"A megfelelő intézkedés kiválasztása és a dolgok helyes mérése egyszerre művészet és tudomány. A KPI-k pedig befolyásolják a vezetői magatartást és az üzleti kultúrát is." - Pearl Zhu
A KPI-k vagy kulcsfontosságú teljesítménymutatók olyan pénzügyi vagy nem pénzügyi mérőszámok, amelyeket a korábban meghatározott célkitűzéseknek való megfelelés mértékének mérésére használnak; általában a szervezet stratégiai tervében szerepelnek, és egy adott időszakban elért teljesítményt tükröznek; a KPI-ket a vállalat különböző területein használják, beleértve a beszerzést, az értékesítést, a logisztikát, az ügyfélszolgálatot és a figyelmet.
A KPI-k egy vállalkozás vagy projekt jelenlegi állapotának meghatározására szolgálnak, és lehetővé teszik a jövőbeli cselekvési irányvonal meghatározását; kifejezik azokat a változókat, amelyeket figyelembe kell venni a kedvező teljesítmény növelése érdekében, hogy a vállalat számára előrelépést, pozicionálást és jelentős nyereséget érjenek el. A KPI a teljesítmény és a kulcsfontosságú teljesítmény feltételeit méri.
Figyelembevételük elkerülhetetlen annak tanulmányozásához, hogy a vállalat munkája hogyan termelődik és hogyan befolyásolja az eredményeket, ezért a vállalat fő célját előzetesen meg kell határozni és százalékos számokban kell kifejezni.
A kulcsfontosságú teljesítménymutatókat az üzleti tevékenység különböző aspektusaira lehet létrehozni, amennyiben mérhetőek, ezek között vannak:
- Gazdasági mutatók, ezek lehetővé teszik a bevételek, költségek, jövedelmezőség, kiadások, nyereség stb. mérését.
- Pénzügyi mutatók, lehetővé teszik többek között az adósságszint, az adósságkapacitás, a likviditás, a fizetőképesség, a megtérülés mérését.
- A termelési mutatók lehetővé teszik a termelési szintek, a folyamat hatékonyságának, a termelési folyamatban felhasznált anyagok stb. értékelését.
- A minőségi mutatók lehetővé teszik a gyártási folyamat hibáinak százalékos arányának, a termékminőségi szintnek, a berendezések és folyamatok meghibásodásainak számának, a váratlan vagy kényszerű megszakításoknak stb. mérését.
- Logisztikai mutatók, amelyekkel mérhető a megrendelések száma, a szállítások, a készletek, a készletforgalom, a szállítási idők és a feltöltési idők.
- Figyelem és szolgáltatási mutatók, ezek mérhetik az átlagos személyes vagy telefonos odafigyelési időt, az elintézetlen megrendeléseket, a visszaküldések számát vagy százalékos arányát, a panaszok számát, az új ügyfelek számát stb.
A fő teljesítménymutatókat előre meghatározott időszakokban kell mérni, és meghatározott mértékegységekhez kell rendelni; a vállalatoknál szokásos, hogy minden egyes fő egység vagy részleg saját teljesítménymutatókat hoz létre; sok vállalatnál vannak olyan területek vagy részlegek, amelyek speciális támogatást nyújtanak ehhez a folyamathoz.
Fontos figyelembe venni egy sor olyan paramétert, amelyet minden egyes létrehozandó KPI-hez meg kell határozni, többek között:
- Meghatározás.
- Értékelő tevékenység.
- Mérési egységek.
- Periodicitás.
Hogyan válasszuk ki a KPI-t?
Most, hogy megértettük, mi is az a KPI, fel fogunk tenni egy sor kérdést, hogy létrehozzunk, amelyek segítenek több kritériummal megállapítani, hogy milyen KPI-t válasszunk.
Milyen célokat és célkitűzéseket követünk? Tisztában kell lennünk a vállalat által követett célokkal, mivel ez lesz stratégiánk alapvető pontja.
Milyen gyakran fogjuk bemutatni az előrehaladást? A nyomon követésnek a legtöbb esetben napi szintűnek kell lennie, de tudnunk kell, hogy milyen időszakokat fogunk értékelni a végső jelentéseinkben, amelyeket a feletteseinknek fogunk átadni. Ez egy kicsit jobban meghatározhatja, hogy milyen KPI-k lesznek fontosabbak, mint mások.
Ki fogja mérni a KPI-ket és milyen eszközökkel? Nyilvánvalónak tűnik, de lényeges tudni, hogy a mérésért felelős személy milyen szakmai szinttel és erőforrásokkal rendelkezik. Nincs értelme olyan ember számára KPI-táblázatot tervezni, aki vagy nem tudja, hogy mit mér, vagy nem rendelkezik az ehhez szükséges eszközökkel.
A KPI-k meghatározásának lépései
A KPI-k megírásakor vagy meghatározásakor elemezni kell, hogy az adott KPI hogyan kapcsolódik egy adott üzleti eredményhez vagy célkitűzéshez.
A KPI-ket a projekt fejlesztési szakaszai alapján kell testre szabni, és úgy kell kidolgozni, hogy segítsenek a célok elérésében.
Definiálj
- Írj világos célt a KPI-k meghatározásakor
- A KPI-k meghatározásának egyik legfontosabb, ha nem a legfontosabb része, hogy világos célt írj a KPI-hez.
A kulcsfontosságú teljesítménymutató egy mérhető érték, amely azt mutatja, hogy egy vállalat mennyire hatékonyan éri el kulcsfontosságú üzleti célkitűzéseit.
Számos elem kapcsolódik ahhoz, hogy hogyan írjuk és alakítsuk ki a KPI-ket.
A legfontosabb, hogy olyan KPI-ket határozzunk meg, amelyek szorosan kapcsolódnak egy fő célkitűzéshez. Nem akármilyen célt, vagy olyasmit, amit valaki a szervezetben fontosnak tart. Ennek a célkitűzésnek alapvető fontosságúnak kell lennie a szervezet sikere szempontjából.
Ellenkező esetben olyan célkitűzésre összpontosít, amely nem képes az üzleti eredményt kezelni, vagy amely nem lesz hatással a szervezetre.
Legrosszabb esetben a vállalatod időt, pénzt és egyéb erőforrásokat pazarol el, amelyeket máshol jobban el tudott volna költeni.
A KPI-knek többnek kell lenniük, mint önkényes számoknak. Ki kell fejezniük valami stratégiai jelentőségű dolgot azzal kapcsolatban, hogy mit próbál tenni a szervezet. Egy vállalat üzleti modelljéről sokat megtudhatsz (vagy tudnod kellene) pusztán a KPI-k alapján.
Kommunikálj
Nem elég meghatározni a KPI-ket, azokat megfelelően kommunikálni is kell. Hogyan tudná a csapatod vagy a szövetségeseid teljesíteni a célkitűzéseket, ha nem tudják, hogy mik azok?
A KPI-knek kontextusra van szükségük ahhoz, hogy hatékonyak legyenek. Ez csak akkor érhető el, ha nemcsak azt magyarázza el, hogy mit mér, hanem azt is, hogy miért méri. Ellenkező esetben ezek csak számok a képernyőn, amelyeknek nincs jelentésük sem szá06dra, sem a csapat6d számára.
Tekintsd át a oldalt
A KPI-k rendszeres felülvizsgálata elengedhetetlen a karbantartásukhoz és fejlesztésükhöz. Fontos, hogy összehasonlítsd az elért eredményeket a KPI-hez képest (máskülönben mi értelme lenne a KPI beállításának?).
Az előrehaladás nyomon követése azonban ugyanolyan fontos, mint a KPI-k meghatározása, hogy értékelni tudd, mennyire volt sikeres a kiválasztásuk.
Bontsd részekre
Nem minden KPI sikeres. Némelyiknek elérhetetlenek a céljai. Mások nem követik a mögöttes üzleti célt, amelyet el akartak érni. Csak a KPI-k rendszeres felülvizsgálatával tudja eldönteni, hogy itt az ideje megváltoztatni őket.
Tegyük fel például, hogy az év első negyedévében 1500 feliratkozót szeretnél szerezni a hírleveledre. Ennek eléréséhez havi, kétheti vagy akár heti célokat is kitűzhet.
Így folyamatosan újraértékelheted és szükség szerint módosíthatod az irányt, hogy elérje a hosszabb távú célt.
A célokat havonként egyenlően feloszthatod. Ebben az esetben januárban 500, februárban 500, márciusban pedig 500 előfizetés lenne. Azonban lehet, hogy ennél konkrétabbnak kell lennie.
Januárban és márciusban több nap van, mint februárban, ezért érdemes 600-at kitűzni ezekre a hónapokra. Vagy lehet, hogy februárban általában több látogatója van a weboldaladnak (esetleg a céged jelen van egy nagyobb kiállításon), és úgy döntesz, hogy erre a hónapra 800-as célt tűz ki.
Bármi is legyen a helyzet, a KPI-k meghatározása mellett ügyelj arra is, hogy rövid távú célok meghatározásához lebontod a célkitűzéseit.
Egy másik példával élve, tegyük fel, hogy a szervezeted nemrégiben új termékcsaládot vezetett be, vagy a tengerentúlon terjeszkedett. Ha nem frissíted a KPI-t, a csapata továbbra is olyan célokat fog követni, amelyek nem feltétlenül tartalmazzák a taktikai vagy stratégiai irányváltozást.
A KPI-k havonkénti (vagy ideális esetben heti) felülvizsgálata lehetőséget ad arra, hogy kiigazítsa vagy teljesen megváltoztassa az irányt.
Ellenőrizz
A KPI-k kiválasztásakor elengedhetetlen, hogy elérhető célokat határozz meg csapatod számára. Egy túl magas cél arra késztethet téged vagy a csapatodat, hogy feladjátok, mielőtt még elkezdenétek.
Ha túl alacsony célt tűzöl ki, valószínűleg azon fogsz töprengeni, hogy mit tegyél, miután az év első két hónapjában elérted az éves célokat.
A jelenlegi teljesítményének elemzése kiemelkedő fontosságú. Ezen elemzés nélkül vakon fogsz olyan számokat hajszolni, amelyeknek valójában nincs is forrása. A jelenlegi teljesítményed jó kiindulópont annak eldöntéséhez is, hogy hol kell javulnod.
A KPI-k kezelése magában foglalja a már összegyűjtött adatok elemzését is, hogy a múltban elért eredményekhez képest létrehozz egy alapvonalat.
Frissíts
A KPI-k nem statikusak. Szükség szerint fejlődniük, frissülniük és változniuk kell. Ha beállítod és elfelejted a KPI-ket, fennáll a veszélye, hogy olyan célokat követsz, amelyek már nem relevánsak.
Ez néhány kérdés, amit fel kell tennünk magunknak, hogy elkezdjük a KPI-k kidolgozását és létrehozását. Minden egyes projekt, minden egyes vállalat és minden egyes kitűzött cél teljesen eltérő KPI-kkel rendelkezik, innen szándékozunk néhány apró iránymutatást adni, hogy elkezdhessen gondolkodni a kidolgozásukról.
Gyakorlás ideje
Használd ezeket a munkalapokat a célok meghatározásához.
Igék a céljaidhoz
Használd ezeket a munkalapokat az adatok összegyűjtéséhez
Munkalapok az adatok gyűjtéséhez
