI saranno più rilevanti di altri.
Chi misurerà i KPI e con quali strumenti? Sembra ovvio, ma è essenziale conoscere il livello professionale e le risorse di cui dispone la persona responsabile della misurazione. Non ha senso progettare una tabella di KPI per qualcuno che non sa cosa sta misurando o non ha i mezzi per farlo.
Fasi di definizione dei KPI
Quando si scrivono o si definiscono i KPI, è necessario analizzare il modo in cui questo KPI si riferisce a un risultato o a un obiettivo aziendale specifico.
I KPI devono essere personalizzati in base alle fasi di sviluppo del progetto e sviluppati per aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi.
Definire
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Scrivere un obiettivo chiaro quando si definiscono i KPI
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Scrivere un obiettivo chiaro per il tuo KPI è una delle parti più importanti, se non la più importante, dello sviluppo di un KPI.
Un indicatore di prestazione chiave è un valore misurabile che dimostra l'efficacia con cui un'azienda sta raggiungendo i suoi obiettivi aziendali principali.
Ci sono molti elementi che riguardano il modo in cui scriviamo e sviluppiamo i nostri KPI.
L'importante è definire KPI strettamente correlati a un obiettivo chiave. Non un obiettivo qualsiasi o qualcosa che qualcuno nell'organizzazione ritiene importante. Questo obiettivo deve essere fondamentale per il successo dell'organizzazione.
In caso contrario, ci si concentra su un obiettivo che non è in grado di raggiungere un risultato aziendale o che non avrà un impatto sull'organizzazione.
Nel peggiore dei casi, la tua azienda sprecherà tempo, denaro e altre risorse che sarebbero state meglio impiegate altrove.
I KPI non devono essere solo numeri arbitrari. Devono esprimere qualcosa di strategico su ciò che l'organizzazione sta cercando di fare. È possibile (o dovrebbe essere possibile) sapere molto sul modello di business di un'azienda solo guardando i suoi KPI.
Comunicare
Non basta definire i KPI, bisogna comunicarli correttamente. Come possono il tuo team o i tuoi alleati raggiungere gli obiettivi se non sanno quali sono?
Per essere efficaci, i KPI hanno bisogno di un contesto. Questo si può ottenere solo se si spiega non solo cosa si sta misurando, ma anche perché lo si sta facendo. Altrimenti, sono solo numeri su uno schermo che non hanno alcun significato per te o per il tuo team.
Revisione
La revisione periodica dei KPI è essenziale per il loro mantenimento e sviluppo. È importante confrontare i tuoi progressi rispetto ai tuoi KPI (altrimenti a cosa servirebbe fissarne uno?).
Tuttavia, il monitoraggio dei tuoi progressi è importante quanto la definizione dei KPI, in modo da poter valutare il successo della tua scelta.
Dividerli in parti
Non tutti i KPI hanno successo. Alcuni hanno obiettivi irraggiungibili. Altri non riescono a tracciare l'obiettivo aziendale sottostante che dovevano raggiungere. Solo rivedendo regolarmente i tuoi KPI potrai decidere se è il momento di cambiarli.
Ad esempio, supponiamo che tu voglia ottenere 1.500 iscritti alla tua newsletter nel primo trimestre dell'anno. Per raggiungere questo obiettivo, dovreai fissare obiettivi mensili, bisettimanali o addirittura settimanali.
In questo modo, è possibile rivalutare continuamente e cambiare rotta se necessario per raggiungere l'obiettivo a lungo termine.
È possibile dividere equamente gli obiettivi per mese. In questo caso, si tratterebbe di 500 iscrizioni a gennaio, 500 a febbraio e 500 a marzo. Tuttavia, potresti voler essere più specifico.
I giorni di gennaio e marzo sono più numerosi di quelli di febbraio, quindi potresti fissare un obiettivo di 600 per quei mesi. Oppure, se in genere il traffico sul tuo sito web è maggiore a febbraio (magari la tua azienda è presente a una fiera importante), decidi di fissare un obiettivo di 800 per quel mese.
In ogni caso, oltre a definire i KPI, dovresti assicurarti di suddividere i tuoi obiettivi in obiettivi a breve termine.
Per fare un altro esempio, diciamo che la tua organizzazione ha recentemente lanciato una nuova linea di prodotti o si è espansa all'estero. Se non aggiorni i tuoi KPI, il tuo team continuerà a perseguire obiettivi che non includono necessariamente il cambiamento della direzione tattica o strategica.
Rivedere i tuoi KPI ogni mese (o, idealmente, ogni settimana) ti darà l'opportunità di aggiustare o cambiare completamente rotta.
Verifica
La definizione di obiettivi raggiungibili per il tuo team è essenziale nella scelta dei KPI. Un obiettivo troppo alto può indurre te o il tuo team a rinunciare prima ancora di iniziare.
Se fissi un obiettivo troppo basso, probabilmente ti chiederai cosa fare dopo aver raggiunto i tuoi obiettivi annuali nei primi due mesi dell'anno.
Analizzare le prestazioni attuali è fondamentale. Senza questa analisi, inseguirai ciecamente numeri che non hanno una fonte. Le prestazioni attuali sono anche un buon punto di partenza per decidere dove migliorare.
La gestione dei KPI comporta anche l'analisi dei dati già raccolti per stabilire una linea di base con i risultati ottenuti in passato.
Aggiornamento
I KPI non sono statici. Devono evolversi, aggiornarsi e cambiare secondo le necessità. Se si fissano e si dimenticano i KPI, si corre il rischio di perseguire obiettivi che non sono più rilevanti.
Queste sono alcune domande che dovremmo porci per iniziare a sviluppare e creare KPI. Ogni progetto, ogni azienda e ogni obiettivo perseguito avrà KPI completamente diversi, da qui intendiamo fornire alcune piccole linee guida per iniziare a pensare a come svilupparli.
Tempo di pratica
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