Tehnologia a eficientizat multe dintre aspectele vieții noastre, de la cum comunicăm, la modul în care gestionăm datele. Acum, prin sistemul RO e-Factura este revoluționat și modul în care ne administrăm afacerile din punct de vedere fiscal, în relația cu organele fiscale și cu ceilalți operatori economici.
Conform unui sondaj efectuat de PwC, odată cu implementarea sistemului RO e-Factura, 85% dintre companii se așteaptă la simplificarea controalelor fiscale. Descoperă, în cele ce urmează, mai multe despre ce înseamnă factura electronică, cine trebuie să o folosească și ce contribuție are sistemul RO e-Factura.
Pe scurt
- Ce este e-Factura
- Ce avantaje aduce RO e-Factura
- Obligații fiscale: cine folosește e-Factura
- Întrebări comune despre RO e-Factura
Ce este e-Factura
Așa cum poate fi dedus și din denumire, e-Factura este digitală, în format XML, și include informațiile conținute de o factură convențională. RO e-Factura este un sistem național care a fost creat cu scopul de a standardiza sistemul de facturare electronică, în vederea punerii la dispoziția operatorilor economici a unui serviciu mai eficient pentru emiterea și primirea facturilor. Totodată, România se aliniază astfel la reglementările în domeniu ale Uniunii Europene.
👉 Ca antreprenor, poate fi dificil să rămâi informat, în special pentru că te ocupi de multe alte lucruri, când îți administrezi businessul. Totuși, lipsa de informații te poate ține pe loc și, astfel, îți poate îngreuna dezvoltarea afacerii. Dar, indiferent că vorbim despre schimbări legislative sau despre cum să te dezvolți ca antreprenor, este important să fii la curent cu toate.
Pentru pregătirea ta ca antreprenor, echipa Startarium a creat un curs online complex (și gratuit), care te învață tot ce e bine să știi despre administrarea unui business: Startup Edu. Acesta este împărțit în 8 module și conține 80 de materiale cu insight-uri valoroase de la antreprenori, investitori, consultanți și experți.
Ce avantaje aduce RO e-Factura
Deși, la prima vedere, sistemul RO e-Factura doar facilitează transmiterea facturilor între operatorii economici și comunicarea dintre aceștia și organele fiscale, beneficiile sale sunt mult mai multe. Iată mai exact despre ce este vorba:
- În primul rând, sistemul RO e-Factura elimină vulnerabilitățile vechiului sistem de facturare pe suport de hârtie și oferă informații în timp real, lucru care contribuie la eficientizarea procesului de colectare a datelor folosite pentru analize referitoare la evoluția economică. Astfel, va putea avea loc implementarea unor politici fiscale pertinente, care să asigure un mediu economic echilibrat și un cadru natural de dezvoltare a mediului de afaceri.
- De asemenea, sistemul RO e-Factura contribuie semnificativ și la reducerea fraudei TVA atât la nivel național, cât și în cadrul Uniunii Europene, întrucât este interconectat cu celelalte sisteme deținute de statele membre ale UE.
- Nu în ultimul rând, pentru că nu doar societățile private sunt vizate de această schimbare, sistemul RO e-Factura oferă și eficiență, predictibilitate și transparență în cheltuirea banilor de către instituțiile publice.
👉 Chiar dacă utilizarea sistemului RO e-Factura simplifică mecanismul de verificare documentară al ANAF, registrul unic de control încă este obligatoriu pentru persoanele juridice înregistrate la ONRC. Află ce este registrul unic de control și ce informații trebuie completate în această condică.
Obligații fiscale: cine folosește e-Factura
Dacă te întrebi cine folosește e-Factura, află că toți operatorii economici o utilizează – persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA. Aceștia au obligația să raporteze în sistemul național RO e-Factura toate facturile emise în relația B2B și în cea cu instituțiile publice, altele decât cele efectuate în relația B2G, pentru care există obligația utilizării RO e-Factura începând cu data de 1 iulie 2022.
De asemenea, operatorii economici care sunt persoane impozabile nestabilite (dar înregistrate în scopuri de TVA în România) au obligația, conform Legii 296/2023, începând cu 1 ianuarie 2024, să raporteze în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura toate facturile emise în relația B2B, pentru livrări de bunuri și prestări de servicii care au loc în România.
👉 Citește mai multe despre taxa pe valoare adăugată (TVA) și află ce modificări fiscale sunt aplicabile începând cu 2024.
Întrebări comune despre RO e-Factura
Implementarea sistemului RO e-Factura poate fi anevoios; de aceea, există destule întrebări care îi pun pe gânduri pe antreprenori. Iată care sunt acestea și ce răspunsuri au.
Ce informații trebuie să conțină factura electronică?
În principiu, factura electronică transmisă prin sistemul RO e-Factura trebuie să conțină aceleași informații ca facturile convenționale. Iată care sunt cele mai importante:
- identificatorii de proces și de factură, precum și data facturii;
- informații privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele sau care a prestat serviciile, precum și informații privind destinatarul facturii electronice (codul fiscal);
- identificarea tipului de bunuri/produse livrate, de servicii prestate sau de lucrări executate;
- informații privind beneficiarul plății;
- instrucțiuni de plată;
- defalcarea TVA;
- totalul facturii.
Este necesar să transmit e-facturile în ziua în care le emit?
Termenul limită pentru transmiterea e-facturilor este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data limită prevăzută pentru emiterea facturii, conform Art. 319 din Codul Fiscal. Așadar, nu este obligatoriu să transmiți e-facturile în sistemul național în aceeași zi în care le emiți, dar nu uita să le trimiți înainte de împlinirea celor 5 zile lucrătoare de la emitere.
Ce se întâmplă dacă trimit facturile direct către client (prin e-mail) și nu le transmit prin serviciul RO e-Factura?
Nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu amendă, potrivit informațiilor publicate de Ministerul Finanțelor:
- între 5.000 și 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari;
- între 2.500 și 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii;
- între 1.000 la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice.
Ca excepție, în perioada 1 ianuarie – 30 iunie 2024, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național RO e-Factura nu se sancționează.
Ce se întâmplă dacă plătesc o factură pe care nu am primit-o prin sistemul RO e-Factura?
Dacă ești destinatarul unei facturi cu TVA emise fără a fi transmisă prin sistemul național privind factura electronică RO e-Factura și o înregistrezi în contabilitatea societății sau o plătești, acest lucru constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.
Ce înseamnă B2G, B2B și B2C?
Acestea sunt relațiile utilizate în sistemul național RO e-Factura. Concret:
- Business to Goverment (B2G) reprezintă tranzacția dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant/subantreprenor și autoritățile contractante sau entitățile contractante care primesc și prelucrează facturi electronice.
- Business to Business (B2B) reprezintă tranzacția având ca obiect execuția de lucrări, livrarea de bunuri/produse și/ sau prestarea de servicii dintre doi operatori economici.
- Business to Client (B2C) reprezintă tranzacțiile efectuate de operatori economici cu activitate de turism din România, care dețin structuri de primire turistice clasificate și/sau agenții de turism licențiate și care acceptă vouchere de vacanță ca modalitate de plată. Aici ne referim la factura emisă pe persoană fizică, identificată cu CNP sau NIF.
Cum accesez sistemul RO e-Factura pentru transmiterea facturilor?
Pentru utilizarea și accesarea sistemului RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul Privat Virtual (SPV). De asemenea, pentru înregistrare în registrul RO e-Factura, este nevoie de o semnătură electronică.
👉 Află cum funcționează semnătura electronică și cum o poți obtine.
Ce tipuri de facturi acceptă sistemul RO e-Factura?
Pentru a transmite o factură prin programul național de facturare, aceasta trebuie creată în format XML, pe baza standardului european EN 16931-1+A1 „Facturarea electronică – Model semantic de date pentru elementele esențiale ale unei facturi electronice”. Sistemul nu acceptă alte tipuri de facturi.
Dacă te întrebi cum se fac facturile în acest format, Ministerul Finanțelor pune la dispoziția operatorilor economici o aplicație de generare a facturii electronice în format XML, care nu necesită autentificare și care se găsește pe portalul mfinante.gov.ro. Astfel, operatorii economici renunță la facturi scrise de mână, iar verificarea facturii în format XML este foarte ușoară, deoarece aplicația menționată facilitează mult procesul de realizare a facturii.
Concluzionând, indiferent că vorbim despre facturare PFA, SRL sau despre facturile emise și primite de către orice altă formă de organizare juridică, sistemul RO e-Factura trebuie să facă parte din orice proces de business. Chiar dacă până la finalul lunii iunie nu se aplică amenzi, este bine să fii informat și să pui la punct acest proces!
NOTĂ: Înainte de a utiliza informațiile furnizate, vă rugăm să aveți în vedere următoarele aspecte:
- actele normative care guvernează cadrul fiscal din România (precum și practica autorităților fiscale) se află într-un proces continuu și rapid de dezvoltare, motiv pentru care atât legislația în sine, cât și interpretarea ei, pot varia imprevizibil;
- de asemenea, unele prevederi pot fi caracterizate de ambiguitate și, în consecință, informațiile oferite pot reprezenta doar un punct de vedere din multitudinea de interpretări posibile, în lipsa clarificărilor oficiale aduse textelor de lege sau normelor metodologice;
- conținutul prezentat se limitează la prevederi de natură generală, însă în practică pot exista spețe particulare supuse unor reguli specifice, fiind astfel necesară verificarea cadrului normativ aplicabil situației individuale, cu un consultant fiscal;
- informațiile oferite se bazează pe legislația în vigoare sau proiectele publicate la data redactării articolului, de aceea este posibil ca o parte dintre acestea să nu mai fie valabile, ulterior unor modificări legislative survenite după această dată.
De aceea, managerul platformei nu va fi răspunzător pentru niciun prejudiciu care ar putea fi cauzat de utilizarea acestor informații de către cititori în activitatea proprie, în lipsa respectării principiilor de prudență necesare.
Sursă foto: Shutterstock, Shutterstock
