A volte, affrontare i tecnicismi finanziari della gestione di un'impresa può sembrare opprimente. Ma se si acquisisce familiarità con tutti i termini essenziali e si seguono alcuni principi di base, la salute finanziaria del progetto migliorerà sicuramente.
Il benessere finanziario di un'impresa è essenziale per la sua resilienza (anche in tempi di crisi), per la sua crescita e per il suo impatto a lungo termine all'interno della comunità. Può essere un punto importante da considerare quando si richiedono sovvenzioni o crediti, si costruiscono partnership strategiche con altre organizzazioni e, più in generale, quando si cerca di raccogliere un giro di investimenti.
Da dove cominciare per prendersi cura della salute finanziaria della propria azienda? Il modo più semplice è iniziare dalle basi.
Le condizioni finanziarie più importanti per gli imprenditori e la sostenibilità dei loro progetti
Flusso di cassa - svolge un ruolo fondamentale nella pianificazione finanziaria ed è anche l'aspetto più importante per qualsiasi azienda di successo. È in grado di prevedere la maggior parte dei cicli della vostra attività, per un determinato periodo di tempo, il che significa che può prevedere tutti gli alti o bassi delle vostre entrate - quando il denaro entra ed esce dal vostro conto bancario.
Fatturato - il fatturato totale dei vostri prodotti/servizi in un certo periodo di tempo (senza sconti/TVA, azioni, ecc.). Se volete capire meglio la vostra evoluzione, il confronto con aziende simili sul mercato, la vostra crescita, allora vi conviene tenere costantemente d'occhio i numeri del vostro fatturato.
Il reddito operativo (EBIT - Earnings before interest, taxes) - indica le entrate dell'azienda derivanti dalle sue attività principali. È possibile ottenere questo numero sottraendo i costi totali dalle entrate totali dell'azienda (senza tutte le tasse e le imposte, ecc.).
Margine lordo - la percentuale del reddito che va alla vostra azienda dopo aver sottratto i costi di produzione o di acquisizione dei beni e dei servizi venduti.
Costi fissi (ad esempio, stipendi, affitti, costi delle utenze) e costi variabili (quelli che dipendono dalla produzione).
Indebitamento - il confronto tra la capitalizzazione (il denaro che l'imprenditore possiede o che ha ottenuto dagli investitori in cambio di capitale proprio) e le passività.
Spese in conto capitale o investimenti - ad esempio, se acquistate un computer portatile costoso o scegliete di rinnovare il vostro ufficio per attirare più clienti, significa che state generando costi che si trasformeranno in benefici futuri per la vostra attività.
Costo di acquisizione per cliente: indica quanto si deve pagare per attirare un nuovo cliente.
Il valore medio di un cliente, poiché sono pochi i domini per i quali si fanno investimenti a lungo termine o a vita (una casa, un'auto, ecc.). Nella maggior parte dei casi, i clienti diventano fedeli ed effettuano pagamenti ricorrenti. È possibile sviluppare ulteriormente la propria attività se si presta molta attenzione al costo di acquisizione di un cliente e al valore che esso apporta.
Come assicurarsi di far crescere un progetto o un'attività sana?
Dovreste pensare a una buona gestione finanziaria, indipendentemente dal successo della vostra attività, dalle crisi che potreste attraversare o da altri momenti di crescita o persino di instabilità che incontrerete lungo la strada. Ecco alcuni principi utili da tenere a mente:
Non mischiare le finanze aziendali con quelle personali
Questa è una regola d'oro: non mischiare il denaro dell'azienda con quello personale. Se questa separazione avviene fin dall'inizio, non dovrete preoccuparvi di avere problemi con le autorità finanziarie o di rischiare di essere citati in giudizio in qualsiasi momento. È sempre più frequente che alcuni imprenditori vengano accusati di frode fiscale per aver utilizzato il denaro dell'azienda per questioni personali.
Questa regola vale anche viceversa, quando si mescolano oggetti o risorse personali a questioni di lavoro. La maggior parte degli imprenditori che gestiscono piccole imprese usa l'auto personale per andare alle riunioni o per gestire altre piccole questioni. Assicuratevi di essere costantemente in contatto con il vostro commercialista e verificate quali spese sono deducibili. La stessa regola vale per un telefono cellulare o altri beni. Anche se la legislazione può variare da un Paese all'altro, assicuratevi sempre di parlare prima con il vostro commercialista, che potrà darvi consigli pratici su questi argomenti.
Un altro motivo per cui è essenziale separare il patrimonio personale da quello aziendale è la richiesta di prestiti. Ad esempio, se volete ottenere un credito ipotecario che coinvolga una parte dei beni dell'azienda, se dovesse succedere qualcosa, perdereste solo i beni dell'azienda. Quando invece i beni sono condivisi, la banca ha il diritto di chiedere anche i vostri beni personali.
Tenete d'occhio il flusso di cassa
Questo è importante perché anche se la vostra attività può sembrare ottima in teoria e sulla carta, ma i termini di pagamento sono più brevi di quelli di ricezione dei pagamenti, potete facilmente andare in crisi di liquidità o in bancarotta.
Ecco come potete farlo:
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Elencate in una tabella tutti i numeri di vendita stimati per ogni mese.
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Assicuratevi di avere una riga dedicata in questa tabella dove elencare le vostre entrate e compilare tutti i numeri che raggiungete, anche se alcuni potrebbero dipendere dalle scadenze di pagamento che avete già stabilito.
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Compilate anche le spese fisse (affitti, assegni, contributi sociali, ecc.) e le spese variabili (stimate al loro valore massimo).
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Includere il resto delle spese operative, tenendo conto delle date di scadenza delle fatture (merci, materie prime, ecc.).
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Se il caso, includere tutti i costi relativi ai pagamenti delle rate sui crediti
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Osservate la differenza tra costi e ricavi. Per i mesi in cui non ottenete entrate, assicuratevi di avere qualche risparmio extra per sostenere la vostra attività.
Come potete assicurarvi che il vostro flusso di cassa sia stabile?
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Iniziare a risparmiare come piano di riserva. Se un mese la vostra attività è fiorente e guadagnate denaro extra, dovreste fare un deposito e risparmiare una somma di tanto in tanto. Questo vi tornerà sicuramente utile nei momenti difficili e si consiglia di avere nel deposito una somma sufficiente a coprire le spese fisse per 6 mesi (affitti, buste paga, ecc.).
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Bilanciare il flusso di cassa. Potreste trovarvi in una situazione molto peggiore quando i problemi di liquidità sono legati al vostro modello di business. Ad esempio, lavorate con grandi aziende e avete scadenze di pagamento molto lunghe (nel settore farmaceutico, le scadenze possono superare i 6 mesi). Se questo è il vostro caso, allora potreste voler bilanciare il vostro flusso di cassa a lungo termine, cercando di rinegoziare le scadenze di pagamento (sia per le spese che per le entrate) o di ampliare il portafoglio clienti.
Template
Flusso di cassa
Stabilite obiettivi chiari per gli indicatori finanziari della vostra azienda e per le vostre finanze personali.
In primo luogo, è necessario stabilire una retribuzione equa per se stessi, assicurandosi che rifletta il proprio ruolo nel progetto o nell'azienda. Di solito, una buona maggioranza di imprenditori tende a sacrificarsi per il bene comune e ad accontentarsi di poco (denaro). Ovviamente, questa non è una buona pratica per molte ragioni: da un lato, si crea una falsa impressione dell'azienda, dall'altro si mettono a rischio le proprie finanze personali. Una busta paga "sana" significa avere una somma di denaro che copre le spese di base, ma che allo stesso tempo permette di risparmiare. Non date però per scontato che la somma debba essere troppo consistente, perché dovete anche tenere conto del capitale necessario per la vostra attività a lungo termine.
È importante tenere presente che se si fissano degli obiettivi, la propria attività fiorirà. Ad esempio, le aziende quotate in borsa annunciano ogni anno il loro bilancio e i loro obiettivi, il cui raggiungimento o meno determina il valore delle loro azioni. È quindi fondamentale fissare degli obiettivi, sia annuali che pluriennali. La stessa regola vale anche per le entrate: se avete appena avviato la vostra attività, di solito è accettabile che la vostra busta paga sia inferiore, ma questo non dovrebbe continuare per troppo tempo. La teoria economica dice che sono i vostri interessi personali a far girare il mondo, quindi tenetelo a mente quando fissate obiettivi personali ambiziosi che andranno di pari passo con il successo della vostra attività.
Ottimizzare il ritmo della vostra attività
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Prestate molta attenzione alle vostre spese e assicuratevi di stabilire delle priorità. Alcune spese sono giustificabili quando si inizia a gestire la propria attività: ad esempio, è meglio affittare determinate attrezzature o uno spazio, piuttosto che investire nell'acquisto (almeno all'inizio). Lo stesso vale per la collaborazione con gli esperti: forse è meglio collaborare con i freelance piuttosto che assumere un intero team di professionisti.
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Con il software di gestione delle fatture è possibile accedere immediatamente ai dati aziendali.
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Registrate una firma digitale: vi sarà utile soprattutto quando dovrete presentare i documenti mensili al vostro istituto fiscale, ma vi tornerà utile per qualsiasi altro aspetto amministrativo con i vostri clienti.
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Fate copie digitali dei vostri documenti, perché potrete accedervi in qualsiasi momento e ovunque. Ma prima di scegliere il fornitore per la gestione dei vostri documenti digitali, ponetevi alcune domande: quanti utenti potete aggiungere (e se il numero di utenti può essere esteso, se necessario), se è ottimizzato e se potete usarlo anche sul vostro cellulare o su altri dispositivi multimediali.
