Cómo definir sus objetivos y KPIs de impacto

"Seleccionar la medida adecuada y medir bien las cosas es tanto un arte como una ciencia. Y los KPIs influyen en el comportamiento de la dirección, así como en la cultura empresarial". - Pearl Zhu

Los KPI o indicadores clave de rendimiento son mediciones financieras o no financieras que se utilizan para medir el grado de cumplimiento de los objetivos previamente establecidos; generalmente están contenidos en el plan estratégico de la organización y reflejan su rendimiento en un periodo determinado; los KPI se utilizan en diversas áreas de una empresa, como compras, ventas, logística y servicio y atención al cliente.  

Los KPIs sirven para determinar el estado actual de un negocio o proyecto y permiten definir una línea de actuación futura; expresan las variables a tener en cuenta para aumentar el rendimiento favorable con el fin de conseguir progreso, posicionamiento y beneficios significativos para la empresa. Los KPI miden las condiciones de rendimiento y los resultados clave.  

Es inevitable tenerlos en cuenta para estudiar cómo se produce el trabajo de una empresa y cómo influye en sus resultados, por lo que hay que definir previamente el objetivo principal de la empresa y expresarlo en cifras porcentuales.  

Se pueden crear indicadores clave de rendimiento para diferentes aspectos de la actividad empresarial, siempre que sean medibles, entre ellos tenemos:  

  • Indicadores económicos permiten medir ingresos, costes, rentabilidad, gastos, beneficios, etc.  

  • Los indicadores financieros permiten medir los niveles de endeudamiento, la capacidad de endeudamiento, la liquidez, la solvencia, el payback, entre otros.  

  • Los indicadores de producción permiten evaluar los niveles de producción, la eficiencia del proceso, los materiales utilizados en el proceso de producción, etc.  

  • Los indicadores de calidad permiten medir el porcentaje de defectos en el proceso de producción, el nivel de calidad del producto, el número de fallos en los equipos y procesos, las interrupciones inesperadas o forzadas, etc.  

  • Indicadores logísticos, que permiten medir el número de pedidos, las entregas, las existencias, la rotación del inventario, los plazos de entrega y los tiempos de reposición.  

  • Indicadores de atención y servicio, pueden medir los tiempos medios de atención personal otelefónica, los pedidos no atendidos, el número o porcentaje de devoluciones, el número de reclamaciones, el número de nuevos clientes, etc.  

Los KPIs deben ser medidos durante periodos de tiempo previamente definidos y deben estar asociados a unidades de medida específicas; es normal en las empresas que cada una de las unidades o departamentos centrales cree sus propios indicadores clave de rendimiento; en muchas empresas existen áreas o departamentos que dan soporte especializado a este proceso.  

Es importante tener en cuenta una serie de parámetros que se deben establecer para cada KPI que se cree, entre ellos:  

  • Definición.  

  • Actividad que evalúa.  

  • Unidades de medida.  

  • Periodicidad 

¿Cómo elegir su KPI?

Ahora que entendemos qué es un KPI, vamos a plantear una serie de preguntas para crear que nos ayuden a establecer con más criterio qué KPI debemos elegir.  

¿Qué metas y objetivos perseguimos? Debemos tener claros los objetivos que persigue la empresa, ya que será un punto fundamental en nuestra estrategia.  

¿Con qué frecuencia vamos a mostrar los progresos? El seguimiento debe ser en la mayoría de los casos diario, pero debemos saber qué periodos vamos a evaluar en los informes finales que entregaremos a nuestros superiores. Esto puede definir un poco más qué tipo de KPIs serán más relevantes que otros. 

¿Quién medirá los KPI y con qué herramientas? Parece una obviedad, pero es fundamental saber con qué nivel profesional y recursos cuenta la persona encargada de medirlos. No tiene sentido diseñar un cuadro de KPI para alguien que, o bien no sabe lo que está midiendo, o bien no tiene los medios para hacerlo.  

Pasos para definir los KPI 

Al redactar o definir los KPI, debe analizar cómo se relaciona este KPI con un resultado u objetivo empresarial específico.  

Los KPI deben personalizarse en función de las etapas de desarrollo de su proyecto y desarrollarse para ayudarle a cumplir sus objetivos.  

Definir  

  • Redactar un objetivo claro al definir los KPI  

  • Redactar un objetivo claro para su KPI es una de las partes más importantes, si no la más importante, del desarrollo de un KPI. 

Un indicador clave de rendimiento es un valor medible que demuestra la eficacia con la que una empresa alcanza sus objetivos empresariales clave. 

Hay muchos elementos que se relacionan con la forma en que escribimos y desarrollamos nuestros KPI.  

Lo importante es definir KPIs que estén estrechamente relacionados con un objetivo clave. No cualquier objetivo o algo que alguien de su organización considere importante. Este objetivo debe ser fundamental para el éxito de la organización.  

De lo contrario, se está centrando en un objetivo que no es capaz de abordar un resultado empresarial o que no tendrá un impacto para su organización. En el peor de los casos, su empresa perderá tiempo, dinero y otros recursos que estarían mejor invertidos en otra cosa. 

Los KPI deben ser algo más que números arbitrarios. Tienen que expresar algo estratégico sobre lo que su organización está tratando de hacer. Se puede (o se debería poder) saber mucho sobre el modelo de negocio de una empresa con solo mirar sus KPI. 

Comunicar  

No basta con definir los KPI, hay que comunicarlos adecuadamente. ¿Cómo se supone que tu equipo o tus aliados van a cumplir los objetivos si no saben cuáles son?  

Los KPI necesitan un contexto para ser eficaces. Esto sólo puede lograrse si se explica no sólo lo que se está midiendo, sino por qué se está midiendo. De lo contrario, no son más que números en una pantalla que no tienen ningún significado para usted o su equipo.  

Revisar  

Revisar periódicamente sus KPI es esencial para su mantenimiento y desarrollo. Es importante comparar su progreso con su KPI (si no, ¿qué sentido tendría establecer uno?).  

Sin embargo, el seguimiento de su progreso es tan importante como la definición de los KPI, para que pueda evaluar el éxito de su elección.  

Dividirlos en partes  

No todos los KPI tienen éxito. Algunos tienen objetivos inalcanzables. Otros no consiguen seguir el objetivo empresarial subyacente que pretendían alcanzar. Sólo si se revisan periódicamente los KPI se puede decidir si ha llegado el momento de cambiarlos. 

Por ejemplo, digamos que quiere conseguir 1.500 suscriptores a su boletín en el primer trimestre del año. Para ello, deberás establecer objetivos mensuales, quincenales o incluso semanales. De este modo, podrá reevaluar continuamente y cambiar de rumbo según sea necesario para alcanzar el objetivo a largo plazo.  

Puedes dividir los objetivos en partes iguales por mes. En este caso, serían 500 suscripciones en enero, 500 en febrero y 500 en marzo. Sin embargo, es posible que quieras ser más específico.  

Hay más días en enero y marzo que en febrero, por lo que podría establecer un objetivo de 600 para esos meses. O tal vez tenga más tráfico en su sitio web en febrero (tal vez su empresa tenga presencia en una feria importante) y decida establecer un objetivo de 800 para ese mes.  

Sea cual sea el caso, además de definir los KPI, debe asegurarse de desglosar sus objetivos para establecer metas a corto plazo.  

Para usar otro ejemplo, digamos que su organización ha lanzado recientemente una nueva línea de productos o se ha expandido al extranjero. Si no actualiza sus KPI, su equipo seguirá persiguiendo objetivos que no incluyen necesariamente el cambio de dirección táctica o estratégica.  

Revisar sus KPI cada mes (o, idealmente, cada semana) le dará la oportunidad de ajustar o cambiar el rumbo por completo.  

Verificar  

Establecer objetivos alcanzables para su equipo es esencial a la hora de elegir los KPI. Un objetivo demasiado elevado puede hacer que tú o tu equipo abandonéis incluso antes de empezar.  

Si fija un objetivo demasiado bajo, probablemente se preguntará qué hacer después de haber alcanzado sus objetivos anuales en los dos primeros meses del año.  

Analizar su rendimiento actual es primordial. Sin este análisis, perseguirá a ciegas unas cifras que en realidad no tienen un origen. Su rendimiento actual es también un buen punto de partida para decidir en qué aspectos debe mejorar.  

La gestión de los KPI también implica el análisis de los datos que ya ha recogido para establecer una línea de base con lo que ha logrado en el pasado.  

Actualización 

Los KPI no son estáticos. Deben evolucionar, actualizarse y cambiar según sea necesario. Si fijas y olvidas tus KPI, corres el riesgo de perseguir objetivos que ya no son relevantes.  

Estas son algunas preguntas que debemos hacernos para empezar a desarrollar y crear KPIs. Cada proyecto, cada empresa y cada objetivo perseguido tendrá KPIs totalmente diferentes, desde aquí pretendemos dar unas pequeñas pautas para empezar a pensar en cómo desarrollarlos.  

Tiempo de práctica 

Utiliza estas hojas de trabajo para definir tus objetivos  

Utiliza estas hojas de trabajo para recoger tus datos 

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