Când ești antreprenor, cunoașterea și înțelegerea balanței de verificare reprezintă primul pas către administrarea afacerii tale într-un mod inteligent. Aceasta nu este doar un simplu document contabil, ci un instrument indispensabil pentru monitorizarea sănătății financiare a businessului tău și pentru luarea de decizii strategice informate.
Cu toate că pare o sarcină complexă, care poate fi realizată doar de către cei cu studii economice, află că nu-i așa. Înțelegerea balanței contabile poate fi facilă și pentru tine, dacă pui în aplicare informațiile din acest articol. Află în continuare tot ce trebuie să știi.
Pe scurt
- Ce este balanța de verificare/contabilă și cine o întocmește
- De ce este necesară balanța contabilă și cum să o înțelegi
- Când se întocmește balanța contabilă
- Balanța contabilă vs. bilanțul contabil
Ce este balanța de verificare/contabilă și cine o întocmește
Balanța de verificare este un document care cuprinde informații despre soldurile debitoare (care includ cheltuielile companiei) și soldurile creditoare (care presupun totalitatea încasărilor), oferind o imagine de ansamblu asupra situației financiare a unui business.
În funcție de complexitatea conturilor incluse, există 2 tipuri de balanță de verificare:
- Balanța contabilă sintetică, cunoscută și sub denumirea de balanță de verificare sintetică. Aceasta prezintă totalurile și soldurile conturilor sintetice (adică a conturilor principale din planul de conturi) și oferă o imagine generală asupra situației financiare a unei entități, fără a intra în detaliile tranzacțiilor individuale.
- Balanța analitică în contabilitate, cunoscută și sub denumirea de balanță de verificare analitică. Aceasta detaliază informațiile prezentate în balanța sintetică și include datele la nivel de conturi analitice (adică subdiviziunile conturilor sintetice), oferind o detaliere mai mare a tranzacțiilor.
Cu alte cuvinte, datele din balanța analitică se cumulează, pentru a forma datele prezentate în balanța sintetică. De exemplu, în balanța sintetică, putem avea contul 401 „Furnizori”, cu un sold final debit de 10.000 lei. În balanța analitică, acest cont este subdivizat în conturile analitice 401.01 „Furnizor A” (cu sold de 6.000 lei) și 401.02 „Furnizor B” (cu sold de 4.000 lei).
Elementele balanței de verificare
Indiferent despre care tip de balanță de verificare vorbim, ambele includ elementele de mai jos:
● simbolul conturilor și denumirea acestora;
● soldurile inițiale – debitoare și creditoare;
● tsotalul sumelor – debitoare și creditoare;
● soldurile finale – debitoare și creditoare.
Cine pregătește balanța contabilă? ceasta este pregătită de contabil, pe baza unor documente precum facturile emise către clienți, cele primite de la furnizori, deconturi, chitanțe etc.
👉 Te pregătești să-ți deschizi propria afacere și ai ajuns la acest articol, ca prim pas în procesul de documentare? Ei bine, venim în ajutorul tău cu și mai multe informații care să te ajute să reușești. Parcurge cursul Startup Edu și învață tot ce trebuie să știi despre etapele unei afaceri, cum să depășești obstacolele, dar și cum să-ți găsești clienți.
Balanța de verificare: model
Descoperă, mai jos, un model de balanță contabilă care îți arată cum ar trebui să fie organizată o balanță de verificare simplă, pe care să o poți înțelege mai ușor:
De ce este necesară balanța contabilă și cum să o înțelegi
Dacă ești un antreprenor fără cunoștințe financiare complexe, poate fi dificil să citești balanța contabilă și să înțelegi ce îți transmite despre businessul tău. Totuși, este important să înveți cum să faci asta. Iată de ce:
- Poți să verifici corectitudinea înregistrărilor contabile
Balanța contabilă permite verificarea faptului că toate înregistrările contabile au fost făcute corect. Prin compararea totalurilor debitoare și creditoare (care ar trebui să fie egale), te asiguri că principiul dublei înregistrări (debit-credit) a fost respectat și că nu există erori evidente în înregistrările contabile. - Monitorizezi performanța financiară și iei deciziile corecte
Prin analizarea soldurilor conturilor de venituri și cheltuieli, poți să evaluezi profitabilitatea și eficiența operațiunilor companiei. Apoi, poți lua decizii informate privind gestionarea resurselor financiare, planificarea investițiilor și alte aspecte critice ale afacerii. Nu uita să analizezi și datele istorice și tendințele din balanță, pentru a elabora proiecții financiare cât mai realiste pentru următoarele luni.
👉 Descoperă mai multe detalii despre proiecțiile financiare: cum să le faci și ce template să folosești.
- Oferi suportul necesar pentru audituri și controale interne
Nu în ultimul rând, balanța contabilă este un instrument-cheie în cadrul auditurilor interne și externe. Auditorii independenți și echipele de control intern utilizează această balanță pentru a verifica gradul de corectitudine a înregistrărilor contabile, cât de complete sunt acestea și pentru a evalua sistemele de control intern ale companiei.
Acum, că știi la ce ajută balanța contabilă, este important să afli și cum poți să o înțelegi. Partea bună este că nu ai nevoie de studii în domeniul financiar: este suficient să știi ce înseamnă fiecare clasă de conturi (dintre cele 7) pe care o poți regăsi în balanță.
- Clasa 1 – Conturi de capital. Aici regăsești capitalul social al firmei, profitul/pierderea anului curent și din anii anteriori, precum și datoriile pe termen lung.
- Clasa 2 – Conturi de imobilizări. Aici regăsești o parte dintre activele firmei, cum ar fi mașinile, clădirile, utilajele etc.
- Clasa 3 – Conturi de stocuri și producție în curs de execuție. Aici sunt înregistrate stocurile, adică materiile prime, consumabilele, piesele de schimb, stocurile în curs de aprovizionare, produsele în curs de execuție etc.
- Clasa 4 – Conturi de terți. Aici găsești informații despre datoriile pe care le ai către furnizori, precum și sumele de încasat de la clienți, salariile datorate anagajaților, taxele și contribuțiile de plătit către ANAF etc.
- Clasa 5 – Conturi de trezorerie. Aici regăsești informații despre lichiditățile afacerii tale (casa și conturi la bănci), dar și eventualele credite și împrumuturi bancare.
- Clasa 6 – Conturi de cheltuieli. Aici regăsești toate cheltuielile firmei pentru materiale consumabile, servicii, combustibil, cheltuieli cu marfa, protocol, marketing, salarii, taxe și contribuții, impozite etc.
- Clasa 7 – Conturi de venituri. Aici regăsești valoarea tuturor încasărilor obținute din prestarea de servicii/vânzarea de bunuri, din subvenții de exploatare etc.
La ce să fii atent când analizezi balanța contabilă
Acum, că știi ce reprezintă fiecare clasă de conturi pe care le vei observa în balanța contabilă, iată și câteva aspecte concrete cărora să le acorzi importanță atunci când analizezi acest document:
- Cât ai de plată și de încasat? Verifică lunar clasa 4 de conturi, care-ți arată situația datoriilor către furnizori (contul 401) și a sumelor de încasat de la clienți (411). De asemenea, este important să îți plătești datoriile la buget la timp, pentru a evita eventualele penalizări sau amenzi. Așadar, verifică și care este soldul conturilor de taxe și impozite.
- Câți bani ai în contul firmei? Pentru a afla asta, trebuie să verifici clasa 5 de conturi, adică soldul din casă (contul 5311) și conturile la bănci (contul 5121).
- Ai înregistrat profit sau pierdere, în ultima perioadă? Pentru a afla această informație, poți să verifici contul 121. În cazul în care soldul contului este pozitiv, ai obținut profit, iar dacă soldul este negativ, atunci înregistrezi o pierdere.
- Care e cifra de afaceri, în balanță? Pentru a afla asta, trebuie să verifici clasa 7 de conturi.
Când se întocmește balanța contabilă
Balanța contabilă se întocmește la sfârșitul fiecărei luni, însă – în funcție de necesitățile specifice ale afacerii – aceasta poate fi întocmită și la alte intervale de timp (de exemplu,săptămânal), pentru a furniza informații financiare actualizate, necesare în procesul de luare a deciziilor.
De exemplu, în cazul în care auditorii îți cer informații actualizate cu privire la situația financiară a companiei, iar ultima balanță contabilă conține doar datele obținute până în luna anterioară, atunci va fi nevoie de întocmirea unei noi balanțe contabile, cu datele financiare înregistrate până la data respectivă.
👉 Descoperă 9 recomandări referitoare la finanțe și contabilitate, care te pot ajuta să-ți administrezi eficient afacerea și să nu întâmpini probleme, în cazul unor controale interne.
Balanța contabilă vs. bilanțul contabil
Acum, că ai aflat tot ce trebuie să știi, ca antreprenor, despre balanța contabilă, vrem să îți reamintim că, deși seamănă ca denumire, balanța contabilă și bilanțul contabil nu înseamnă același lucru: eleci sunt complementare în gestionarea și raportarea situației financiare a unei entități.
👉 Descoperă mai multe detalii despre bilanțul contabil: ce rol are și cum îl analizezi.
În timp ce balanța contabilă este utilizată pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile și monitorizarea periodică a unei afaceri, bilanțul contabil oferă o imagine de ansamblu asupra poziției financiare a acelui businessi la un moment dat, fiind esențial pentru raportarea oficială către ANAF și evaluarea performanței financiare.
Cu alte cuvinte, pentru a obține bilanțul contabil, se iau în considerare toate activele, pasivele, capitalurile proprii ale companiei etc., așa cum sunt ele reflectate în balanța contabilă.
În concluzie, prin analiza periodică a balanței de verificare, poți să identifici rapid tendințele financiare, să anticipezi eventualele probleme și să-ți adaptezi strategiile, pentru a atinge obiectivele businessului tău. Nu uita să ceri ajutorul contabilului tău atunci când ai nevoie: îți poate explica în detaliu înregistrările efectuate și consecințele pe care acestea le pot avea asupra afacerii tale.
Sursă foto: Shutterstock, Shutterstock
