Uneori, gestionarea aspectelor financiare ale afacerii tale poate părea copleșitoare. Dar dacă te familiarizezi cu toți termenii esențiali și urmezi câteva principii de bază, sănătatea financiară a proiectului tău se va îmbunătăți cu siguranță.
Bunăstarea financiară a unei întreprinderi este esențială pentru reziliența acesteia (inclusiv pe timp de criză), pentru creșterea sa și pentru impactul pe termen lung în cadrul comunității. Poate fi un punct important de luat în considerare atunci când se solicită granturi sau credite, când se construiesc parteneriate strategice cu alte organizații și, mai general, când se încearcă obținerea unei runde de investiții.
Deci, de unde începi să te ocupi de sănătatea financiară a afacerii tale? Ei bine, cel mai simplu este să începi cu elementele de bază.
Noțiuni financiare de bază
- Fluxul de numerar (cashflow) - face parte din planificarea financiară, fiind unul dintre elementele de bază pentru o afacere de succes. El prezintă prezintă, pe o perioadă de timp, toate ciclicitățile afacerii tale, adică punctele de creștere și de scădere, atunci când numerarul intră în afacere și atunci când iese.
- Cifra de afaceri - suma vânzărilor de produse/servicii într-o anumită perioadă (fără discounturi sau TVA, dividende etc). Urmărită constant, te ajută să ai o mai bună înțelegere a evoluției în raport cu alte companii similare de pe piață, creșterea în timp etc.
- Profitul operațional (EBIT - Earnings before interest, taxes) - ce profit obține compania din activitatea sa de bază. Se calculează scăzând cheltuielile totale din veniturile totale ale unei companii (fără să mai fie luate în calcul impozite, taxe etc).
- Marja brută - procentul din cifra de afaceri care îi revine companiei, după ce se scade costul de producție sau cel de achiziție al bunurilor și serviciilor comercializate.
- Costurile fixe (de exemplu chiriile, salariile, costurile cu utilitățile) vs. cele variabile (care variază în funcție de cantitățile produse)
- Gradul de îndatorare - comparația dintre capitaluri (banii de care dispune antreprenorul sau care sunt obținuți de la investitori în schimbul participației în companiei) și datorii.
- Cheltuielile de capital sau investițiile - de exemplu, dacă cumperi un laptop performant sau îți renovezi sediul pentru a fi mai atractiv pentru clienți, înseamnă că înregistrezi acum cheltuieli care vor crea beneficii pentru afacere în viitor.
- Gradul de concentrare - un indicator (de obicei exprimat procentual) care măsoară cât la sută din afaceri le faci cu un anumit client sau furnizor.
- Costul de achiziție per client - măsoară cât te costă să atragi un nou client.
- Valoarea medie a unui client - există doar câteva domenii în care faci achiziții pe viață sau pe termen foarte lung (o casă, o mașină etc). În cele mai multe, clienții pot fi fidelizați și vor face tranzacții repetate. Dacă urmărești cu atenție costul de achiziție al clientului și valoarea per client, vei avea insight-uri importate cum să-ți optimizezi afacerea.
Cum te asiguri că pui bazele unui proiect sau unei afaceri sănătoase?
Ar trebui să te gândești la un bun management financiar, indiferent de succesul afacerii tale, indiferent de crizele pe care le poți întâmpina sau de alte momente de creștere sau chiar de instabilitate pe care le întâlnesti pe drum. Iată câteva principii utile de care trebuie să ții cont:
1. Nu amesteca banii afacerii cu finanțele personale
Regula de aur în afaceri este să nu amesteci banii personali și conturile afacerii. Această regulă îți permite să-ți protejezi economiile și să vezi și dacă afacerea e una care îți aduce câștiguri sau din contră. Dar, cel mai important, nu vei avea probleme cu fiscul și nu vei fi dat în judecată. Aproape în fiecare zi, în presă sau la televizor, apar știri despre cazuri de evaziune fiscală, care de cele mai multe ori pornesc de la situații în care antreprenorii sau administratorii folosesc banii firmei în interes personal.
Această regulă se aplică și atunci când folosești lucruri personale în scopuri de business – e important să ții evidența acestora. Majoritatea proprietarilor de afaceri mici își folosesc mașina personală pentru a ajunge la tot felul de întâlniri, dar și pentru a rezolva multe alte treburi. Nu uita să te sfătuiești cu contabilul și să stabiliți împreună ce cheltuieli sunt deductibile, astfel vei putea împărți costul pentru întreținerea mașinii. Același lucru este valabil și pentru telefonul mobil sau alte bunuri.
Separarea activelor personale de cele de business este esențială. De exemplu, dacă accesezi un credit cu ipotecă pe o parte din activele firmei, apoi într-un caz nefericit lucrurile nu mai merg atât de bine, vor fi confiscate doar activele firmei. În cazul în care activele sunt la comun, banca poate confisca și din bunurile personale.
2. Monitorizează cu atenție fluxul de numerar
Acest lucru este important deoarece, chiar dacă afacerea ta ar putea arăta foarte bine în teorie pe hârtie, dar termenele de plată sunt mai scurte decât cele de primire a plăților, poți intra cu ușurință într-o criză de lichidități sau în faliment. De aceea este foarte important să monitorizezi și fluxul de numerar. Iată cum poți face acest lucru:
- Creează un tabel cu previziunea vânzărilor, lună de lună (poți descărca un template gratuit de mai jos)
- Creează încă o linie în tabel cu încasările, unde introduci cifrele aferente vânzărilor, decalate în funcție de termenele de plată
- Completează cheltuielile lunare fixe (chirie, salarii, contribuții sociale etc.) și pe cele variabile (estimate întotdeauna la valori maximale)
- Completează restul cheltuielilor operaționale, în funcție de datele de scadență ale facturilor (materii prime, mărfuri etc.)
- Completează sumele aferente plăților de rate la credite, dacă acestea există
- Fă diferența dintre încasări și cheltuieli. Pentru lunile cu minus trebuie să asiguri fonduri suplimentare care să îți susțină activitatea.
Template Cashflow
Cum poți să te asiguri că fluxul de numerar este stabil?
Economisește pentru a avea un plan B. Dacă afacerea este pe plus și îți rămân bani lună de lună după cheltuielile curente, folosește o parte din sumă pentru a crea un fond de rezervă care să-ți permită să depășești perioadele dificile. Acest lucru îți va fi cu siguranță util în perioadele dificile și este recomandat să ai în depozit suficienți bani pentru a acoperi cheltuielile fixe timp de 6 luni (chirii, salarii etc.).
Echilibrează-ți fluxul de numerar. Poți fi în situația în care problemele de lichiditate ale afacerii tale sunt mult mai adânci și țin de modelul de business. De exemplu, lucrezi pentru clienți foarte mari sau în domenii cu termene de plată foarte lungi (în sectorul farmaceutic de exemplu termenele de plată depășesc frecvent 6 luni). În astfel de situații, ar trebui să începi să cauți soluții pentru a-ți echilibra fluxurile de numerar pe termen lung, fie prin renegocierea termenelor de plată (și pentru încasări, și pentru plăți), fie prin diversificarea portofoliului de clienți.
3. Stabilește obiective clare și pentru indicatorii financiari ai afacerii, și pentru finanțele tale personale.
În primul rând, trebuie să îți stabilești ție un salariu corect, care reflectă rolul tău în afacere. De obicei, antreprenorii au tendința ”să se sacrifice” pentru binele afacerii, dar nu este o alegere sănătoasă: creează o imagine falsă a afacerii și riști să-ți pui în pericol finanțele personale. Să îți asiguri o remunerație corectă înseamnă o sumă care să acoperă cheltuielile de bază, dar și să-ți permită să economisești. Suma nu trebuie să fie prea mare, pentru că trebuie să iei în calcul și capitalul necesar pentru dezvoltarea afacerii pe termen lung.
Apoi, nu uita că afacerea ta va fi mai sănătoasă dacă îți setezi o direcție și o urmărești. Companiile listate la bursă, de exemplu, anunță în fiecare an bugetele și ce obiective urmăresc. Iar faptul că își ating sau nu obiectivele influențează valoarea acțiunilor lor. Să-ți setezi obiective clare pentru afacerea ta, fie anual, fie pe mai mulți ani, este un obicei sănătos. Și la fel ar trebui să faci și în ceea ce privește câștigul tău în urma afacerii. Dacă ești la început de drum cu business-ul, poți alege să ai o remunerație mai mică, dar acest lucru ar trebui să se schimbe în timp. Teoria economică spune că interesele personale sunt de fapt rotițele care fac ca economia să se învârtă.
Deci, dacă-ți setezi obiective personale ambițioase, vei fi mult mai motivat și să-ți faci afacerea să meargă.
Optimizează ritmul afacerii tale
-
Acordă atenție cheltuielilor tale și asigură-te că îți stabilești prioritățile. Unele cheltuieli sunt justificabile atunci când începi să-ți desfășori afacerea - de exemplu, este mai bine să închiriezi anumite echipamente sau un spațiu, decât să investești în cumpărarea lor (cel puțin la început). Același lucru este valabil și pentru colaborarea cu experți - poate că este mai bine să colaborezi cu freelanceri decât să angajezi o întreagă echipă de profesioniști.
-
Poți utiliza software-ul de gestionare a facturilor pentru a accesa imediat datele afacerii tale
-
Înregistrează-te pentru o semnătură digitală - va fi utilă mai ales atunci când va trebui să depui documentele lunare la instituția fiscală, dar va fi utilă și pentru orice alte aspecte administrative cu clienții tai.
-
Fa copii digitale ale documentelor tale, deoarece le poți accesa oricând și oriunde. Dar, înainte de a alege furnizorul pentru gestionarea documentelor tale digitale, pune-ți câteva întrebări: câți utilizatori poți adăuga (și dacă numărul de utilizatori poate fi extins, dacă este necesar), dacă este optimizat și dacă îl poți utiliza și pe telefonul mobil sau pe alte device-uri.
